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LA IMPORTANCIA DE DESCANSAR Y CÓMO PUEDE MEJORAR EL DESEMPEÑO
Viajo cada vez que tengo la oportunidad. Durante mis viajes, usualmente trabajo a distancia, pero algunas veces me desconecto por completo. Ocasionalmente, debido a la diferencia de horario, hago ambas cosas. Lo que he descubierto de mis experimentos al viajar es que tomarse un descanso de la oficina es crucial para el pensamiento estratégico, la resolución de problemas y la creatividad. Ha sido durante estos viajes que he tenido algunas de las mejores ideas para mi compañía.
No es necesariamente el viajar lo que hace la mayor diferencia en la calidad de mi trabajo, pero sí ayuda. Lo que tiene el mayor impacto es tomarse un tiempo lejos de la oficina para dejar que la mente descance, sea para relajarte o para hacer una actividad totalmente diferente. El descanso deliberado es crucial para el crecimiento y para sentirse realizado. De hecho, es tan importante como el trabajo que se realiza y es una práctica que tenemos que cultivar.
CÓMO MANTENER TODO ORGANIZANDO MES A MES
Ser organizado es un elemento crucial de la productividad profesional. Cuando todo está en su lugar y es fácil de encontrar, el trabajo se hace más rápido y con la menor cantidad de fricción. Y, como beneficio adicional, me es más placentero trabajar en un espacio organizado.
Por eso, siempre trato de mantener bajo control mi bandeja de entrada y escritorio de mi computadora, y me aseguro de que mi escritorio de trabajo esté limpio. Mi meta es responder, archivar, eliminar o establecer como tareas todos los correos electrónicos dentro de 24 horas. El escritorio de mi computadora no debe tener ningún archivo (todo debe subirse a la nube) y mi escritorio debe estar limpio en todo momento.
LA CREATIVIDAD Y EL LUGAR DE TRABAJO: CÓMO OBTENER INSPIRACIÓN
En un mundo digital que cambia rápidamente, la innovación no es un lujo. Los productos y procesos deben mejorarse de forma continua para permanecer por encima de la competencia y la creatividad es lo que genera esa innovación. Encargarse de las tareas diarias puede hacer que encontrar inspiración sea imposible. El desafío está en desarrollar y nutrir una mente despierta, una a la que continuamente se le ocurran ideas nuevas.
He estado buscando medios que me ayuden a tener más ideas y he encontrado algunas prácticas y recursos que me han ayudado a nutrir mi creatividad.
UN ÚLTIMO Y POTENTE BENEFICIO DE IMPLEMENTAR UN ERP: MEJORAS
Recientemente implementamos un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. El programa que seleccionamos fue NetSuite, que es uno de los mejores ERP basados en la nube. Esto ha significado una mejora de 180 grados para nuestra empresa, Celaque, una empresa de desarrollo de bienes inmuebles.
Nuestro proceso de contabilidad y flujo de trabajo ahora está completamente integrado, desde la compra de inventario hasta la venta/arrendamiento de unidades residenciales o de oficina. NetSuite también tiene herramientas que organizan y catalogan nuestras diversas bases de datos. Para leer más sobre NetSuite, puedes ver mis publicaciones: NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP, y Qué pasó durante nuestro año al implementar NetSuite.
LO QUE HAGO CUANDO NECESITO CONCENTRARME
Mi flujo de trabajo depende de lo que tenga que completar. Para algunas tareas, tengo que ser activa y comunicativa, respondiendo preguntas o contribuyendo a un proyecto. Durante estos momentos, suelo pasar de una tarea a otra.
En otras ocasiones, necesito sentarme y concentrarme, bloqueando las distracciones para poder completar un proyecto. Estos tipos de tareas me toman más esfuerzo que el tomar decisiones y dar respuestas de forma activa. Escribir los artículos de mi blog, llenar formularios largos, tomar notas de los libros que leo y crear planes de implementación son ejemplos de tareas que requieren concentración diligente. Mi mente suele divagar y a veces postergo tareas, así que decidí que necesitaba un nuevo enfoque para mantener la concentración.
CÓMO ASEGURARTE DE QUE LOS PROCESOS SIEMPRE ESTÉN ACTUALIZADOS
Si hay algo constante en la oficina, es que todo sigue cambiando. Una vez que se han desarrollado procesos en una compañía, tienen que revisarse constantemente para asegurarse de que siguen siendo eficaces, relevantes y que están actualizados. Tal vez haya un miembro nuevo en el equipo, o tal vez se ha implementado un sistema nuevo que altera el flujo de trabajo en la oficina.
En mi compañía, Celaque, hemos desarrollado un sistema para mantener nuestros procesos actualizados. Este incluye revisiones periódicas, modificaciones ad hoc y análisis individuales. La mejor forma de asegurarse de que el cuerpo entero de procesos esté siempre actualizado es mediante una revisión anual o semestral programada. Los procedimientos de revisiones individuales y aprovechar siempre la oportunidad para corregir los procesos cuando se encuentran errores son practicas esenciales para garantizar que los procesos estén actualizados.
LOS BENEFICIOS DE REUNIONES CON TODA LA EMPRESA
Descubrí el concepto de las reuniones de toda la compañía en el libro de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg Cómo trabaja Google (lee Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 1 e Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 2). Según los autores, los CEO de Google tenían sesiones semanales de preguntas y respuestas para hablar de la política y dirección general de la compañía. La meta de las reuniones también era fomentar la comunicación y transparencia en la organización. La idea era intrigante, y decidí probarla para ver cómo se ajustaba este modelo en nuestra empresa.
No estaba 100% segura de cómo funcionaría en nuestro caso, así que implementé una idea similar en el evento de fin de año de nuestra compañía. Un representante de cada uno de los equipos principales tomó la palabra para hablar de sus más grandes logros durante el año; mientras las personas compartían sus experiencias, pude ver cómo eran demolidas algunas barreras de la comunicación. Resultó ser mucho más poderoso que lo que originalmente me había imaginado.
EL FINAL DE EXCEL Y CÓMO SUSTITUIRLO (EN SU MAYOR PARTE)
Encabecé una cruzada para eliminar Microsoft Excel de nuestra compañía durante un año y medio. Pero no me malinterpretes, Excel es una herramienta maravillosa. He usado Excel por muchos años, y esa noble hoja de cálculos tan leal ha estado conmigo en las buenas y en las malas. Durante mis días como estudiante de contabilidad, programé y preparé mis estados financieros por medio de Excel. Como pasante de banca de inversión, aprendí a crear modelos financieros avanzados con la misma herramienta. En Alianza, la compañía en la que trabajé anteriormente y en donde me encargaba del departamento de contabilidad, también usábamos hojas de cálculo para crear los estados financieros y la documentación de apoyo.
Durante todo este tiempo, Excel fue un amigo confiable. Con el tiempo, sin embargo, empezamos a tener dificultades. Al ver hacia atrás y analizar la situación, el problema no era Excel por sí solo, y no lo es en la actualidad. Se trata de los errores que encontrábamos: en ocasiones añadíamos un dígito de más por error o las hojas de cálculo no estaban conectadas entre sí, así que era necesario conciliarlas. Cuando Alianza creció a tener cierto tamaño, nos dimos cuenta de que pasábamos más tiempo revisando que no hubiera errores en Excel que trabajando con la información que teníamos. Así que, cuando empezamos Celaque, la compañía que ahora manejo, sabía que teníamos que dejar de depender de Excel.
QUÉ PASA CUANDO AUTOMATIZAS LOS PROCESOS DE TU EMPRESA
Crear y organizar los procesos de una empresa no es fácil; se requiere mucho trabajo y perseverancia, pero vale la pena. Una vez que todos los procesos de negocios de una organización se han esquematizado y diseñado para funcionar juntos, todos en el equipo colaborarán como en una hermosa sinfonía. Se pasará menos tiempo pensando en si se ha olvidado algo y más tiempo previniendo problemas futuros y pensando en estrategias e innovación.
Los procesos de negocios optimizados son altamente benéficos para cualquier empresa. Hay una gran diferencia cuando todos trabajan juntos.
TU LISTA DE PENDIENTES: CÓMO MANEJAR TAREAS FUTURAS
Las buenas ideas y las tareas futuras aparecen constantemente como producto de nuestras interacciones diarias. Es importante cuidar estas acciones futuras para que puedan tener la oportunidad de producir los mejores resultados. Una de estas pudiera ser una idea para tu siguiente gran producto o simplemente una tarea que no debe olvidarse, pues de lo contrario las consecuencias serían perjudiciales.
Ya que la mayoría de las cosas que requieren nuestra atención tienen que ver con tareas presentes, desarrollar una técnica para planear para el futuro es importante. Entre más desarrolles la habilidad para encargarse de este tipo de acciones, más podrás lograr.
ESTA ES LA HISTORIA DE NUESTRA MÁS RECIENTE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA
El año pasado implementamos NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. Anteriormente usábamos dos sistemas, Zoho CRM y Zoho Books, que ya habíamos dejado atrás. Necesitábamos algo que pudiéramos personalizar de acuerdo con nuestros procesos, y NetSuite fue la solución (puedes leer en mi blog la publicación NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP para más información sobre cómo seleccionamos nuestro ERP).
Implementar el nuevo sistema fue un esfuerzo de toda la compañía que requirió mucho trabajo duro, y los primeros seis meses fueron particularmente intensos. Sin embargo, al final fuimos capaces de producir una obra de arte. NetSuite era el sistema que necesitábamos y se convirtió en más.
MIS MÉTODOS DE COMUNICACIÓN FAVORITOS Y CÓMO USARLOS: PARTE 2
La capacidad de comunicarnos es una de las habilidades más poderosas que poseemos como seres humanos. Además, hoy en día tenemos una cantidad sin precedentes de herramientas para comunicarnos en el trabajo. Estas herramientas a veces pueden utilizarse mal, lo que resulta en malentendidos y pérdidas de tiempo, pero pueden ser extremadamente poderosas. Mientras más habilidad tengamos en utilizar un instrumento u otro, nuestra forma de interactuar con los demás será más efectiva y obtendremos resultados positivos junto con hábitos saludables de negocios.
En Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: parte 1 de esta guía, escribí sobre los correos electrónicos y las aplicaciones de chat digitales y móviles y sus ventajas, desventajas y mejores usos. A continuación, consideraré tres medios de comunicación más que mi equipo y yo usamos con regularidad.
MIS MÉTODOS DE COMUNICACIÓN FAVORITOS Y CÓMO USARLOS: PARTE 1
Al evolucionar, una de las capacidades principales que nos diferenció de otras especies fue nuestra habilidad de comunicar ideas complejas. La comunicación es lo que nos ha permitido crear grupos, organizaciones y naciones. Necesitamos comunicarnos para crecer y desarrollarnos y, por esa razón, la comunicación es una de las herramientas más importantes en el trabajo.
El arte de la comunicación, si no se aprovecha adecuadamente, puede interrumpir el proceso de trabajo. Actualmente, existen tantas formas de comunicarnos que es fácil abrumarse por las opciones. Nuestro éxito depende de elegir el mejor método de comunicación y en la forma en que cada opción beneficie a nuestro objetivo profesional.
CÓMO ACTUALIZARTE LEYENDO Y APRENDIENDO
En el trabajo y como adultos, se espera que nos mantengamos al tanto de eventos importantes e información nueva. Sin embargo, entre la actividad constante de la vida cotidiana, mantenerse al día con las noticias y la lectura de libros puede olvidarse con facilidad. Además, es difícil desarrollar el hábito de la lectura.
Afortunadamente, existen muchas formas de obtener información. La clave está en encontrar la mejor mezcla de artículos y libros para mantenerse al día de la forma más efectiva posible.
QUÉ PASÓ DURANTE NUESTRO AÑO IMPLEMENTANDO NETSUITE
En 2017 nuestra empresa inició la implementación de sistema más grande que habíamos tenido hasta ese entonces: NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Nos tomó seis intensos meses que el sistema fuera operacional, pero la implementación total duró un año ya que tuvimos cambios y pequeños problemas que tenían que resolverse una vez implementado. Dado que NetSuite interactuaba con todos los departamentos de la compañía, activar el sistema era algo que afectaba a todos.
Antes de implementar NetSuite, teníamos un sistema muy básico de contabilidad; solo se encargaba de transacciones fundamentales, como facturas, y producía estados de cuenta de clientes, informes contables y estados financieros no modificables. Aunque era un buen sistema para una empresa nueva, nos dimos cuenta de que ya no cumplía con nuestras necesidades.
ESTE ES NUESTRO PROCESO PARA COMPLETAR UNA VENTA
Siendo una empresa de desarrollo de bienes inmuebles, nuestra compañía vende propiedades de forma regular. Cada vez que se vende una propiedad, se deben realizar varias tareas para cerrar la transacción. El problema es que hay tantos pasos involucrados en el cierre de una venta que es imposible mantener el control de todos. Desde recordar el almacenamiento de archivos, firmas en los documentos y todo el proceso de contabilidad, es crucial no descuidar ninguna de estas tareas.
Diferentes compañías organizan estos pasos de formas distintas. Originalmente en nuestra empresa, cada persona tenía una lista de comprobación separada o simplemente memorizaba las acciones. Muchas veces olvidábamos un paso crucial y este quedaba sin hacerse hasta que se detectaba el error después. En otras ocasiones, las omisiones ni siquiera eran detectadas.
EL MANUAL DE TU COMPAÑÍA Y CÓMO GARANTIZAR SU ACCESIBILIDAD
Hace algunos años, estaba revisando el manual de operaciones de nuestra empresa. Era un documento en formato Word de 15 páginas almacenado en nuestro servidor local. A pesar de todo el trabajo que dedicamos en su elaboración, nadie lo había abierto ni leído. El manual tenía páginas y páginas de información útil, pero no tenía uso práctico ya que nadie hacía referencia a este.
CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA EN LA NUBE EN TU EMPRESA
Implementar un nuevo software en la nube puede ser muy intimidante, especialmente si no estás familiarizado con sistemas. Sin embargo, incluso si no eres un genio de la informática, puedes aprender a hacerlo y tu empresa puede aprovechar todos los beneficios que ofrecen los sistemas en la nube en esta era de la tecnología.
El primer paso es hacer un plan para la implementación general del sistema; esto te ahorrará tiempo y podrás aprovechar el sistema desde el momento en que compres la licencia. El plan te permitirá tener todo listo para empezar a trabajar con tu software lo antes posible.
APROVECHA AL MÁXIMO TU COMUNICACIÓN EN EL TRABAJO
Todos nos comunicamos a diario mediante palabras, gestos y hasta con nuestra postura. La forma en que nos comunicamos se vuelve parte de nuestro ser y estas interacciones son cruciales tanto personal como profesionalmente.
A través de la comunicación, encontramos nuevas oportunidades de negocios, detectamos errores en la forma en que trabajamos y encontramos nuevas opciones para crecer. De lo que tal vez no nos demos cuenta es que, a pesar de que nos hemos estado comunicando desde que nacimos, puede que no estemos siendo eficientes al hacerlo, ya que hay métodos para incrementar lo que obtenemos de la comunicación en el trabajo.
Acciones y hábitos simples pueden mejorar nuestra forma de interactuar con las personas tanto dentro como fuera de la empresa.
5 CONSEJOS PARA MEJORAR EL PROCESO DE REVISIÓN EN TU NEGOCIO
Para minimizar errores, es necesario que haya un proceso de revisión en toda empresa. Después de todo, seguimos siendo humanos y es fácil cometer errores, especialmente si manejamos diferentes responsabilidades y tareas a diario. La dificultad es que, sin importar la cantidad de trabajo que haya, la presión de entregar todo sin errores no termina.
Una forma de cumplir con las responsabilidades de la empresa es implementar un proceso de revisión en el que los procesos e informes principales tales como documentos de ventas, pagos de facturas y estados financieros sean revisados por más de un miembro del equipo. Pares de ojos adicionales detectarán errores y mejorarán la calidad.