Cómo programar tus procesos de negocios como un programador profesional

Al elaborar procesos, el objetivo principal es crear una estructura que sea sencilla, elegante y tan automática como sea posible. Para este propósito, puede resultar útil el pensar en los procesos como un código y en ti como un programador. La suma del código que escribas será, por lo tanto, el programa de software que te ayudará a ti y a tu equipo a manejar tu negocio. Cada vez que crees un proceso nuevo, estarás escribiendo un código nuevo. Y al igual que un código, los procesos pueden modificarse para adaptarse a nuevas realidades.

Empieza a crear procesos de negocios como un programador

1. La creación del proceso inicia con la escritura del código

Para empezar, entrevista a la persona responsable del proceso o simplemente documenta tu propio proceso. Cuando tengas los pasos clave, escribe cómo funcionará este proceso. Para que este código sea tan efectivo como sea posible, tiene que establecer:

• lo que se tiene que hacer a diario

• quién está ejecutando la acción

• cuándo y qué tan seguido se tiene que hacer la acción

Un código tiene que ser exacto, y tus procesos también deben serlo. Mientras más precisas sean las instrucciones, mejor.

2. Asegúrate de que sea simple y completo

Por supuesto, el diseño de un código debe ser lo más simple posible. Si se incluye demasiada información, será tosco y difícil de seguir. Al mismo tiempo, es vital no dejar fuera ningún elemento crucial de información. Idealmente, el código funcionará en manos de cualquier persona que esté familiarizada tangencialmente con el área, por lo que debe diseñarse teniendo en cuenta este escenario.

La idea es que tu negocio funcione sin complicaciones, sin importar vacaciones, permisos por maternidad, rotación de empleados, o cualquier otro evento que pudiera tener un impacto en tu trabajo y producto. Si es necesario, una persona que tenga conocimiento básico puede encargarse de manejar el código en cualquier momento dado.

3. Después de escribirlo, ponlo a prueba

Implementa el código usando los parámetros diseñados inicialmente. Si esta es tu primera vez, te recomiendo completar el código tanto como sea posible, pero sin quedarte en la fase de diseño hasta que todo sea perfecto. Si no, te arriesgarás a nunca avanzar en la implementación, y es preferible tener procesos mediocres a no tener nada.

Pruébalos por una semana. Pídele al miembro del equipo que está probando los procesos que te dé comentarios sobre cómo se han establecido los procesos y si están funcionando de la forma esperada. Puede ser una buena idea el tener entrevistas de revisión a intervalos fijos una vez implementados los procesos. El programador entonces puede analizar elemento por elemento para ver cómo se puede mejorar el código.

Si son tus propios procesos, será todavía más fácil modificar el código mientras encuentras cosas que deben perfeccionarse. Sigue examinando tu rutina hasta que encuentres la mejor forma de establecer tus procesos.

4. Qué hacer con los errores

Es muy probable que encuentres errores en los procesos que has programado. Por ejemplo, es probable que te encuentres con elementos duplicados en dos áreas diferentes. Otra área en la que puede haber problemas es el tiempo: un proceso puede estar ocurriendo con demasiada frecuencia o no lo suficiente.

También puedes descubrir que una persona tiene demasiados procesos en un día y prácticamente ninguno el día siguiente. Es importante ver el diseño como un todo y asegurarse de que está bien coreografiado.

Para este momento, los procesos deberían estar funcionando adecuadamente. La persona ahora tendrá una idea clara de lo que tiene que hacer en el día y todo se realizará con eficacia. El trabajo se estará completado a tiempo.

5. Los procesos deben actualizarse constantemente

Los cambios son inevitables y los procesos, al igual que el software, tienen que modificarse. La frecuencia de las actualizaciones dependerá del área. Sin embargo, para asegurarte de que tu desempeño está en el nivel máximo, deberás mejorar continuamente tu software con modificaciones relevantes. Algunos ejemplos pudieran ser nuevos documentos que deben enviarse, diferentes responsabilidades de trabajo, y aumentos en la frecuencia.

Se puede establecer una evaluación semi anual para revisar los procesos de un área con la persona responsable para añadir las modificaciones necesarias y garantizar que no se hayan hecho cambios no deseados. Lo más efectivo es desarrollar una cultura de procesos en tu negocio, lo que resultará en que cualquier nuevo desarrollo se integre inmediatamente. Al igual que con un programa de software, querrás que solo los programadores entrenados modifiquen o actualicen el código. Sin embargo, el proceso de revisión debe ser ágil, ya que no debería haber niveles innecesarios de burocracia que obstaculicen la operación de tu negocio.

El cuidado y mantenimiento de tus procesos se verá recompensado

Al igual que un jardín, el programa debe ser cuidadosamente atendido y mantenido. Cuanto mejor sea tu código, mejor será el programa que ejecute tu negocio. Entonces, tu compañía seguirá creciendo mientras sigue mejorando y produciendo constantemente un producto de calidad.

Esto fue originalmente publicado en 2017 y desde entonces ha sido actualizado y puesto en circulación de nuevo en 2022.