Un mecanismo que hemos descubierto que funciona bien para dar seguimiento y manejar proyectos complejos en nuestra compañía, Celaque, es tener reuniones de manera regular. Nos reunimos cada semana o cada dos semanas para analizar una agenda establecida por la persona que dirige las reuniones. En ellas, tomamos decisiones importantes como grupo y manejamos como avanzan nuestros proyectos. Desde que empezamos estas reuniones, hemos visto que podemos tomar mejores decisiones y trabajar más rápido ya que todo el grupo comparte la responsabilidad por los proyectos.
Las reuniones pueden ser abrumadoras y hasta negativas si no se utilizan adecuadamente porque pueden desperdiciar mucho tiempo. Por otro lado, también pueden ser poderosas herramientas si se usan por las razones correctas. En el caso de grupos de comité que se reúnen para trabajar en proyectos, pueden tener un gran impacto. Las áreas o planes multifacéticos normalmente requieren de varios puntos de vista ya que son demasiadas las variables que se deben considerar. Una persona puede ver el trabajo desde una perspectiva y otra desde un punto de vista totalmente diferente. Por lo tanto, se logrará llegar a un mejor producto.
![[Foto: Drew Beamer/Unsplash]](https://www.pamelaayuso.com/wp-content/uploads/2021/01/20190429-HowtoStreamlineProjectManagementandEffectiveness_02.jpg)
[Foto: Drew Beamer/Unsplash]
Las mejores prácticas
El proceso para el desarrollo de propiedades nuevas es un área en la que las decisiones tomadas por comité son útiles. Estas reuniones no solo se basan y toman información del mercado inmobiliario, un sistema complejo en sí, sino que el diseño, la planificación y la construcción de un nuevo edificio tiene varios niveles a considerar. La mejor forma que hemos encontrado de lidiar con la incertidumbre es mediante decisiones tomadas por un comité, y es así como trabajamos en los desarrollos nuevos.
Tenemos un equipo dedicado a los desarrollos nuevos que se reúne cada dos semanas. Hemos seleccionado a un grupo diverso de miembros que hablan sobre la estrategia, el estado de nuestros proyectos, y pasos a seguir para garantizar que cumplamos con nuestros objetivos. También hablamos del mercado, las nuevas oportunidades disponibles y posibles proyectos futuros. Con el tiempo, hemos encontrado formas de hacer que las reuniones sean lo más productivas posibles.
Selecciona al equipo
Todos los que saben del tema asisten a la reunión. Es importante tener a miembros del equipo con diferentes fortalezas en la reunión para que el grupo sea equilibrado. Limitamos nuestros grupos a seis o siete personas, y pueden ser incluso solo de cuatro. Si hay demasiadas personas cualificadas para asistir, se pueden seleccionar a uno o dos representantes de cada equipo. Un grupo muy grande será complicado, y uno muy pequeño no se beneficiará de las ventajas de varias perspectivas.
![[Foto: Daniel Olah/Unsplash]](https://www.pamelaayuso.com/wp-content/uploads/2021/01/20190429-HowtoStreamlineProjectManagementandEffectiveness_03.jpg)
[Foto: Daniel Olah/Unsplash]
Ten una agenda
Se debe preparar una agenda con anticipación. Esto le da estructura al uso del tiempo y a los puntos de los que se hablará. Si no hay puntos claros, la reunión se desviará del tema y se desperdiciará tiempo valioso. Una agenda también sirve como mecanismo para garantizar que la meta de la reunión se cumpla.
Revisa elementos anteriores
Para garantizar que el proyecto está avanzando, se debe conversar sobre las acciones que se han tomado antes de la reunión y sobre el progreso general del proyecto. Si estos puntos no se incluyen, puede que queden relegados, y meses después probablemente descubrirás que una acción importante no se llevó a cabo.
Limita la agenda
Encárgate solo de lo que deba hablarse durante la reunión para que todo lo demás pueda manejarse después de la reunión. Por ejemplo, actualizaciones que no se tienen que considerar a detalle como grupo pueden enviarse a los participantes por medio de un correo electrónico el día anterior para no utilizar tiempo adicional. Puedes adjuntar una copia de este correo a la agenda por si algunos de los participantes no leyeron estos puntos a tiempo.
![Foto: Daniel von Appen/Unsplash]](https://www.pamelaayuso.com/wp-content/uploads/2021/01/20190429-HowtoStreamlineProjectManagementandEffectiveness_01.jpg)
Foto: Daniel von Appen/Unsplash]
Entrena a otros
Usa estas reuniones como tu sistema para garantizar que el conocimiento se pase a los demás. Tratamos de incluir a personas con más experiencia en las reuniones junto con miembros más nuevos del equipo. Los últimos se benefician del conocimiento que los primeros pasan al resto del grupo. Estos aprenden a reconocer los riesgos y cómo funciona el proceso en general. Por supuesto, el grupo entero se beneficia de la perspectiva fresca de los miembros nuevos que aportan otros puntos de vista a la discusión.
Documenta
Documenta todo lo que hayas aprendido y que aplicarás en el futuro. Se comparte mucho conocimiento en estas reuniones, así que lo mejor que puedes hacer es encontrar una forma de absorber las mejores prácticas en los sistemas/procesos/documentos de la compañía. De esta forma, la información se quedará en la compañía de forma permanente para referencias futuras.