Las nuevas contrataciones: cómo ajustar los procesos de tu negocio

El mayor beneficio de los procesos es que son adaptables. Son organismos vivos que pueden modificarse conforme la compañía crece y cambia. Cuando una estructura con procesos preexistentes ya está establecida, es más fácil ajustar, añadir o quitar responsabilidad en el momento que el equipo crece y evoluciona.

Cuando una persona nueva se une a tu compañía, los procesos actuales pueden ser la base para que tú y tu equipo puedan ver el trabajo que se está haciendo ahora y cómo puede modificarse. Desde este punto y si es necesario, es más fácil reducir la carga de trabajo de los miembros del equipo y asignar responsabilidades nuevas.

El estado actual

Analiza cómo está distribuido el trabajo actualmente en tu equipo. Si los miembros del equipo ya utilizan una aplicación de administración de proyectos, como Wrike, puedes exportar los procesos y saber qué está haciendo quién. También puedes crear un calendario que muestre las fechas en que se está haciendo el trabajo y hasta evaluar cuánto tarda ese trabajo.

Normalmente encontrarás sorpresas. Tal vez descubras que el trabajo que pensaste que se estaba llevando a cabo no se está completando en el tiempo requerido, o que dos personas están haciendo la misma tarea cuando solo es necesario que una de ellas lo haga. Con el tiempo, la entropía (que es el nivel de desorden en un sistema) va creciendo, y tus procesos se vuelven desorganizados (mira mi publicación El importante papel de la entropía en los negocios para saber más sobre cómo la entropía puede afectar a tu negocio). Como mínimo, encontrarás deficiencias que pueden corregirse.

Haz una lista

Junto con el equipo, haz una lista de las nuevas responsabilidades para la persona nueva, así como para el resto del equipo. Tal vez contrataste a una persona nueva debido a que el resto del equipo tenía demasiado trabajo. Si es así, la lista debe mostrar las responsabilidades que serán pasadas de un miembro del equipo a otro.

Si estás contratando para manejar trabajo adicional que es nuevo para la compañía, entonces analiza quién trabajará en qué. Por ejemplo, la persona nueva tal vez se encargue del trabajo ya establecido, mientras que un miembro más experimentado se encargará de las responsabilidades nuevas, o vice versa. Tú y tu equipo también pueden optar por un enfoque híbrido en el que haya una redistribución del trabajo anterior, así como de las tareas nuevas. En cualquier caso, diseña tu lista antes de programar los procesos nuevos.

Redistribuye el trabajo

Asigna las responsabilidades como sea necesario. Te recomiendo crear una hoja de Excel con los procesos anteriores en una columna y los procesos nuevos en la columna siguiente. Puedes incluir a la persona asignada y qué tan seguido debe realizarse la tarea. Si una tarea es dividida en dos o es modificada, también puedes dejarlo claro en el documento.

Si estableces el trabajo en un calendario, puedes revisarlo para ver que la distribución del trabajo tenga sentido. La carga debe distribuirse uniformemente en el equipo y en el mes. Dado que tú y tu equipo revisarán todas las responsabilidades, será la oportunidad perfecta para mejorar el flujo de trabajo del equipo y asegurarte de que el trabajo avance de forma eficaz y con el menor número de obstáculos posible. Haz todos los cambios que sean necesarios.

Modifica los procesos

Programa los cambios en tu software. Nosotros usamos Wrike, que es un sistema de administración de proyectos. Para saber más sobre cómo lo usamos, puedes leer 6 razones por las que te encantará Wrike. La plataforma que uses te permitirá cambiar los procedimientos para que queden asignados a la persona correcta. Puedes mover fechas y hacer cualquier otra mejora en la que hayas trabajado durante la etapa de diseño.

Cuando termines de programar, analiza la distribución de tareas como un todo para asegurarte de que no falte nada y de que no haya errores. Además, cuando se pongan en acción los procesos nuevos, asegúrate de que el equipo informe cualquier error o cambio que les gustaría hacer. Los procesos tienen que ser útiles para el usuario final, así que es una buena inversión de tiempo el asegurarse de que todo funcione como debe. Cuando este proceso haya terminado, estarás listo hasta la siguiente contratación.