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CÓMO PROGRAMAR TUS PROCESOS DE NEGOCIOS COMO UN PROGRAMADOR PROFESIONAL
Al elaborar procesos, el objetivo principal es crear una estructura que sea sencilla, elegante y tan automática como sea posible. Para este propósito, puede resultar útil el pensar en los procesos como un código y en ti como un programador.
OBTÉN SIEMPRE EL MEJOR RESULTADO CON REVISIONES DE TRES NIVELES
Al progresar en el diseño de tus procesos, te puede parecer excesivamente tardado el revisar todo tres veces. Sin embargo, cada revisión siguiente tomará menos tiempo.
CÓMO USAR DIAGRAMAS PARA IMPLEMENTAR PROCESOS EN TU EMPRESA
Antes de cambiar cualquier cosa, es importante conocer cómo funcionan las operaciones actuales del negocio. Simplemente diagramar el estado actual de los procesos de la empresa revelará información valiosa que puede usarse para hacer mejoras y cambios efectivos.
CÓMO ORGANIZAR TU EMPRESA POR TIPOS DE PROCESOS
Cada proceso es diferente, pero son fáciles de organizar si se definen por tipo. Esto no solo te ayudará a estructurarlos más fácilmente, sino que también te ayudará a realizarlos mejor cuando ya los tengas.
PAZ MENTAL: CÓMO PUEDEN LOS PROCESOS FACILITAR LA TRANSICIÓN DE UN NUEVO EMPLEADO
La rotación es una parte normal en la vida de los negocios, y debemos estar preparados. Como gerente, dormirás mejor por las noches sabiendo que todo está documentado y que, a pesar de los cambios, la compañía funcionará sin problemas.
CÓMO DESARROLLAR PROCESOS RESILIENTES PARA UNA ORGANIZACIÓN EN CRECIMIENTO
Un proceso debe ser lo más simple posible pero no más simple de lo que se requiere. No crees algo demasiado elaborado porque creará confusión y las personas no lo seguirán. Simplifica los flujos de trabajo tanto como sea posible.
ESTABLECER PROCESOS PARA SEGUIR CRECIENDO
La implementación de procesos es crucial a medida que el negocio de planificación de bodas de Lucy continúa creciendo. Los procedimientos flexibles la ayudan a adaptarse a los cambios y mejorar su servicio a medida que innova. Con esto bien establecido, tendrá tiempo para concentrarse en encontrar nuevos clientes y brindar un servicio excelente.
6 IDEAS PARA HACER QUE TUS PROCESOS SEAN MÁS RESILIENTES
Cuando una compañía queda establecida, los procesos programados son necesarios. Estos garantizan consistencia y calidad y, con el tiempo, nos apoyamos en ellos, liberando espacio al no tener que recordar cada paso necesario para completar una transacción. El resultado es que tenemos más espacio para pensar estratégicamente.
Los procesos capturan el estado de la compañía en un punto en el tiempo, pero las compañías y las personas evolucionan constantemente, y los procesos también deben hacerlo. Si los procesos no están diseñados para ser resilientes, serán muy rígidos y se convertirán en una carga o eventualmente colapsarán, perdiendo todo el duro trabajo de la documentación e implementación que hemos invertido.
UN VIAJE POR EL MUNDO DE LOS PROCESOS
La importancia de tener procesos programados en nuestra compañía se volvió aparente cuando me empecé a dar cuenta que no estábamos dando pasos necesarios específicos. Vimos que algunas facturas de clientes no salían a tiempo, y en una ocasión omitimos acciones importantes al cerrar una venta. Fue entonces cuando supe que debíamos manejar nuestros flujos de trabajo con procedimientos establecidos.
Cuando empecé a establecer nuestros procesos, traté de hacerlo para todas las partes de la compañía. No fue fácil, pero cuando lo logramos, nos funcionó muy bien. Con el tiempo, hemos podido evitar muchos problemas previsibles, y también hemos podido operar de manera consistente y con la calidad que habíamos visualizado. Creo que es en esta parte en la que los procesos brillan; te ayudan a llevar a cabo el trabajo vital que debe realizarse y te dan tiempo para visualizar lo que sigue.
CONSEJOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS EN TU COMPAÑÍA
La implementación de procesos es una necesidad en cualquier compañía. Los procedimientos establecidos estandarizan tus operaciones y te permiten entregar un producto consistente. Entre una tarea y la siguiente, también te ayudan a ti y a tu equipo a garantizar que nadie olvide los pasos básicos pero fundamentales inherentes en cualquier procedimiento.
El libro de Atul Gawande, El efecto Checklist (biblioteca pública), presenta un caso convincente para el uso de listas de comprobación en las empresas. Él explica la importancia de los procedimientos, cuándo usarlos y cómo implementarlos. A lo largo de su libro, Gawande da consejos útiles sobre cómo trabajar mejor con listas de comprobación. Él enfatiza, por ejemplo, la importancia del formato y cómo presentar el contenido de forma apropiada, lo que te ayudará a sacarles el máximo provecho a los procesos en tu compañía. Las directrices descritas por Gawande te ayudarán a implementar o mejorar los procesos de tu compañía.
UNA GUÍA PARA IMPLEMENTAR PROCESOS: PARTE 2
Si estás pensando en implementar procesos en tu compañía, la tarea puede parecer intimidante. Adicionalmente, levantar la infraestructura de cero requiere de mucho trabajo, pero también es una excelente inversión de tiempo y esfuerzo.
Los procesos son un grupo de tareas que se realizan para obtener un objetivo deseado dentro de una compañía. Delinear los procesos principales e implementarlos para ti y tu compañía resultará en mayor eficacia, adaptabilidad y paz mental. En la parte 1 de esta publicación (Una guía para implementar procesos: parte 1), analicé los pasos iniciales para implementar procesos en una empresa.
UNA GUÍA PARA IMPLEMENTAR PROCESOS: PARTE 1
Cuando un negocio crece a cierto nivel de éxito, se vuelve absolutamente necesario organizar el trabajo diario para evitar errores. Los errores pasan todo el tiempo, y las inconsistencias pueden resultar en clientes insatisfechos, empleados tensos, y costos no presupuestados.
La mejor forma de organizar estos deberes diarios es crear e implementar procesos de negocios. Un proceso es un grupo de tareas que se realizan en un negocio para conseguir un objetivo; es como una cadena de eventos que guían a un proyecto de inicio a fin. Al señalar claramente para ti y tu compañía cuáles son los procesos principales y cómo deberían funcionar de forma ideal, obtendrás una mayor eficacia.
LA PACIENCIA Y LOS PROCESOS
Cuando implementamos un proceso nuevo en una compañía, se necesita tiempo para encontrar un nuevo ritmo de trabajo. La rutina y los hábitos deben cambiar, y el equipo debe adaptarse a la nueva forma de hacer las cosas. Se requiere paciencia y, a veces, en medio de la transición, puede que te preguntes si en verdad funcionará.
Pero cuando la implementación se ha completado con éxito, es algo hermoso. El proceso en el que has estado trabajando ahora opera de forma independiente sin que tengas que hacer nada al respecto. El equipo, los sistemas y los procesos se han adaptado, y la nueva forma de hacer las cosas es el nuevo normal.
CONFIGURA TUS PROCESOS PARA OBTENER RESULTADOS MÁS EFICACES
En nuestra compañía recientemente actualizamos todos nuestros procesos: examinamos los procedimientos existentes, revisamos su contenido, y estandarizamos el formato ya que este no era consistente en todos los departamentos. Este proyecto destacó la importancia de establecer procesos que sean tan limpios y organizados como sea posible con categorización y estructuración adecuadas. Esta configuración deliberada ayuda a que el usuario se enfoque en el lenguaje mismo y no se distraiga con discrepancias en el arreglo de los procesos.
Tenemos procesos para cada departamento dentro de nuestra compañía. Algunos departamentos, como Finanzas, tienen más procedimientos que otros según la naturaleza del trabajo. Para saber más sobre cómo usamos procesos en Celaque, nuestra empresa, puedes leer mis publicaciones sobre procesos: Los beneficios de implementar procesos en tu negocio, Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos, y 6 ideas útiles para que tus procesos sean más optimizados.
LAS NUEVAS CONTRATACIONES: CÓMO AJUSTAR LOS PROCESOS DE TU NEGOCIO
El mayor beneficio de los procesos es que son adaptables. Son organismos vivos que pueden modificarse conforme la compañía crece y cambia. Cuando una estructura con procesos preexistentes ya está establecida, es más fácil ajustar, añadir o quitar responsabilidad en el momento que el equipo crece y evoluciona.
Cuando una persona nueva se une a tu compañía, los procesos actuales pueden ser la base para que tú y tu equipo puedan ver el trabajo que se está haciendo ahora y cómo puede modificarse. Desde este punto y si es necesario, es más fácil reducir la carga de trabajo de los miembros del equipo y asignar responsabilidades nuevas.
ESTE ES NUESTRO PROCESO DE CIERRE CONTABLE MENSUAL
Uno de los procesos centrales de cualquier negocio es el cierre mensual de contabilidad. Cada mes, los registros financieros deben revisarse para garantizar que todo se ha contabilizado adecuadamente. Si un proceso específico no se sigue detenidamente, las consecuencias pueden ser muy severas para la compañía. Siempre habrá diferencias o cuentas que deben conciliarse y, si no se mantiene una vigilancia estricta, las diferencias pueden ir aumentando poco a poco. Reconstruir las transacciones pasadas será mucho más difícil. Los procesos contables recurrentes también te ayudarán a detectar errores y a tomar acción para corregir cualquier problema naciente. Cuidar los números de la compañía garantizará que el trabajo duro que has dedicado a otras áreas de la compañía se refleje con precisión.
Con el paso del tiempo, mi compañía, Celaque, ha desarrollado un conjunto de documentos que preparamos de forma mensual para asegurarnos de que la contabilidad sea lo más impecable posible.
LOS PROCESOS CLAVE QUE NECESITAN UNA REVISIÓN DE TRES NIVELES
Antes del envío de cualquier documento importante ya sea de forma interna o externa en nuestra empresa, este debe ser revisado por tres pares de ojos. Hemos aprendido que una revisión por diferentes miembros del equipo garantiza que el producto final sea lo mejor posible. Lo que una persona no ve, la siguiente probablemente lo hará.
Una revisión de tres niveles puede parecer demasiado, pero todo lo que significa es que la primera persona crea el documento, la segunda realiza una revisión detallada, y la tercera hace un análisis general final para asegurarse de que todo se vea bien. Tener tres puntos de vista separados sobre los documentos importantes permite diferentes perspectivas y que estos informes sean más precisos.
LOS PROCESOS DE NEGOCIOS Y CÓMO MANTENERLOS
La desventaja de trabajar con procesos es que requieren mantenimiento. Las personas pasan a diferentes puestos o compañías, la forma de hacer el trabajo cambia y hay cambios en las regulaciones; la variación es una constante en los negocios. Para que los procesos sigan siendo relevantes, un negocio debe planear y prepararse para el cambio.
En la actualidad, recuerdo este hecho más que nunca. Actualmente estamos haciendo una revisión general de todos nuestros procesos para reorganizarlos por departamento y función. Mientras reclasificamos los procesos, también cuestionamos el diseño general de cada departamento y mejoramos las tareas. Dado que estamos reprogramando todo en toda la compañía, esto se ha convertido en un gran proyecto.
LA FORMA EN QUE LOS PROCESOS DE REVISIÓN OPTIMIZAN EL ÉXITO
Como CEO de la compañía Celaque, necesito conocer y analizar los eventos principales e informes de cada uno de los departamentos. He descubierto que la mejor forma de mantenerme actualizada es mediante una revisión recurrente de indicadores y documentos claves dentro de la compañía. En una compañía establecida, esto usualmente está disponible, pero en una que va iniciando, este no siempre es el caso.
Aprendí esto mediante prueba y error como gerente hace algunos años. En ocasiones me hacían una pregunta sobre algo que estaba sucediendo, y me sentía mal ya que no tenía una respuesta inmediata. No sabía porque no tenía las cifras a la mano o no las había revisado en un par de semanas. Me di cuenta de que necesitaba encontrar una forma para mantenerme al día con la información que necesitaba.
Primero tuve que decidir qué parámetros necesitaba revisar y crear los informes que los incluyeran. Después tuve que encontrar un sistema que me recordara revisar la información cada cierto tiempo.
CÓMO ASEGURARTE DE QUE LOS PROCESOS SIEMPRE ESTÉN ACTUALIZADOS
Si hay algo constante en la oficina, es que todo sigue cambiando. Una vez que se han desarrollado procesos en una compañía, tienen que revisarse constantemente para asegurarse de que siguen siendo eficaces, relevantes y que están actualizados. Tal vez haya un miembro nuevo en el equipo, o tal vez se ha implementado un sistema nuevo que altera el flujo de trabajo en la oficina.
En mi compañía, Celaque, hemos desarrollado un sistema para mantener nuestros procesos actualizados. Este incluye revisiones periódicas, modificaciones ad hoc y análisis individuales. La mejor forma de asegurarse de que el cuerpo entero de procesos esté siempre actualizado es mediante una revisión anual o semestral programada. Los procedimientos de revisiones individuales y aprovechar siempre la oportunidad para corregir los procesos cuando se encuentran errores son practicas esenciales para garantizar que los procesos estén actualizados.