NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP

Hace tres años, nos dimos cuenta de que nuestro sistema de contabilidad actual ya no cumplía con nuestras necesidades. Cuando apenas empezábamos, manejábamos toda nuestra actividad contable en una hoja de cálculo de Excel. Después implementamos Zoho Books, un sistema de contabilidad básico y trabajamos con este durante cuatro años. Al momento de su implementación, había sido una gran mejora, y lo considero como un excelente sistema de software de contabilidad para empezar. Sin embargo, después de algunos años, nos dimos cuenta de que estábamos listos para obtener algunas funciones más avanzadas.

Seleccionar un sistema nuevo no fue algo sencillo. Somos desarrolladores de bienes inmuebles, y nuestra industria tiene peculiaridades que no encajan en los modelos de negocios estándar. Por ejemplo, no solo vendemos, sino que también alquilamos propiedades. Además, nuestro proceso de manufactura varía de edificio en edificio, y a veces de tipo de apartamento a tipo de apartamento.

También, nos dimos cuenta de que teníamos que manejar todas las transacciones de nuestra empresa mediante el uso de un solo sistema en el futuro. Como empresa, compramos materiales que se combinan para crear un edificio que después es vendido o alquilado; este proceso debía unificarse. En este punto, manejábamos nuestras compras por medio de Excel, nuestra contabilidad a través de Zoho Books y nuestras ventas por medio de Zoho CRM, un software de administración de relaciones con el cliente diseñado para ayudar a equipos de ventas.

Estaba claro que algo tenía que cambiar, y reconocimos que esto tendría un impacto en todo. El sistema nuevo tendría que abarcar a cada departamento para conectar a toda la compañía como una unidad cohesiva.

1. La fase de exploración

Empecé a buscar alternativas para los sistemas que estábamos usando. Si queríamos unir a compras con contabilidad y ventas mediante un sistema coordinado, necesitábamos un software de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Había muchas opciones disponibles y algunas hasta se especializaban en el desarrollo de bienes inmuebles. Lo que podían hacer estos sistemas era sorprendente: proporcionaban automatización, precisión, personalización y flexibilidad. Al mismo tiempo, me di cuenta rápidamente de que los ERP son costosos.

Recopilé toda la información que pude y tristemente pospuse el proyecto para el futuro ya que simplemente no teníamos el presupuesto. Después de aprender sobre todo lo que un ERP podía ofrecer, fue difícil regresar a nuestro sistema y proceso original. Sin embargo, la idea nunca salió de mi mente ya que en realidad necesitábamos hacer el cambio.

Finalmente, después de alrededor de un año, pudimos justificar el costo y dedicamos parte del presupuesto anual para el sistema. Felizmente llegó el momento de hallar nuestro sistema favorito y empezar a implementarlo.

2. Evalúa las opciones

En el año que pasó mientras esperábamos la aprobación del presupuesto, no cambió mucho el mercado de softwares, pero de todos modos volvimos a investigar las opciones. Hice una lista de todos los sistemas viables y disponibles, que incluyó a Intacct y Financial Force. También vi ERP diseñados específicamente para desarrolladores de bienes inmuebles, pero desafortunadamente estaban fuera de nuestro presupuesto. Finalmente decidimos enfocarnos en los ERP diseñados para una gran variedad de industrias con la idea de modificar alguno para adaptarse a nuestras necesidades.

Como empresa de bienes raíces, también debíamos considerar cómo manejaríamos áreas cruciales de enfoque, como la administración de propiedades, documentos legales y ventas. La lista de opciones incluía el sistema ERP y posibilidades para manejar cada una de las áreas adicionales.

Probamos demos de diferentes opciones, pero solo dos funcionaban bien con nuestro presupuesto e industria: NetSuite y Financial Force. Vimos los pros y los contras de los dos sistemas. Algunos de los puntos que analizamos fueron:

• Las fortalezas y debilidades de cada sistema

• Informes nativos y flujos de trabajo

• Posibilidades de modificación y mejoras

• Liderazgo en el mercado

• Perspectiva del futuro: quién es el dueño de la compañía y cuánto invierten en actualizaciones

• Integración del sistema con otras aplicaciones

Hicimos una lista de requisitos todavía más detallada para ver cómo manejaríamos algunos de nuestros informes principales en cada sistema. Por ejemplo, debíamos entender cómo manejaríamos nuestro presupuesto de construcción y estados financieros para más de una compañía.

3. Selección y negociación

Pusimos una fecha límite para decidir entre los dos sistemas, y esta ya estaba por cumplirse. Después de probar las opciones y considerar los precios, nos decidimos por NetSuite. Esta fue la única opción que hacía todo lo que necesitábamos con el presupuesto que teníamos.

Sin embargo, hubo una cosa que me encantó de Financial Force que NetSuite no hacía tan bien: la integración con AppExchange de Salesforce. En AppExchange, hay aplicaciones para cualquier función de negocios que te puedas imaginar, lo que significa que integrar componentes diferentes en un sistema principal es más fácil.

A pesar del AppExchange, elegimos NetSuite, ya que fue el ganador en casi todas las categorías que examinamos. También encontramos soluciones para cada una de las áreas cruciales que debíamos resolver. Por ejemplo, encontramos que podíamos desarrollar una mejora en nuestro proceso de contratos que podía tomar la información del cliente y crear un archivo PDF directamente desde el sistema.

Cuando estuvimos seguros, negociamos con nuestro proveedor. Les dimos el número de usuarios y nuestros requisitos, y pudimos obtener el sistema al precio que necesitábamos.

4. Los siguientes pasos

Seleccionar el sistema resultó ser la parte sencilla; el trabajo real estaba por venir. Definimos una línea de tiempo con responsabilidades claras y empezamos la implementación. Se necesitó trabajo intenso y mucha concentración, pero NetSuite no nos decepcionó.

NetSuite ha sido una excelente herramienta para nosotros. Ya tenemos más de un año usándolo, y podemos hacer todo lo que necesitábamos y más. Es lo suficientemente sofisticado para seguir creciendo junto con nosotros en el futuro.

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