Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles

¿Te has dado cuenta de cómo un pequeño error, como un número en el lugar incorrecto, puede llegar a causar mucho daño? Es algo que pasa todo el tiempo. Después de todo, una organización es un equipo de humanos trabajando para obtener un resultado deseado; y los humanos cometemos errores.

Puede que en cierta ocasión se envíe un cheque sin la aprobación debida o se mande un presupuesto con la cantidad incorrecta a un cliente importante. Estos descuidos pueden ser muy costosos ya que arreglarlos puede costarte dinero y dañar la reputación de tu negocio.

Entonces, ¿cómo podemos prevenir esos errores? Te recomiendo implementar un concepto que aprendí en mis años realizando auditorías: la revisión de tres niveles.

[Foto: Max Langelott/Unsplash]

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Cómo usar un proceso efectivo de revisión de tres niveles

Siguiendo como ejemplo nuestro departamento de contabilidad, a continuación verás cómo utilizamos el proceso de revisión de tres niveles para minimizar los errores con efectividad.

El primer nivel es la persona que ejecuta el proceso. Para un gasto, por ejemplo, la persona que recibe la factura y prepara el pago inicia el proceso al introducir el gasto en el sistema de contabilidad. En el primer nivel, se elabora el cheque cuando se verifican las aprobaciones necesarias.

Una segunda persona hace una revisión detallada del primer nivel. En este paso, la persona revisa que la factura y el registro en el sistema sean correctos y que el cheque se haya realizado por la cantidad correcta y para el proveedor correcto. El segundo nivel de revisión es, como un jefe me dijo en una ocasión: “otro par de ojos”.

Finalmente, el tercer nivel se encarga de una revisión final de todo el proceso para asegurarse de que todo esté bien. En este punto, el cheque se firma después de verificar toda la documentación de apoyo. Una revisión de un informe de gastos en el sistema de contabilidad de la compañía puede ser el tercer nivel del proceso de registro de contabilidad.

Por lo tanto, en el caso de nuestra empresa, todos los gastos y pagos son revisados por tres personas de manera semanal en un horario predeterminado. Este proceso logra minimizar los errores en la compañía. La tercera persona puede encontrarse con un cheque que no debe enviarse todavía o el segundo nivel puede encontrar un cero de más.

Existen otros beneficios de implementar niveles de revisión. Debido a que el sistema funciona como si fuera una cadena, la segunda y tercera persona no podrán completar sus tareas a menos que el primer nivel se haya completado a tiempo. Así que, las cosas que se postergan o suelen tomar más tiempo se realizarán con más prontitud, ya que la primera persona sabe que alguien más depende de su trabajo. Y, más importante aún, los errores se vuelven más escasos, ya que es parte de la naturaleza humana el hacer un mejor trabajo cuando sabemos que alguien está viendo lo que hacemos y depende de nosotros.

En nuestra empresa, utilizamos este concepto en áreas cruciales tales como finanzas y contabilidad. No todos los departamentos necesitan tres niveles, y todo dependerá de qué te parezca estratégico en tu organización.

[Foto: Christiam Perner/Unsplash]

[Foto: Christiam Perner/Unsplash]

Empieza a implementar la revisión de tres niveles

Al progresar en el diseño de tus procesos, te puede parecer excesivamente tardado el revisar todo tres veces. Sin embargo, cada revisión siguiente tomará menos tiempo. El primer nivel siempre es el más intenso en tiempo ya que la persona está haciendo el trabajo. El segundo nivel revisa todo lo que la primera persona hizo, pero no tiene que hacer el trabajo inicial. El tercer nivel es una revisión de más alto nivel, asegurándose de que el procedimiento haya sido razonable y de que los números tengan sentido.

La meta es minimizar los errores al nivel más bajo posible. Cuando el concepto quede implementado en tu compañía, se volverá parte de tu cultura: tus empleados lo necesitarán y dependerán de este. Como resultado, la calidad del producto del trabajo de la compañía mejorará. Tú y tu equipo pasarán menos tiempo apagando incendios y más tiempo haciendo que la empresa crezca.