6 ideas para hacer que tus procesos sean más resilientes

Cuando una compañía queda establecida, los procesos programados son necesarios. Estos garantizan consistencia y calidad y, con el tiempo, nos apoyamos en ellos, liberando espacio al no tener que recordar cada paso necesario para completar una transacción. El resultado es que tenemos más espacio para pensar estratégicamente.

Los procesos capturan el estado de la compañía en un punto en el tiempo, pero las compañías y las personas evolucionan constantemente, y los procesos también deben hacerlo. Si los procesos no están diseñados para ser resilientes, serán muy rígidos y se convertirán en una carga o eventualmente colapsarán, perdiendo todo el duro trabajo de la documentación e implementación que hemos invertido.

Para que los procesos sean perpetuamente relevantes, necesitan poder evolucionar. Tienen que ser resilientes o, en otras palabras, tienen que poder adaptarse a los cambios que ocurren a su alrededor y al mismo tiempo mantener su propósito. La cuestión entonces es cómo hacer que los procesos sean más flexibles y duraderos. Las siguientes son algunas estrategias que he utilizado en mi compañía, Celaque, para que nuestros procesos sean lo más resilientes posible.

1. Cada usuario es el propietario

Cada persona supervisa sus procesos. Cuando alguien llega a nuestra compañía, una de las partes más importantes del entrenamiento es sobre cómo funcionan los procesos y que pertenecen a cada equipo y persona. Cuando una persona empieza a depender más de estos, los procesos se transforman en herramientas que apoyan sus funciones en vez de sentirse como una carga. Al sentirse responsable, cada persona los adapta según vaya siendo necesario.

2. Se reasignan o mueven con facilidad

El software que uses debe permitir cambios rápidos de la persona asignada, fecha y descripciones. Si una persona está de vacaciones o se ausenta por otro motivo, esta debe poder reasignar con facilidad los procesos a otra persona o moverlos a una fecha diferente. En el caso de un empleado nuevo que esté asumiendo el papel de otra persona, entonces estos procesos se le pueden reasignar sin problemas al nuevo empleado.

3. Hazlos lo más breve y simple posible

Las mejores descripciones son aquellas que son tan concisas como sea posible, ya que demasiado texto puede distraer y el objetivo del proceso puede ser difícil de encontrar. Si el formato es simple y estandarizado (lee Configura tus procesos para obtener resultados más eficaces), las personas podrán llegar al corazón del proceso mucho más rápido.

Siempre que analizamos procesos, los revisamos para asegurarnos de que no sean muy verbosos y de que el formato sea el estándar de la compañía. Finalmente nos aseguramos de que tengan toda la información necesaria de la manera más simple posible.

4. Hazlos más valiosos

Si una persona llega a confiar en los procesos y los ve como una fuerte herramienta de apoyo, será más probable que los valore. Para que los procesos sean valiosos, deben contener toda la información necesaria de la manera más simple posible. Una frase que se le atribuye a Albert Einstein lo dice mejor: “Hazlo todo tan simple como sea posible, pero no más simple que eso.” Dado que los procesos se crean orgánicamente mientras la compañía crece, inevitablemente necesitarán un refinamiento continuo.

5. Mejóralos tan seguido como sea posible

Si ciertos procesos han dejado de ser relevantes, eventualmente pasarán de ser velas a anclas. Mientras los eventos y las circunstancias cambian constantemente, los procesos deben de hacer lo mismo para mantenerse al día. Esta idea se refuerza por los dos puntos anteriores: sentirse responsable y darles más valor a los procesos. Mientras más responsabilidad sienta una persona por sus procesos y mientras más valiosos sean, más probable será que la persona propietaria del proceso lo mantenga actualizado.

Además, aparte de las mejoras que realiza cada usuario, es útil tener un procedimiento de revisión de procesos cada seis meses o cada año para garantizar que todo esté actualizado. Cada vez que revisamos los procesos, hacemos mejoras. Incluso si nada ha cambiado en los procedimientos, no dejamos de crecer y aprender; encontramos mejoras que podemos hacer y que tal vez no habíamos considerado antes.

6. Modificarlos debe ser sencillo

Mientras menos burocracia haya para modificar los procesos, mejor. Los procesos son la programación de cómo opera una compañía (lee Cómo programar tus procesos de negocios como un programador profesional), así que deben alterarse con cuidado. Sin embargo, el usuario debe poder hacer cambios con facilidad. Si tiene demasiados pasos, las personas serán reticentes a hacer las modificaciones necesarias cuando llegue el momento.

En nuestra compañía, tenemos un sencillo formulario de solicitud de modificaciones que detalla toda la información requerida para el cambio. La persona que solicita el cambio asigna el formulario automáticamente a nuestro equipo de procesos, quienes lo reciben y programan los cambios. Dado que nos aseguramos de no modificar nuestros procesos por error y de que su contenido siga siendo relevante, revisamos todos los cambios con cuidado y rapidez.