Los procesos de negocios y cómo mantenerlos

La desventaja de trabajar con procesos es que requieren mantenimiento. Las personas pasan a diferentes puestos o compañías, la forma de hacer el trabajo cambia y hay cambios en las regulaciones; la variación es una constante en los negocios. Para que los procesos sigan siendo relevantes, un negocio debe planear y prepararse para el cambio.

En la actualidad, recuerdo este hecho más que nunca. Actualmente estamos haciendo una revisión general de todos nuestros procesos para reorganizarlos por departamento y función. Mientras reclasificamos los procesos, también cuestionamos el diseño general de cada departamento y mejoramos las tareas. Dado que estamos reprogramando todo en toda la compañía, esto se ha convertido en un gran proyecto.

Ya vamos a la mitad del proyecto, y hemos encontrado errores pequeños que evitaban que las operaciones de la compañía funcionaran de forma fluída. Descubrimos contenido en los procesos que ya no era aplicable, como los nombres de antiguos empleados o equipos y hasta procesos duplicados. También tuvimos que mejorar parte del formato para que las tareas fueran más fáciles de entender.

La única forma de evitar que los errores se acumulen con el tiempo es planear revisiones recurrentes para evaluar todos los procesos programados en la compañía. Como un jardín, los procesos necesitan limpieza de la mala hierba, agua y mantenimiento. Un jardín hermoso no aparece de la nada; requiere mucho trabajo y cuidados. Es por esto que una revisión detallada una o varias veces al año es vital.

Cómo realizar una revisión detallada

Descarga y compara

Para que el procedimiento de revisión sea efectivo, debe ser detallado. Por eso, para empezar, todos los procesos deben descargarse y analizarse. Nosotros usamos Wrike, un software de administración de proyectos, para manejar nuestros procesos. En Wrike, puedes exportar con facilidad todos los procesos y tareas individuales a un archivo de Excel. Después de recopilar toda la información, puedes organizarla por equipo, función, frecuencia y persona asignada.

Idealmente, cuando programaste por primera vez tus procesos, creaste un archivo maestro que incluye todos tus procesos principales y tareas asociadas. Si no tienes uno para la primera revisión, elabora uno y púlelo mientras revisas. En caso de sí tener una base de datos para todos tus procesos, compara la información que descargaste con el archivo maestro. Ve si algo ha cambiado, y si ha cambiado, por qué.

Evalúalo con las personas encargadas

Ten una entrevista con las personas encargadas. Cada equipo deberá apartar tiempo para dedicarse exclusivamente a la revisión. En nuestra empresa, Celaque, el procedimiento de revisión se realizará dos veces al año. Cada equipo analizará cada proceso para asegurarse de que siga siendo aplicable. También revisarán si algo puede mejorarse o si hay un diseño mejor.

Analízalo todo con las personas involucradas, ya que es una inversión importante de tiempo para cada persona. Los procesos son el motor que mueven a una compañía, y si algo hace falta o es ineficiente, puede resultar en mayores pérdidas de tiempo comparado con el trabajo que se ocupa para preparar los procesos. También sirve como oportunidad de entrenamiento para los nuevos miembros del equipo y líderes para ver todo el trabajo que realizan.

Analiza

Cuando las entrevistas hayan terminado, analiza el producto final y asegúrate de que las cargas de trabajo sean apropiadas. También asegúrate de que haya equilibrio en los días de la semana. Puede que en ocasiones haya más trabajo, como a final de mes, pero si esto es apropiado para el puesto, entonces no hay problema.

Programa

Finalmente, haz los ajustes necesarios y actualiza tanto los procesos como el archivo maestro. Asegúrate de eliminar toda la información anticuada/irrelevante y de que todo esté clasificado correctamente. En nuestra empresa, tenemos carpetas para cada una de las tareas por departamento, usuario y función. En nuestro caso, nada debe estar fuera de esas carpetas.

Es útil que cada equipo ofrezca comentarios sobre la configuración final. A final de cuentas, es la persona usuaria la que debe estar 100% satisfecha con el producto final. Muchas veces, las personas encontrarán errores que no fueron obvios durante la programación de los procesos. En otros casos, el diseño no será efectivo y deberá modificarse. Sea como fuere, la retroalimentación hará que el producto final sea mucho mejor.

Realizar este trabajo de mantenimiento es esencial. Este evitará la acumulación de errores importantes y te ayudará a detectar cambios urgentes a tiempo. La compañía funcionará de mejor manejar y tu resultado final te lo agradecerá.