La paciencia y los procesos

Cuando implementamos un proceso nuevo en una compañía, se necesita tiempo para encontrar un nuevo ritmo de trabajo. La rutina y los hábitos deben cambiar, y el equipo debe adaptarse a la nueva forma de hacer las cosas. Se requiere paciencia y, a veces, en medio de la transición, puede que te preguntes si en verdad funcionará.

Pero cuando la implementación se ha completado con éxito, es algo hermoso. El proceso en el que has estado trabajando ahora opera de forma independiente sin que tengas que hacer nada al respecto. El equipo, los sistemas y los procesos se han adaptado, y la nueva forma de hacer las cosas es el nuevo normal.

La automatización y la implementación de procesos toma tiempo, paciencia y dedicación. En el mundo actual vivimos con tiempo limitado, pero algunas cosas no pasan instantáneamente. Las cosas no saldrán bien automaticamente, y hacer cambios no es una hazaña sencilla.

Paciencia, paciencia, paciencia

Supongamos que deseas instituir un proceso nuevo para recopilar parámetros de toda la compañía (Los parámetros y cómo pueden beneficiar a tu negocio), pero nunca antes lo has hecho. Nadie en el equipo tiene mucha experiencia sobre el tema. Al planear cuando podrás tener parámetros de toda la compañía que sean precisos, eficaces y útiles, ten en consideración que se necesitará tiempo para entrenar y cambiar hábitos. La meta del proyecto y cómo beneficiará a todos en la compañía tiene que comunicarse y discutirse.

Cuando el proyecto quede implementado, la nueva forma de hacer las cosas primero tiene que hallar su lugar. Mientras el proyecto avanza, tal vez descubras que el método propuesto no es el que funciona mejor. Puede ser que se necesiten varios intentos antes de hallar la mejor forma. Cuando el método ha sido aceptado, se volverá parte de las funciones regulares. Las rutinas quedarán implementadas.

Observa

Cuando tú y tu equipo encuentren el ritmo con el nuevo proceso una vez que este esté en función, sentirás satisfacción. Las personas, los sistemas y los procesos se alinearán. Las cosas que anteriormente fueron un problema dejan de serlo. Todas las personas se organizan en base a la nueva forma de operación y las personas nuevas también se adaptarán a esta en el futuro.

La automatización de las acciones de esta manera se vuelve muy poderosa cuando se magnifica. Imagina esto no solo en un área, sino en toda la compañía. Mientras más procesos de la compañía se puedan automatizar o se vuelvan parte de una práctica existente y bien ensayada, menos tiempo se utilizará pensando en acciones rutinarias.

Cuidado con los cambios

Sin embargo, ten cuidado ya que, cuando los surcos se han marcado, es difícil cambiarlos de nuevo. Se debe seguir el mismo proceso para enraizar una práctica nueva dentro de la compañía. Debido a lo potentes que son estos surcos, el mismo patrón de trabajo anterior será la norma. Tendrá que encontrarse un patrón nuevo y convertirlo de nuevo en un hábito.

Lo ideal es que se desarrolle una cultura en la que la flexibilidad sea uno de los valores de la compañía, y formas alternas de hacer las cosas se adapten con facilidad. En tal cultura, los surcos pueden alterarse con facilidad en el momento que es necesario. Seguirá requiriendo trabajo y dedicación, pero la compañía misma puede ser más maleable.

Mientras más rutinas, procesos y prácticas se vuelvan automáticas, más tiempo podrá dedicarse a pensar en la innovación y el crecimiento, y la preocupación por las operaciones normales será menor. La inversión valdrá la pena, y la compañía se volverá más ligera y más dinámica.