Cómo organizar tu empresa por tipos de procesos

Cada día, se realizan miles de acciones en tu negocio. Al caminar por la oficina, tal vez escuches a Susan respondiendo a la pregunta de un cliente. Juan, de recursos humanos, está empezando el proceso de contratación de un nuevo empleado en administración. En la oficina de al lado, Alex, de contabilidad, se prepara para pagar la nómina el día siguiente.

Cada proceso es diferente, pero son fáciles de organizar si se definen por tipo. Esto no solo te ayudará a estructurarlos más fácilmente, sino que también te ayudará a realizarlos mejor cuando ya los tengas.

En términos generales, los procesos pueden organizarse en dos clasificaciones diferentes: procesos recurrentes y secuenciales. Existe una tercera categoría: procesos futuros. Estos incluyen lo que yo llamo tareas ad hoc y tienen que ver con un conjunto de acciones que ocurren por una razón específica y que todavía no se han organizado en procesos.

Las tres categorías

1. Procesos recurrentes

Los procesos recurrentes son aquellos que se repiten de la misma forma cada cierta cantidad de tiempo. Este tipo es el más común.

Estos procesos pueden ser diarios, semanales, mensuales, trimestrales, anuales, etc. Un proceso recurrente también puede ocurrir cada segundo martes de cada mes. Algunos ejemplos son: calcular y pagar los bonos anuales, aprobación semanal de cheques salientes o mantenimiento mensual del aire acondicionado.

Son cualquier cosa que se haga una y otra vez a intervalos fijos. Los procesos recurrentes son los pilares de las responsabilidades de una persona: contienen el conocimiento acumulado de lo que ocurre en cada puesto. Estas son las tareas más importantes que deben completarse cada día y que tienen prioridad sobre cualquier otra cosa.

En el área de contabilidad de mi negocio, hemos agrupado en un solo día todas las tareas repetitivas relacionadas a los ingresos. En ese día, nuestro miembro del equipo de contabilidad revisará todo lo que tiene que ver con los ingresos. Ella revisa todos los pagos recibidos durante la semana, asegurándose de que estén bien registrados en el sistema de contabilidad. Además, revisa las notas de crédito que se le dieron a los clientes y revisa que se hayan calculado y aplicado correctamente. Todo lo que ella tiene que realizar para cierta área de contabilidad está enumerado en el proceso, para que se encargue de los ingresos solo una vez a la semana.

La idea es seguir lo que se conoce como el principio OHIO: Hazlo solo una vez (Only Handle it Once, en inglés). Como su nombre lo indica, no desperdicias tiempo iniciando una tarea, interrumpiéndola y continuando después, sino que lo haces hasta completarlo una vez que empezaste a trabajar en ello. Por tanto, cada cierta cantidad de tiempo, te concentras en esa área en específico una vez.

Otros beneficios de implementar procesos recurrentes son:

• Crear rutinas: Los procesos recurrentes permiten que los empleados establezcan rutinas, ya que conocen qué día trabajarán en cierto proceso. Por tanto, la empleada de contabilidad en el ejemplo mencionado puede planear su horario. Si alguien tiene una pregunta relacionada con los ingresos y ella sabe que ese trabajo normalmente se hace el día siguiente, podrá colocarlo en sus pendientes del día siguiente para resolver el asunto con más eficacia.

• Nunca olvidar nada: Tener este tipo de procesos te ayuda a sistematizar las tareas que no se realizan tan seguido. Puedes tener una tarea anual para la limpieza de documentos que archivas o que son antiguos, así como para clasificar y organizar los nuevos. Además, los pagos o los boletines que solo salen dos veces al año pueden añadirse a procesos. De esta forma, nunca olvidarás las actividades importantes, pero poco frecuentes.

2. Procesos secuenciales

Los procesos secuenciales describen un conjunto de pasos que se deben dar cada vez que ocurra cierto evento. Un proceso secuencial es básicamente una lista de verificación.

Por ejemplo, contratar a una nueva persona sigue un proceso secuencial con pasos clave que siguen un orden establecido. Para empezar el proceso, publicas el puesto disponible y recibes los currículos. Tal vez envíes un cuestionario y realices entrevistas por teléfono. Después tienes una entrevista en persona y, finalmente, seleccionas al candidato y negocias la oferta.

Las tareas extensas son lógicas y fáciles de recordar, y cada paso principal tiene pasos secundarios detallados. Si no estableces una lista de verificación, sin duda olvidarás algo. En el ejemplo ya mencionado, la lista de lugares en los que publicas el nuevo puesto de trabajo debe estar incluida en la primera tarea. Si esta tarea secundaria no está incluida, cada vez que desees contratar a alguien tendrás que intentar recordar los recursos que utilizaste con anterioridad.

Lo que creas es una lista de verificación que se actualiza constantemente. Esto tiene varias ventajas:

• Te ayuda a replicar el proceso cada vez que sea necesario, obteniendo resultados consistentes.

• Así como en los procesos recurrentes, se pueden actualizar continuamente, garantizando que tus procesos sigan mejorando.

• Al utilizar un sistema de gestión de proyecto que te permita archivar tu información, tendrás un registro de todos los pasos que diste para tu archivo.

Un proceso secuencial puede ser tan simple o complejo como sea necesario, asignado a una o más personas. El elemento crucial es que enlista todos los pasos que deben darse durante cierto evento.

3. Procesos futuros

Muchos procesos recurrentes y secuenciales empiezan como recordatorios únicos. Las tareas ad hoc son aquellas que no son parte de un proceso existente. Se trata de elementos que deben realizarse una sola vez y que no se repiten. Un ejemplo es un recordatorio a ti mismo para investigar sobre una nueva ley de impuestos de la que oíste hablar en uno de tus eventos o dar seguimiento con uno de tus proveedores sobre un color específico de pintura que necesitas.

La clave con las tareas ad hoc es escribirlas y registrarlas en tu lista de pendientes tan pronto como sea posible. Dado que no están relacionadas con otras cosas, pueden olvidarse fácilmente. A veces, estas tareas son las más importantes y, una vez en tu lista de tareas, es más probable que se lleven a cabo.

Estos tres elementos están en un flujo continuo. La meta es mover las tareas ad hoc a las primeras dos categorías de procesos tanto como sea posible. Si te das cuenta de que frecuentemente estás realizando el mismo tipo de tareas ad hoc, probablemente se trate de un proceso más grande y pueda sistematizarse.

Organizándolo todo para un futuro más brillante

Mientras más tareas se coloquen en los procesos recurrentes o secuenciales, más organizada estará tu compañía. Empezarás a obtener resultados consistentes y producirás un producto de mayor calidad.

Esto fue originalmente publicado en 2017 y desde entonces ha sido actualizado y puesto en circulación de nuevo en 2021.