¡Felicidades! Tu compañía está creciendo y tus equipos son cada vez más grandes: todo está avanzando de la manera que habías previsto. Es un momento emocionante, pero también hay mayor complejidad. Con más personas, se vuelve más difícil coordinar todo y los procesos se vuelven aún más importantes. Los procesos garantizan que no se pierda ninguna parte básica pero fundamental de tu flujo de trabajo y que todo esté funcionando sin problemas.
Cuando contratas muchas personas nuevas, la transición para los equipos puede ser difícil, el trabajo puede perderse y un gerente puede sobrecargarse rápidamente. Para ayudar a administrar mejor el trabajo, los procesos son imprescindibles. Hemos identificado algunas formas de hacer que el diseño de tus procesos sea más fluido.
Mantén la horizontalidad tanto como puedas
Cuando diseñes tus procesos, que tu objetivo sea compartir conocimientos. Cuantas más personas del equipo estén capacitadas en los flujos de trabajo del equipo, mejor. Si solo una persona sabe cómo realizar una tarea especial, es posible que tengas problemas cuando esa persona pida permiso por maternidad o salga de vacaciones. Además, cuanto más conozcan tus colaboradores el área a la que pertenecen, más podrán contribuir todos.
Esta es una estrategia que puedes usar: si hay informes importantes que necesitan revisión, la primera persona puede verificar el trabajo de la segunda persona y viceversa (para saber más sobre los niveles de revisión, lee Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de varios niveles). Además, trata de rotar las responsabilidades para que todos aprendan a hacer todo. Al tener personas dentro del equipo apoyándose entre sí, no sobrecargarás al gerente y todos se capacitarán en los diferentes tipos de trabajo, lo que hará que tu equipo sea más eficiente y resiliente.
Haz que sea un esfuerzo en equipo
Cuando estés diseñando los nuevos procesos, involucra a la mayor cantidad posible de personas de tu equipo. Crear procesos no es fácil; lleva tiempo, pero es una inversión de tiempo que vale la pena. Tómate el tiempo para pulirlos y hacerlos lo más fáciles de usar posible.
Puede llevar un poco más de tiempo de lo esperado configurar los procesos para que funcionen, pero he notado que cuanto más colaboramos, más sólidos son los resultados. No puedo exagerar la cantidad de tiempo que ahorrarás en el futuro si inviertes en configurar las cosas lo mejor posible ahora. Por encima de todo, el equipo debe estar contento con el resultado.
No confíes en una sola persona
Es muy fácil que el gerente se sobrecargue y se convierta en el cuello de botella. El gerente no tiene que hacerlo todo; puede delegar parte del trabajo de supervisión en otros miembros del equipo. Con este concepto, obtendrás dos beneficios: más tiempo para otros objetivos más estratégicos y, lo que es más importante, se desarrollarán más líderes.
Hemos descubierto que los mejores líderes son los que llevan mucho tiempo con nosotros. Se han adaptado y aprendido; han experimentado innumerables situaciones. Cuantas más oportunidades tengan para convertirse en líderes desde el principio, más rápidamente se desarrollarán los demás como resultado.
Mantenlo simple
Siempre que puedas, sintetiza y elimina información innecesaria. Un proceso debe ser lo más simple posible pero no más simple de lo que se requiere. No crees algo demasiado elaborado porque creará confusión y las personas no lo seguirán. Simplifica los flujos de trabajo tanto como sea posible.
¡Buena suerte y que tu organización siga alcanzando sus metas!
