Los procesos clave que necesitan una revisión de tres niveles

Antes del envío de cualquier documento importante ya sea de forma interna o externa en nuestra empresa, este debe ser revisado por tres pares de ojos. Hemos aprendido que una revisión por diferentes miembros del equipo garantiza que el producto final sea lo mejor posible. Lo que una persona no ve, la siguiente probablemente lo hará.

Una revisión de tres niveles puede parecer demasiado, pero todo lo que significa es que la primera persona crea el documento, la segunda realiza una revisión detallada, y la tercera hace un análisis general final para asegurarse de que todo se vea bien. Tener tres puntos de vista separados sobre los documentos importantes permite diferentes perspectivas y que estos informes sean más precisos.

Tipos

Hay documentos que producimos de forma constante/recurrente como parte de nuestros procesos que son altamente cruciales, así que nos aseguramos de que siempre tengan tres niveles de revisión. Esta práctica garantiza máxima calidad con errores mínimos. Para conocer más sobre los niveles de revisión, puedes leer en mi artículo: Obtén siempre el mejor resultado con revisiones de tres niveles.

Estos documentos altamente importantes deben estar libres de errores. Aunque la automatización de nuestro sistema nos ayuda a crear los documentos más rápido, deben revisarse para asegurarnos de no haber omitido o cambiado algo. Estos informes reciben información de varias fuentes así que, al realizar una revisión exhaustiva del informe final, se incluyen todos los pasos intermedios. Algunos ejemplos son:

• Estados financieros mensuales

• Declaraciones fiscales

• Contratos de clientes nuevos o modificación de los documentos

• Parámetros de toda la compañía

También aplicamos este concepto a documentos nuevos pero importantes. Ciertas propuestas y declaraciones se envían una sola vez. Por ejemplo, actualmente estamos buscando financiamiento para nuestro siguiente edificio. Los documentos que enviamos a los bancos fueron revisados en tres ocasiones distintas y, ya que la información era tan detallada y crucial debido a lo delicado del proceso financiero en sí, nos aseguramos de que estuvieran perfectos.

Cómo hacerlo

Para documentos importantes recurrentes, sistematizamos la revisión dentro de procesos. Por ejemplo, preparamos estados financieros de forma mensual. Por lo tanto, la primera revisión empieza el primer día del mes. La segunda revisión la realiza otra persona el segundo o tercer día. La tercera revisión se lleva a cabo alrededor del día cinco.

Estos niveles de revisión están programados dentro de los procesos que tenemos en la empresa. Las personas reciben un recordatorio el día que deben realizar esa tarea. De esta forma, nada se olvida. Además, los procesos mismos están etiquetados para mostrar qué nivel de revisión se está realizando, lo que da más transparencia y permite que todas las personas vean qué se está haciendo. Mi publicación, Los beneficios de implementar procesos en tu negocio, tiene más información sobre cómo implementamos y manejamos los procesos en nuestra compañía.

La práctica de revisiones se ha integrado tanto en nuestra cultura que las personas ahora buscan revisiones de otras personas. Dependemos los unos de los otros. Si llega a mis manos un documento importante, siempre pregunto quién ya lo ha revisado. Cuando se ha desarrollado una cultura de este tipo, la probabilidad de que se nos pasen errores involuntarios se reduce de forma significativa.

Revisiones continuas

La idea de la colaboración en equipo para asegurarnos de que los procesos se realicen con la mayor calidad posible tiene dos beneficios. Primero, une más a la comunidad, ya que las personas se revisan sus trabajos entre sí. Sabemos que dependemos los unos de los otros, y es útil considerar nuestro trabajo como un esfuerzo en equipo. Además, aprendemos sobre el trabajo de los demás, lo que aumenta la base de conocimiento dentro de la compañía. Si una persona revisa de forma continua el trabajo de otra, ambas adquieren la misma habilidad y una puede cubrir la vacante de la otra en periodos tales como vacaciones o permisos por maternidad.

No todos los procesos necesitan tres niveles de revisión. La mayoría no son lo suficientemente cruciales para ameritar el esfuerzo, pero es fácil realizar una revisión detallada de aquellos documentos que sí son lo suficientemente importantes. Además, el equipo estará más tranquilo al saber que toda la información esencial es lo más precisa posible.