4 pasos sencillos para arreglar problemas en tus procesos

Aunque ya tengas procesos funcionando bien en tu negocio, en ocasiones tendrás que enfrentarte a problemas. Tal vez un boletín no fue enviado en la fecha debida, o hace falta información en uno de los informes. Es imposible predecir y documentar todas las cosas que pudieran ocurrir en tus procesos.

Así que, ¿qué puedes hacer cuando encuentras una falla en la forma en que algo debe hacerse? Tienes dos opciones: puedes arreglarlo de forma temporal, o puedes prevenir el problema para que no vuelva a ocurrir. Vale la pena tomarse el tiempo para descubrir qué pasó y arreglar el problema para el futuro.

Pasos para resolver problemas

Para responder de forma rápida y efectiva a los problemas en los procesos, te recomiendo el siguiente procedimiento:

1.  Arregla el problema inmediatamente

Antes que nada, detén la hemorragia, haz lo que tengas que hacer, llama a quien tengas que llamar y resuelve el problema. Las personas afectadas por el problema probablemente no querrán esperar a una autopsia sobre lo que sucedió. Solo quieren que quede resuelto y seguir con sus asuntos.

2. Identifica la fuente del problema

Llegar a la raíz del error es muy importante. A veces, la primera respuesta que encontramos es superficial y no llega al fondo del asunto. Intenta hacer preguntas que revelen por qué ocurrió en primer lugar. Las áreas en las que te puedes enfocar son:

a. El origen: Una buena técnica es la de Los cinco ¿Por qué?. Este enfoque, originalmente desarrollado por la compañía Toyota, te permite llegar hasta la causa real de cualquier problema. La forma en que funciona es mediante una sucesión de preguntas de por qué ocurrió el problema, y seguir preguntando por qué pasó eso hasta que llegues al quinto por qué. Los cinco ¿Por qué? te obligan a llegar al fondo de cualquier asunto.

b. La responsabilidad: Determina quién era el responsable de esa área. Puedes hacer las siguientes preguntas: ¿Quién es actualmente el responsable? ¿Quién debería ser el responsable? Un problema común es que en realidad nadie estaba designado como el responsable.

c. El tiempo: La programación de un proceso puede ser fuente de problemas. Pregúntate: ¿Cuándo debería haber ocurrido? ¿Qué tan seguido debe hacerse? Un ejemplo de un error de tiempo es que el proceso no inicie lo suficientemente pronto y no haya suficiente tiempo para terminarlo todo.

3.  Comunícate

Una vez hayas descubierto qué fue lo que ocurrió, es crucial que todas las personas involucradas sepan por qué ocurrió el problema y lo que se hará para corregirlo. La comunicación con todos los involucrados es extremadamente importante por varias razones:

a. Esto garantizará que el problema no vuelva a ocurrir.

b. Los comentarios sobre el problema y la implementación propuesta serán útiles para todos.

c. La comunicación enfatizará la cultura de procesos que estás desarrollando en tu negocio.

4. Implementa los cambios

Después de apagar el incendio, definir la fuente del problema y comunicarte con todas las partes responsables, será momento de implementar cambios permanentes en el proceso. Aquí tienes algunos consejos:

a. Documenta la modificación al proceso tan pronto como puedas para que no se repita el error.

b. Trata de añadir el proceso nuevo a un proceso actual que funcione bien.

c. Sé explícito, pero también conciso.

d. Verifica que el cambio haya funcionado.

Empieza a arreglar los problemas de tus procesos desde hoy

Siempre habrá problemas. Lo que hará una diferencia en tu compañía será la forma en que tú y tu equipo reaccionen ante estos. Mientras más inviertas en tus procesos estos mejorarán, serán más completos y se adaptarán mejor a las situaciones actuales.