Invierte en el futuro para evitar posibles obstáculos

¿Alguna vez has desarrollado una forma ingeniosa de hacer algo y después olvidaste cómo es que llegaste a conseguir el resultado que obtuviste?

Siempre que hacemos algo por primera vez, cometemos errores y aprendemos al avanzar. Tal vez invirtamos tiempo trabajando en una tarea, pero después nos demos cuenta de que el proceso no funcionó. Así que lo intentamos de otra manera y puede ser que ahora vaya en la dirección correcta. Eventualmente, desciframos el acertijo y alcanzamos la meta.

Después, pasamos a lo que sigue. Cuando necesitamos repetir el proceso el año siguiente, hubiera sido útil seguir los pasos que se tomaron originalmente. El problema es que pensamos que este era un proceso de una sola vez que no volvería a repetirse. Has realizado miles de tareas desde entonces y no existen notas sobre los pasos que se deben tomar para lograr el resultado deseado en el primer intento.

Por el momento, no hay otra opción más que volver al ciclo de prueba y error hasta descubrir el método usado con anterioridad. Con cada intento probablemente dedicarás menos tiempo que en el primero, pero no será tan directo y simple como pudiera haber sido si hubiera habido una ruta a seguir desde la experiencia inicial.

Cómo resolver problemas a largo plazo

Documenta para el futuro

Las cosas cambian tan rápido que no sabemos qué procesos necesitaremos el mes siguiente; y mucho menos el año siguiente. La mejor política es documentar todo lo que vaya ocurriendo; deja un rastro de cómo hiciste las cosas. No tiene que ser complejo, solo lo suficientemente detallado para dejar un camino a seguir que podrás usar en ocasiones futuras.

Puede ser tan simple como mantener una lista de los platillos favoritos de todos en la aplicación de notas de tu teléfono como referencia para la próxima vez que el equipo haga un pedido de comida. También puede ser tan complejo como mantener un registro de los documentos que deben presentarse para obtener un permiso de la agencia gubernamental local junto con fechas e información de contactos.

El mejor lugar para mantener un rastro de tus pasos diarios es en tu agenda. Dado que una lista de pendientes es lo que realizas a diario, también es ideal para examinar la información sobre los pasos que se tomaron. Algunas personas mantienen todo en organizadores físicos; si este es tu método preferido, toma nota de los pasos dados para tareas importantes realizadas durante el transcurso del año. Estas agendas deben almacenarse para referencias futuras.

Si utilizas un administrador de proyectos digital para manejar tus tareas como Trello, Asana, o Wrike, podrás añadir notas a las actividades mismas. La ventaja de usar plataformas digitales es que las tareas se pueden buscar y puedes encontrar lo que sea que estés buscando en cuestión de segundos sin necesidad de buscar hoja por hoja.

Anticípate a los caminos a seguir antes de que los necesites

Organizar para el futuro puede llevarse un paso más lejos al preparar el terreno de forma intencional para eventos que muy probablemente se presentarán más adelante. La idea es invertir en el futuro y desarrollar rastros que puedas seguir antes de que los necesites. De esta forma, cuando llegue el momento, podrás ponerte en acción más rápido ya que el camino estará bien trazado.

Algunos de los métodos de preparación son:

• Detente por un momento y registra toda la información que sepas será necesaria para un momento futuro en cuanto te pase por la mente;

• Organiza la información que se necesitará en el futuro para que se pueda acceder a esta rápidamente al necesitarse. Pueden irse almacenando documentos, contactos y ubicaciones conforme avanzas;

• Crea documentos que faciliten realizar una tarea en el futuro. Por ejemplo, formularios largos que tengan que llenarse de nuevo en el futuro pueden convertirse en plantillas con información ya incluida, o pueden crearse listas de verificación con pasos que deben recordarse de manera regular.

Empieza a invertir tiempo para el futuro

Crear puentes entre el presente y el futuro te ayudará a arrancar a toda velocidad pasando menos tiempo buscando la información necesaria. Aunque se necesita práctica para recordar la necesidad de documentar para el futuro, con el tiempo fácilmente puede convertirse en un hábito. Además, la inversión se recompensará con más energía para desafíos futuros.