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AUTODISCIPLINA: LA CUALIDAD PERSONAL QUE HARÁ CRECER A TU EMPRESA
La autodisciplina es una característica que normalmente se pasa por alto y que es vital para el crecimiento profesional. Es una de esas virtudes necesarias para que nuestras carreras alcancen su máximo potencial. Todo lo que vale la pena requiere trabajo y dedicación.
La autodisciplina suele ser incómoda y poco placentera. Usualmente implica sacrificio en el presente para una acción que te acercará más a tu meta, tal como implementar un sistema nuevo para una fecha límite o escribir un capítulo de tu libro. La palabra misma puede tener denotaciones militares ya que requiere perseverancia a través de los desafíos a los que nos enfrentamos. Sin embargo, la única forma de llegar de manera sostenible a donde queremos ir es seguir las reglas y tomar los pasos necesarios.
Sin autodisciplina, no podríamos llegar a ningún lado.
ESTE ES NUESTRO PROCESO DE CIERRE CONTABLE MENSUAL
Uno de los procesos centrales de cualquier negocio es el cierre mensual de contabilidad. Cada mes, los registros financieros deben revisarse para garantizar que todo se ha contabilizado adecuadamente. Si un proceso específico no se sigue detenidamente, las consecuencias pueden ser muy severas para la compañía. Siempre habrá diferencias o cuentas que deben conciliarse y, si no se mantiene una vigilancia estricta, las diferencias pueden ir aumentando poco a poco. Reconstruir las transacciones pasadas será mucho más difícil. Los procesos contables recurrentes también te ayudarán a detectar errores y a tomar acción para corregir cualquier problema naciente. Cuidar los números de la compañía garantizará que el trabajo duro que has dedicado a otras áreas de la compañía se refleje con precisión.
Con el paso del tiempo, mi compañía, Celaque, ha desarrollado un conjunto de documentos que preparamos de forma mensual para asegurarnos de que la contabilidad sea lo más impecable posible.
LOS INDICADORES Y CÓMO PUEDEN BENEFICIAR A TU EMPRESA
Crear un sistema de indicadores para cada parte de tu empresa es uno de los mejores usos de tu tiempo como líder de negocios; te darán una visión general del estado actual de cada parte importante de tu negocio. Las métricas te dan parámetros clave que te muestran en qué dirección va la compañía, tal como número de ventas, cantidad de prospectos de ventas o los gastos mensuales de la compañía.
Sin embargo, estas métricas no deben solo limitarse a los valores estándares que vienen a la mente cuando nos referimos a este tipo de indicadores. También pueden incluir parámetros que son cruciales para tu compañía y, más específicamente, para tu industria. Algunos de estos indicadores tal vez no sean usados por otras compañías similares; tal vez sean tu fórmula especial y lo que hace que tu compañía sea única.
CÓMO IMPLEMENTAR IDEAS NUEVAS PARA TU NEGOCIO EN CRECIMIENTO
Las ideas suelen aparecer de la nada. Normalmente son efímeras y frágiles, difíciles de atrapar y, si no se manejan con cuidado, pueden irse para nunca regresar. Trabajar con estas ideas que van llegando puede ser algo fácil o no tan simple.
Para empezar, si las ideas no se guardan de alguna manera, desaparecen. A veces pueden ser como la arena escurriéndose entre los dedos, imposible de recuperar. Otras veces, la idea no es más que la semilla para más creación. El simple acto de registrarla puede inspirar más ideas.
En el transcurso de mi carrera, he intentado diseñar un sistema para trabajar con ideas. Si bien este sistema siempre será un trabajo en progreso, el que he usado me ha ayudado a empezar a organizar mis pensamientos y a fomentar la creatividad.
EL DISEÑO DE TU ESTRUCTURA DE NEGOCIOS PUEDE DEFINIR TU ÉXITO
Existen muchas formas de organizar una compañía; puedes elegir organizarla por función, por unidad de negocios (que es común en organizaciones grandes), o mediante una estructura más horizontal. Cualquiera que sea el mejor modelo para tu compañía, es importante que la estructura tenga un diseño intencional y no solo un arreglo casual de funciones que se han organizado solo para distribuir el trabajo. Se debe incluir cada puesto y función que existe en la compañía dentro de la estructura.
El que una organización tenga un diseño puede parecerle obvio a un profesional que trabaja en una estructura corporativa bien organizada. Sin embargo, para una compañía en crecimiento, la complejidad es inmensa conforme van aumentando las cargas de trabajo. ¿Cuál debe ser el orden? ¿Quién debe hacer qué? Estos son los tipos de preguntas a las que se enfrenta una compañía nueva constantemente para asegurarse de que todo el trabajo se haga bien y con eficacia. Muchas veces estas preguntas se hacen demasiado tarde, cuando ya ha surgido un problema como una actividad que debía haberse completado o algo que no se pudo terminar a tiempo.
LOS PROCESOS CLAVE QUE NECESITAN UNA REVISIÓN DE TRES NIVELES
Antes del envío de cualquier documento importante ya sea de forma interna o externa en nuestra empresa, este debe ser revisado por tres pares de ojos. Hemos aprendido que una revisión por diferentes miembros del equipo garantiza que el producto final sea lo mejor posible. Lo que una persona no ve, la siguiente probablemente lo hará.
Una revisión de tres niveles puede parecer demasiado, pero todo lo que significa es que la primera persona crea el documento, la segunda realiza una revisión detallada, y la tercera hace un análisis general final para asegurarse de que todo se vea bien. Tener tres puntos de vista separados sobre los documentos importantes permite diferentes perspectivas y que estos informes sean más precisos.
EL IMPORTANTE PAPEL DE LA ENTROPÍA EN LOS NEGOCIOS
He estado leyendo el libro de Steven Pinker, En defensa de la ilustración: Por la razón, la ciencia, el humanismo y el progreso. Recomiendo ampliamente este libro si te interesa aprender más sobre cómo nuestra civilización ha progresado con el tiempo y cómo esto se relaciona con tu negocio.
Uno de los principios que Pinker explora es la entropía, también conocida como desorden, un concepto útil para cualquier líder de negocios. Él describe la entropía en el sentido estadístico, declarando que es más probable que algo se desorganice y no esté en un estado ordenado.
LOS PROCESOS DE NEGOCIOS Y CÓMO MANTENERLOS
La desventaja de trabajar con procesos es que requieren mantenimiento. Las personas pasan a diferentes puestos o compañías, la forma de hacer el trabajo cambia y hay cambios en las regulaciones; la variación es una constante en los negocios. Para que los procesos sigan siendo relevantes, un negocio debe planear y prepararse para el cambio.
En la actualidad, recuerdo este hecho más que nunca. Actualmente estamos haciendo una revisión general de todos nuestros procesos para reorganizarlos por departamento y función. Mientras reclasificamos los procesos, también cuestionamos el diseño general de cada departamento y mejoramos las tareas. Dado que estamos reprogramando todo en toda la compañía, esto se ha convertido en un gran proyecto.
TIEMPO Y ESFUERZO: CÓMO INVERTIR PARA EL ÉXITO DE TU NEGOCIO
Organizar una iniciativa de forma que vaya a ser exitosa toma tiempo, ya que no es algo que pasa automáticamente. Lo mejor sobre invertir tiempo para el crecimiento de tu empresa es que se reciben buenos retornos y vale la pena. Similar a recibir los intereses de dinero invertido, dedicar tiempo para asegurarse de que un proyecto empiece con el pie derecho te ayudará a alcanzar tu meta y te garantiza que siga funcionando eficientemente en el futuro.
Digamos que te interesa empezar un blog para la compañía y tu meta es al final del año tener tres meses de blogs subidos a tu sitio por adelantado. Tal vez lo que deseas es establecer un proceso de contabilidad mensual en la compañía que se realice de forma precisa y puntual con mínima intervención de gerencia. Ambas son metas alcanzables. Puede ser que no sea fácil alcanzarlas, pero todo lo que se requiere es una inversión de tiempo y esfuerzo.
REFLEXIONANDO SOBRE EL AÑO PASADO Y ESTABLECIENDO METAS PARA EL NUEVO AÑO
Cuando se aproxima el fin de año, siempre es un ejercicio útil el apartar tiempo para examinar el año que termina y todos sus eventos. Reflexionar sobre lo que pasó durante el año, lo que lograste y lo que pudo haber sido mejor te ayudará a cerrar el año y te dará un espacio para un valioso aprendizaje. También es buena idea tomar tiempo para revisar el pasado antes de pensar en el año que tenemos por delante.
Cuando hayas cerrado el capítulo del año anterior, podrás avanzar hacia el futuro. Será borrón y cuenta nueva y podrás crear lo que deseas el año siguiente. Todo se vale: es tu futuro. No te preocupes si las metas parecen muy elevadas; con buena planeación y ejecución, todo es posible.
PONERSE METAS Y LO QUE ESO SIGNIFICA PARA TU CRECIMIENTO
Tener metas es esencial para el crecimiento. Sin un mapa claro, las probabilidades de llegar a nuestro destino disminuyen considerablemente. Por otro lado, con planeación y perseverancia las metas nos pueden hacer llegar a lugares previamente no imaginados. Son la única forma de llegar a estos nuevos lugares.
Las metas pueden variar inmensamente dependiendo de la persona y su etapa en la vida. A veces una meta puede ser tan simple como completar un evento de vida, como un embarazo, de la forma más saludable posible. En otras ocasiones, tu fin puede ser terminar con éxito un gran proyecto, como la implementación de un sistema que abarque a toda la compañía. Los objetivos pueden cambiar significativamente año tras año.
CÓMO DESARROLLAR LA ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE UNA COMPAÑÍA EN CRECIMIENTO
Desarrollar una estructura organizacional es una de las cosas más difíciles en las que he trabajado como empresaria. Se requieren muchas horas de trabajo y diseño, y los esfuerzos deben ajustarse constantemente ya que el contexto y las operaciones de la compañía cambian. La estructura organizacional es el esqueleto sobre el que se basan las responsabilidades de la compañía. Cuando queda claro cuáles son las responsabilidades de cada equipo y cómo cada papel encaja en el esquema general de la compañía, el trabajo se vuelve más eficiente, y la probabilidad de que una tarea importante quede relegada se minimiza.
La organización de una compañía depende de su industria, pero he encontrado algunos conceptos generales que he aplicado en Celaque. Estas ideas se han mantenido desde que las implementé y se han vuelto más relevantes con el tiempo.
INCENTIVA EL CRECIMIENTO EN TU NEGOCIO Y CÓMO IMPLEMENTAR PROCESOS QUE GENEREN RESULTADOS
El crecimiento en una compañía es cumulativo, e incluso los pequeños incrementos son significativos con el tiempo. El trabajo que has realizado durante años, sea el tiempo y esfuerzo que hayas invertido en mejorar la compañía o en el entrenamiento para nuevas habilidades, se añade a todo lo demás y se vuelve la base para acciones futuras. Eso es lo maravilloso del crecimiento.
Sin embargo, el progreso no siempre es lineal. Cuando hay mucho que hacer, simplemente no queda tiempo ni energías para invertir en ideas nuevas. Durante periodos de alta actividad, hasta las pequeñas mejoras ayudan. Cada acción nueva contribuye a la anterior y actúan como cadena con el tiempo. Cuando el período de trabajo intenso haya pasado, podrás volver a dedicar tiempo al crecimiento.
CÓMO ESTRUCTURAR EL CONOCIMIENTO ADQUIRIDO EN UNA COMPAÑÍA
Existe una gran cantidad de información que llega a una compañía de forma cotidiana. Hay muchas oportunidades de aprendizaje en todas estas ocasiones, como ideas para mejores prácticas, comentarios útiles y sugerencias. La cuestión está en cómo absorber toda esta información adquirida por la compañía para que se vuelva parte de la organización.
Este no es un asunto simple y, de hecho, tiene un grado de dificultad ya que muchas veces no queda espacio para pensar en nada más que no sea completar el trabajo. Sin embargo, es importante hacerlo. ¿Cómo puede la compañía convertirse en una máquina de aprendizaje que integre toda la información benéfica que ayude al crecimiento de la compañía?
10 MÉTODOS SIMPLES PARA AUMENTAR TU PRODUCTIVIDAD PROFESIONAL
Muchas veces desearía poder tener más de 24 horas al día. Aunque tener unas horas extras desafortunadamente no es posible, existen formas de sacarle el máximo provecho al tiempo que tenemos. Estas prácticas me han ayudado a ser más productiva durante el tiempo que tengo, y espero que también te ayuden a ti.
EL ASESORAMIENTO DE COLEGAS Y CÓMO PUEDE BENEFICIAR A TU NEGOCIO
A veces, podemos sentir que nos enfrentamos a una avalancha de desafíos sin nadie a nuestro lado. Sin embargo, lo más probable es que haya otras personas que se están enfrentando a obstáculos similares. Una forma de encontrar a otras personas que están pasando por lo mismo es unirse a un grupo de pares. Un grupo de colegas te pondrá en contacto con personas que tienen proyectos similares y te proporcionará un foro para discutir problemas y recursos. Principalmente, te ayudará a saber que no estás solo o sola y te permitirá disfrutar más del proceso.
Los grupos de apoyo de pares son esenciales en el complejo mundo actual. Estos pueden ser grupos formales o informales de profesionales que se juntan para compartir sus desafíos o proyectos. Otros miembros del equipo pueden sugerir ideas o recursos útiles. Tú y tus pares también estarán disponibles para dar apoyo o asesoramiento entre sesiones.
LA FORMA EN QUE LOS PROCESOS DE REVISIÓN OPTIMIZAN EL ÉXITO
Como CEO de la compañía Celaque, necesito conocer y analizar los eventos principales e informes de cada uno de los departamentos. He descubierto que la mejor forma de mantenerme actualizada es mediante una revisión recurrente de indicadores y documentos claves dentro de la compañía. En una compañía establecida, esto usualmente está disponible, pero en una que va iniciando, este no siempre es el caso.
Aprendí esto mediante prueba y error como gerente hace algunos años. En ocasiones me hacían una pregunta sobre algo que estaba sucediendo, y me sentía mal ya que no tenía una respuesta inmediata. No sabía porque no tenía las cifras a la mano o no las había revisado en un par de semanas. Me di cuenta de que necesitaba encontrar una forma para mantenerme al día con la información que necesitaba.
Primero tuve que decidir qué parámetros necesitaba revisar y crear los informes que los incluyeran. Después tuve que encontrar un sistema que me recordara revisar la información cada cierto tiempo.
EL OPTIMISMO Y POR QUÉ ES CRUCIAL PARA EL CRECIMIENTO DE TU NEGOCIO
Recientemente me encontré con una profunda frase sobre el optimismo de David Deutsch. En su libro El comienzo del infinito (biblioteca pública) lo define de la siguiente manera:
El optimismo (en el sentido por el que he abogado) es la teoría de que todos los fracasos—todos los males—se deben a la falta de conocimiento. . . . los problemas son inevitables, ya que nuestro conocimiento siempre estará infinitamente lejos de ser completo.
El comienzo del infinito, David Deutsch
Aunque Deutsch señala la ubicuidad de los problemas, también nos da la solución. Él declara que cualquier “fracaso” o “mal” puede remediarse mediante la información, y eso es poderoso. Especialmente en el ámbito profesional, esta es la clave para resolver lo aparentemente insuperable.
LA EVOLUCIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE NUESTRO PORTAFOLIO
Si manejas propiedades, como hacemos en Celaque, seguramente sabes lo difícil que es crear y enviar facturas mensuales a los clientes. Como administradores de una cartera, somos responsables de cobrar el alquiler y otras cuotas a los apartamentos y espacios de oficina que manejamos. Las facturas tienen muchas partes que cambian dependiendo de la propiedad; las nuestras incluyen el alquiler mensual, cargos por retraso y cuotas de condominio, y cada uno de estos elementos puede variar y depende de diversos factores. Esta es la historia de cómo estamos evolucionando de la facturación manual a la automática.
Hubo un momento en el que nos estábamos encargando de la contabilidad de un edificio, enviando unas 300 facturas cada mes a los propietarios y arrendatarios del edificio. Al principio, compilar y distribuir las facturas nos tomaba alrededor de dos semanas cada mes. Aunque en ese entonces ya usábamos un software de contabilidad en la nube (Zoho Books) para enviar las facturas y manejar los pagos, las facturas seguían siendo cargadas manualmente una a una.
LA MÚSICA EN EL TRABAJO: LOS BENEFICIOS A LA PRODUCTIVIDAD Y CONCENTRACIÓN
Uno de mis mayores aliados en el trabajo ha sido la música. Como compañera constante, la música siempre ha estado allí para mí y ha contribuido significativamente al trabajo que hago.
Siempre que necesito concentrarme, me pongo mis audífonos y escucho mi lista de música favorita. Esto inmediatamente me ayuda a concentrarme en lo que estoy haciendo. En otras ocasiones, me encuentro con algunas cosas en las que no deseo trabajar debido a que son tediosas o complicadas, y preferiría ponerlas a un lado y hacer otra cosa. Lucho contra ese deseo de postergar al ponerme mis audífonos y la música me da la energía que necesito para trabajar en esas tareas desafiantes.
Más importante aún, la música hace que mi día sea más agradable. En muchas ocasiones me he tomado un breve descanso del proyecto que tengo para disfrutar una pieza musical en particular que se está reproduciendo. He descubierto que el tiempo y el trabajo son más fluidos con música. Ahora es muy sencillo escuchar casi cualquier cosa, y la música puede ser un instrumento adicional en tu caja de herramientas de trabajo.