Cómo usar diagramas para implementar procesos en tu empresa

Ahora que has decidido implementar procesos documentados para tu negocio, ¿cómo debes empezar?

Antes de cambiar cualquier cosa, es importante conocer cómo funcionan las operaciones actuales del negocio. Simplemente diagramar el estado actual de los procesos de la empresa revelará información valiosa que puede usarse para hacer mejoras y cambios efectivos. Sigue esta guía para diagramar los procesos de tu negocio.

Cómo empezar a diagramar

1. Empieza haciendo una lista de las áreas principales de tu negocio

Estas pueden incluir categorías principales tales como contabilidad, logística, ventas, mercadeo e investigación y desarrollo, entre otras. Puede que seas responsable de una o varias de estas.

2. Selecciona una para trabajar en ella, divídela en subcategorías, y empieza a diagramar cómo funciona actualmente cada proceso

Para empezar, sería bueno que seleccionaras el área que más conoces o la que necesita más trabajo. En mi caso, yo empecé con contabilidad y la dividí en subcategorías. Empecé con gestión de gastos e ingresos como categorías generales. Existen otras áreas que pueden incluirse, tales como informes financieros y auditorías.

Después, elabora diagramas sobre cómo funciona el proceso para cada subcategoría. Siempre que estoy dibujando el proceso, simplemente dibujo figuras con flechas para mostrar el flujo. Existen muchos recursos en línea sobre cómo diagramar. Te sugiero utilizar el método que sea más cómodo para ti para sintetizar las ideas tanto como sea posible.

El diagrama inicial debe incluir los pasos principales para el proceso como está funcionando actualmente.

3. Detalla el diagrama

Ahora, especifica los detalles dentro de la subcategoría seleccionada. Si cierta tarea tiene niveles separados, incorpora estos como sea necesario. En gestión de gastos, por ejemplo, querrás hacerte preguntas como: ¿Quién aprueba los gastos? ¿Quién escribe los cheques? ¿Con qué regularidad? ¿Cuándo se distribuyen los cheques?

4. Descubre información que no conocías

Te sorprenderá lo que descubrirás cuando te tomes el tiempo para ver cómo se realizan las cosas en la actualidad. Estos son algunos ejemplos de las conclusiones a las que se llega al diagramar:

Pérdidas de tiempo

• Dos personas pueden estar haciendo el mismo trabajo innecesariamente o sin saberlo.

• Una persona hace el mismo trabajo dos veces, pero en días diferentes.

Errores latentes

• Hace falta supervisión en áreas importantes.

• No existe reconciliación entre sistemas o informes.

• Tareas que deben realizarse no están en la lista de deberes de nadie.

Cargas de trabajo pesadas

• El trabajo de una persona está repleto de tareas importantes, mientras que otra persona del equipo tiene responsabilidades más livianas.

Procesos extensos

• Hay muchos niveles de aprobación.

• Elementos se quedan en el escritorio de una persona más tiempo del necesario.

• Los entregables se envían en cierto día ya que siempre se ha hecho de esa manera, aunque el envío pudiera completarse desde antes.

Esto sucede porque los procesos tienden a desarrollarse orgánicamente a medida que la compañía crece. A veces el crecimiento sucede tan rápido que no hay tiempo para enfocarse en nada que no sea completar el trabajo. Si no existe una supervisión organizada sobre los procesos, la empresa entregará los resultados, pero posiblemente no de la manera más directa.

5. Evalúa y mejora los procesos

Ahora, analiza tu diagrama. Lo más útil es examinar el proceso con la persona que lo realiza para evaluarlo y mejorarlo juntos. Estas son algunas preguntas que puedes hacer:

• ¿Existe una mejor manera de realizar este proceso?

• ¿Qué riesgos existen en la estructura actual? ¿Dónde podría haber errores? ¿Cuál sería el peor de los casos en la configuración actual?

• ¿Qué se podría añadir al final para garantizar que todo quede reconciliado y minimizar los errores?

• ¿Qué pasos pudieran eliminarse para que este proceso sea lo más simple posible?

• ¿Cómo se podría organizar el equipo para que sus interacciones sean como un baile coreografiado?

• ¿Cómo se pueden distribuir las tareas de forma equitativa entre los miembros del equipo para que la carga de trabajo quede equilibrada entre todos?

Haz lo mismo para todas las áreas en las que trabajas actualmente. Después de completar las primeras, tal vez quieras regresar y mejorar tus diagramas originales. La meta es entender las tareas relacionadas tanto como sea posible.

Cuando termines de dibujar todos tus procesos, tal vez descubras que todo es como debe ser. Si, por otra parte, te encuentras con cosas desagradables o descubres algo que se puede mejorar, ya habrás dado el primer paso. Ahora sabrás en qué posición se encuentra la empresa y podrás crear el proceso que necesitas.

Esto fue originalmente publicado en 2017 y desde entonces ha sido actualizado y puesto en circulación de nuevo en 2021.