Aunque ya tengas procesos funcionando bien en tu negocio, en ocasiones tendrás que enfrentarte a problemas. Tal vez un boletín no fue enviado en la fecha debida, o hace falta información en uno de los informes. Es imposible predecir y documentar todas las cosas que pudieran ocurrir en tus procesos.

Así que, ¿qué puedes hacer cuando encuentras una falla en la forma en que algo debe hacerse? Tienes dos opciones: puedes arreglarlo de forma temporal, o puedes prevenir el problema para que no vuelva a ocurrir. Vale la pena tomarse el tiempo para descubrir qué pasó y arreglar el problema para el futuro.

Automatizar los procedimientos de tu oficina resulta en numerosos beneficios invaluables: aumentas tu productividad, mejoras tu precisión y, lo mejor de todo, ahorras tiempo y dinero (lee más sobre los beneficios en Los beneficios de implementar procesos en tu negocio). La meta final es hacer que las cosas pasen de realizarse manualmente a descubrir e implementar mejoras que agilicen las actividades de tu empresa. Estas ideas breves pero ahorradoras de tiempo ofrecen grandes beneficios a futuro. Toda gota de energía que puedas ahorrar te dejará espacio para desarrollar mejoras y crecimiento. 

Para empezar, estudia lo que ya estás haciendo de forma cotidiana. Intenta cambiar una cosa a la vez. Cuando empieces a analizar la forma en que funciona tu negocio, puede que descubras algunas soluciones sencillas.

Organizar las operaciones de un negocio en procesos puede tomar mucho tiempo y ser abrumador. No me había dado cuenta de todo lo que hacemos a diario hasta que empecé a catalogarlo. Desde las llamadas que hacemos y las propuestas que enviamos hasta las negociaciones con los proveedores y la comunicación con contabilidad, todo lo que ejecutamos en un día incluye pasos diferentes que necesitan documentarse.

Sin embargo, la inversión trae beneficios: tu empresa se beneficiará en gran manera al implementar procesos (para más información sobre cómo implementar procesos, lee mi artículo Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos).

Tantas cosas que hacer y tan poco tiempo; las exigencias del trabajo pueden parecer interminables. Hay cierto número de cosas que deben hacerse y, durante el día, pasamos de una cosa a otra.  Nunca parece haber suficiente tiempo y muchas veces sentimos que es imposible que esta situación mejore.

Sin embargo, existe una alternativa a simplemente sobrevivir. Para ir más allá de la lista diaria de tareas, puedes establecer procesos para ti mismo, para tus empleados y para tu compañía. Estas mismas tareas que envuelven a un negocio pueden organizarse en procesos generales. Los procedimientos diseñados para la empresa proporcionarán más organización, eficiencia y responsabilidad por el trabajo que debe hacerse cada día.