Una forma de aumentar tu productividad: mantén cerca lo que necesitas

Todos los días tenemos la misma cantidad de tiempo para conseguir lo que queremos lograr. No podemos crear más tiempo, y además tenemos que dejar suficiente tiempo para descansar y para otras actividades aparte del trabajo. Por lo tanto, lo más sensato es usar el tiempo que tenemos para trabajar de la forma más productiva posible. Mientras más eficaz seas, más fácil te será completar el trabajo diario. Cada segundo que puedas ahorrar en tu rutina diaria se acumulará y contribuirá a que tengas más tiempo.

Una forma de aumentar la productividad es tener todo lo que necesitas, sea digital o físico, a la mano y fácilmente accesible. Saber dónde se encuentra todo y poder encontrar las cosas sin esfuerzos extras te ahorrará una gran cantidad de tiempo. Digamos que pasas un minuto en promedio cada día buscando los documentos o herramientas necesarias para el trabajo. Esta cantidad de tiempo está en el límite bajo, ya que generalmente desperdiciamos más tiempo buscando correos electrónicos perdidos, archivos o plumas que sirvan. Si trabajas 250 días al año, este minuto diario significa que gastarás cuatro horas al año buscando artículos perdidos. Ahora digamos que el promedio aumenta a cinco minutos al día; ahora hablamos de 20 horas al año.

Lo que necesitas

Es imposible trabajar ocho horas seguidas al día sin parar. Un descanso de un minuto aquí y allá mientras buscamos algo que necesitamos puede que no parezca gran cosa. Sin embargo, si queremos descansar, es mejor poder relajarnos en vez de pasar el tiempo en una búsqueda frustrante por algo que debería estar a la mano desde el principio.

Para comenzar a organizar tu espacio, elabora un inventario de todo lo que necesitas para completar tu trabajo. Después, ordena esas herramientas para que estén cerca de ti siempre que las necesites. Mientras más cerca estén de ti esos utensilios o archivos, más fácil será encontrarlos. Algunos de los elementos que puedes considerar son:

Tu espacio digital

• Archivos: si necesitas trabajar en algo de forma temporal o por un corto espacio de tiempo, hazlo desde el escritorio de tu computadora, el fondo principal que contiene los íconos de acceso directo. De esta forma, será más obvio cuando hayas terminado de trabajar lo que tienes que eliminar o archivar. Todo lo demás debe estar en sus carpetas designadas.

• Correos electrónicos: organízalos por carpetas y responde a, borra o archiva tus emails dentro de un periodo de 24 horas (Cómo mantener limpia tu bandeja de entrada… para siempre).

• Contraseñas: usa un administrador de contraseñas para organizar todas tus contraseñas. También podrás iniciar sesión instantáneamente en tus sitios y páginas favoritas (10 métodos simples para aumentar la productividad profesional).

• Atajos en tu navegador: coloca atajos en tu navegador para los sitios web que más usas en tu trabajo. Por ejemplo, si necesitas ir a un sitio para iniciar sesión y ver tu cuenta bancaria, guarda la dirección URL que te lleva directamente a la página de inicio de sesión en vez de a la página de inicio del banco. Cada clic que ahorres se acumulará.

• Aplicaciones: organiza las aplicaciones en tu teléfono. Elimina aquellas que no necesites y coloca las más usadas en la pantalla principal.

Tu espacio físico

Tus artículos y archivos físicos deben estar inmediatamente disponibles. Guarda solo los que necesitas y remueve los que ya no son útiles. ¿Qué necesitas a la mano y en qué parte deben estar las cosas? Artículos y herramientas comunes son:

• Teléfono celular: selecciona un lugar consistente para tener tu celular mientras trabajas.

• Teléfono de oficina: ten cerca una lista de los números más utilizados. Además, el teléfono debe estar a la mano para poder hacer y recibir llamadas.

• Suministros de oficina (clips de papel, engrapadora, plumas/lápices, calculadora, libretas)

• Tarjetas de presentación

• Agua

• Auriculares

• Cargador de celular: es útil mantenerlo cerca de ti para que puedas cargar tu teléfono y usarlo al mismo tiempo.

• Archivos: idealmente se organizarán por categoría y estarán a la mano. Es buena idea deshacerse de los archivos viejos una vez al año.

Aumenta la eficacia

Selecciona el mejor lugar para los artículos o herramientas que más utilizas para trabajar. Idealmente, debes ser capaz de alcanzar estas cosas en un solo movimiento y automáticamente encontrar lo que necesitas sin pensarlo dos veces. Cuando ya tengas un lugar designado, mantén las cosas en ese lugar; a menos que encuentres un lugar mejor. Desarrollarás rutinas y hábitos alrededor de estos artículos y automáticamente empezarás a ahorrar segundos valiosos cada día.

El desorden hace que sea más difícil encontrar las cosas. Te recomiendo deshacerte de los artículos que ya no necesitas tan seguido como puedas. Algunos artículos puede que ya no funcionen, y otros pueden ya no ser tan útiles como al principio. Mantén un nivel mínimo de reemplazos para los suministros que más utilices, como las plumas. Mientras más limpio y organizado esté tu espacio, más fácil te será encontrar todo lo que necesites.

Como en todo lo demás, la entropía (El importante papel de la entropía en los negocios) suele colarse en nuestros lugares de trabajo. Puede ser que hayas tenido algunas semanas difíciles en el trabajo debido a un proyecto muy agotador y ahora tu escritorio está inundado de papeles. Por otro lado, tal vez alguien te dió un juego de suministros de oficina como regalo y los dejaste en el escritorio en el lugar que debería ser para otras cosas.

Establece una rutina para limpiar tu espacio personal digital y físico. Este hábito te ayudará a garantizar que todas las mejoras necesarias en tu organización se lleven a cabo, y tu espacio volverá a estar en su estado óptimo. De esta manera, seguirás ahorrándote segundos durante el día y el tiempo que tienes para el trabajo se volverá más productivo.