Al elaborar procesos, el objetivo principal es crear una estructura que sea sencilla, elegante y tan automática como sea posible. Para este propósito, puede resultar útil el pensar en los procesos como un código y en ti como un programador.
Al progresar en el diseño de tus procesos, te puede parecer excesivamente tardado el revisar todo tres veces. Sin embargo, cada revisión siguiente tomará menos tiempo.
Antes de cambiar cualquier cosa, es importante conocer cómo funcionan las operaciones actuales del negocio. Simplemente diagramar el estado actual de los procesos de la empresa revelará información valiosa que puede usarse para hacer mejoras y cambios efectivos.
Cada proceso es diferente, pero son fáciles de organizar si se definen por tipo. Esto no solo te ayudará a estructurarlos más fácilmente, sino que también te ayudará a realizarlos mejor cuando ya los tengas.
La rotación es una parte normal en la vida de los negocios, y debemos estar preparados. Como gerente, dormirás mejor por las noches sabiendo que todo está documentado y que, a pesar de los cambios, la compañía funcionará sin problemas.
Un proceso debe ser lo más simple posible pero no más simple de lo que se requiere. No crees algo demasiado elaborado porque creará confusión y las personas no lo seguirán. Simplifica los flujos de trabajo tanto como sea posible.
La implementación de procesos es crucial a medida que el negocio de planificación de bodas de Lucy continúa creciendo. Los procedimientos flexibles la ayudan a adaptarse a los cambios y mejorar su servicio a medida que innova. Con esto bien establecido, tendrá tiempo para concentrarse en encontrar nuevos clientes y brindar un servicio excelente.
Cuando una compañía queda establecida, los procesos programados son necesarios. Estos garantizan consistencia y calidad y, con el tiempo, nos apoyamos en ellos, liberando espacio al no tener que recordar cada paso necesario para completar una transacción. El resultado es que tenemos más espacio para pensar estratégicamente.
Los procesos capturan el estado de la compañía en un punto en el tiempo, pero las compañías y las personas evolucionan constantemente, y los procesos también deben hacerlo. Si los procesos no están diseñados para ser resilientes, serán muy rígidos y se convertirán en una carga o eventualmente colapsarán, perdiendo todo el duro trabajo de la documentación e implementación que hemos invertido.
La importancia de tener procesos programados en nuestra compañía se volvió aparente cuando me empecé a dar cuenta que no estábamos dando pasos necesarios específicos. Vimos que algunas facturas de clientes no salían a tiempo, y en una ocasión omitimos acciones importantes al cerrar una venta. Fue entonces cuando supe que debíamos manejar nuestros flujos de trabajo con procedimientos establecidos.
Cuando empecé a establecer nuestros procesos, traté de hacerlo para todas las partes de la compañía. No fue fácil, pero cuando lo logramos, nos funcionó muy bien. Con el tiempo, hemos podido evitar muchos problemas previsibles, y también hemos podido operar de manera consistente y con la calidad que habíamos visualizado. Creo que es en esta parte en la que los procesos brillan; te ayudan a llevar a cabo el trabajo vital que debe realizarse y te dan tiempo para visualizar lo que sigue.
La implementación de procesos es una necesidad en cualquier compañía. Los procedimientos establecidos estandarizan tus operaciones y te permiten entregar un producto consistente. Entre una tarea y la siguiente, también te ayudan a ti y a tu equipo a garantizar que nadie olvide los pasos básicos pero fundamentales inherentes en cualquier procedimiento.
El libro de Atul Gawande, El efecto Checklist (biblioteca pública), presenta un caso convincente para el uso de listas de comprobación en las empresas. Él explica la importancia de los procedimientos, cuándo usarlos y cómo implementarlos. A lo largo de su libro, Gawande da consejos útiles sobre cómo trabajar mejor con listas de comprobación. Él enfatiza, por ejemplo, la importancia del formato y cómo presentar el contenido de forma apropiada, lo que te ayudará a sacarles el máximo provecho a los procesos en tu compañía. Las directrices descritas por Gawande te ayudarán a implementar o mejorar los procesos de tu compañía.