Tarde o temprano, tu negocio crecerá a un nivel en el que tú ya no serás capaz de encargarte de todo. Es algo inevitable: para crecer y poder cumplir con las exigencias del negocio, es necesario contratar a más personas.
Contratar al primer empleado de una empresa es un gran cambio que es tanto positivo como desafiante. Esta nueva persona no solo tomará parte de la carga de trabajo, sino que también puede añadir nuevas habilidades y prácticas que antes no existían en la empresa.
La meta es entrenar al nuevo empleado para que tenga el mayor éxito posible.
Cómo empezar a delegar trabajo
1. Define las responsabilidades
Antes de buscar currículos y empezar el proceso de reclutamiento, es importante hacer una lista de las responsabilidades que tendrá esta persona. Haz una lista de todas las tareas en las que trabajará, incluyendo las que son recurrentes y las que se realizan con menos frecuencia. Asegúrate de escribirlas todas.
Trata de entender bien cómo se ajustan estas tareas en la estructura general del negocio. Es ideal organizarlas para que incluyan un rango completo de responsabilidad, de inicio a fin. Cuando se hace así, la persona puede encargarse del proceso entero. Por ejemplo, tal vez te interese delegar el pago de facturas y la conciliación de cuentas bancarias a esta persona. Toda esta área puede agruparse como la administración de compras y manejo de efectivo; entonces, será más claro que todo lo que entre dentro de estas áreas podrá delegársele al nuevo miembro de tu equipo.
Puede que las responsabilidades de tu nuevo empleado no se limiten a contabilidad. Como en toda operación pequeña, él o ella probablemente trabajará en más de un área. Tal vez la nueva persona se encargará del servicio al cliente y responderá a las preguntas de los clientes para asegurarse de que estén satisfechos con el producto o servicio que han recibido. Incluye estas tareas adicionales dentro de la lista de responsabilidades que asignarás. Incluso con estos ítems adicionales, te sugiero delegar un área entera siempre que sea posible, tal como servicio al cliente. La calidad del trabajo mejorará porque habrá una sola persona responsable de inicio a fin.
Las áreas de responsabilidad proporcionarán una idea clara de las capacidades y habilidades requeridas. Al tomar estas en consideración, podrás seguir con el proceso de reclutamiento para contratar al mejor candidato.
2. Prepara a tu nuevo empleado para el éxito
Cuando finalmente hayas encontrado a la persona ideal y hayas terminado la etapa de bienvenida, será momento de delegar. La mejor forma de delegar es tomarse el tiempo para explicar todo lo que se incluye en el puesto del trabajo. Aquí es donde son útiles los procesos: puedes organizar las tareas y responsabilidades que has documentado como procesos (para más sobre procesos puedes leer mis publicaciones Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos y Paz mental: cómo pueden los procesos facilitar la transición de un nuevo empleado). Esto significa explicar los detalles de cada cuánto tiempo debe hacerse algo, qué está implicado, y cómo influyen estas tareas en las operaciones generales de la empresa. Los procesos pueden programarse en un calendario o como tareas en un programa de software. Configurar todas las tareas puede tomar más tiempo al principio, pero tómalo como una inversión a largo plazo. El empleado sabrá qué es esperado y esto reducirá los errores a futuro.
Ahora, asegúrate de analizar todos estos pasos a detalle con el nuevo miembro de tu equipo. Al hacerlo, puedes ajustar los procesos para asegurarte de que estén completos y sean fáciles de entender. También te recomiendo monitorear al nuevo empleado mientras realiza los procesos para ver si se omitió algo en el entrenamiento. Puedes evaluar las tareas completadas para asegurarte de que él o ella esté absorbiendo la cultura y misión general de la empresa.
3. Delega tus tareas
Delegar es probablemente una de las cosas más difíciles para un líder de negocio. Un error que todos hemos cometido es delegar todas las tareas y nunca mirar atrás. Esa es una receta para el desastre; nadie, sin importar lo inteligente o experimentado que sea, entenderá todas las particularidades del negocio y su contexto desde el principio.
Y claro, el otro extremo, microgestionar, tampoco es saludable. Tu empleado no tendrá la oportunidad de florecer dentro de la empresa. Encuentra un equilibrio satisfactorio: cree en tu empleado pero aparta tiempo para revisar que todo marche bien.
4. Evalúa el trabajo de tu nuevo empleado
Un nuevo empleado le da a la empresa la oportunidad de garantizar un nivel más alto de calidad con un segundo par de ojos. Antes, tal vez solo estabas tú, y las cosas se ejecutaban cuando tú las hacías. Con otra persona en la empresa, podrás implementar niveles extra de revisión y recibir comentarios útiles. Un proceso de revisión también te ayudará a asegurarte de que tu empleado está entregando un producto y servicio consistente.
Para implementar niveles de revisión (Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de varios niveles), consulta la lista de tareas e informes que ya has documentado. Después, programa cuándo revisarás cada una. Por ejemplo, si estás delegando la contabilidad, revisa los resultados a detalle. Tal vez descubras errores debido a malentendidos o falta de entrenamiento. Estos pueden corregirse al avanzar y sin sacrificar la calidad.
Dependiendo de la capacidad de tu nuevo empleado, puedes permitirle trabajar de forma más independiente y rápida y realizar niveles más altos de revisión. Sin embargo, tendrás que seguir revisando el trabajo a un nivel más general incluso después de haber terminado el entrenamiento. Después de todo, seguimos siendo humanos, y siempre habrá uno o dos errores.
Empieza a delegar desde hoy
Te tomará menos tiempo el delegar y revisar que el hacer todo el trabajo tú mismo; de hecho, esa es la razón para tener a un nuevo empleado. Además, podrás llegar a independizarte de las operaciones cotidianas del negocio. Esto te permitirá observar tu negocio desde la distancia para analizar la forma en que se hacen las cosas y mejorar la metodología.
Pasar responsabilidades que tú has creado puede ser algo muy difícil, pero también muy gratificante. Tú y tu nuevo empleado podrán llevar al negocio a nuevas alturas y experimentar muchos éxitos juntos. También crecerás como líder de negocio al confiar en tu nuevo empleado y al lograr, de forma responsable, confiarle tu bebé a alguien más.