Es fácil saturar tu escaso tiempo: aprovéchalo

El tiempo es nuestro recurso más valioso; no puede comprarse ni recuperarse. Todos tenemos las mismas 24 horas al día.

Dado que crear más tiempo no es una opción, lo mejor que podemos hacer es controlar la forma de usarlo. Sin embargo, es más fácil decirlo que hacerlo. Todo parece necesitar tiempo. Las reuniones, clientes, empleados, proyectos nuevos, problemas y negocios cotidianos no paran. Las exigencias constantes rápidamente pueden llevarse todo el tiempo disponible.

Perdiendo el control

A veces, las cosas que no son prioridad nos quitan más tiempo del debido. Es como si pasáramos días enteros apagando un incendio tras otro. Las solicitudes más estridentes se llevan la mayor cantidad de atención. Sin un plan claro, los compromisos arbitrarios pueden gradualmente robarnos más y más tiempo. Eventualmente, dejamos de hacer las cosas que necesitamos o queremos.

Mientras tanto, las prioridades quedan postergadas y relegadas cuando deberían ser lo primero que hacemos en el día. Siguen apareciendo cosas secundarias y, debido a que pasamos tiempo en estas, nos confundimos creyendo que avanzamos en la dirección correcta.

Las prioridades son lo más importante

Puede que no todo esté perdido. Tal vez avances en la dirección correcta en general; pero, ¿lo haces con la mayor rapidez posible?

La analogía de las rocas y el frasco ilustran este desafío. Si deseas llenar un frasco con arena, piedras pequeñas y rocas grandes, ¿cuál es la forma más eficiente de hacerlo? Toma el frasco y coloca las rocas grandes primero. Después, llena el frasco con las piedras pequeñas y, finalmente, con la arena. Si, al contrario, empiezas con la arena, el frasco se puede llenar rápidamente, dejándolo sin espacio para las piedras y rocas. La arena puede arruinar hasta las mejores intenciones.

Nuestras prioridades de negocios son las rocas grandes. Estas siempre deben ir al principio de la lista. Estas cambian constantemente, y es importante estar al tanto de lo que son en la actualidad. Sin embargo, las prioridades tienden a ser similares: mantener los ingresos altos y los costos bajos, asegurarse de que empleados y clientes estén satisfechos, mejorar las operaciones/productos, y empezar nuevos proyectos que apoyen estas prioridades.

Cuando ya te hayas encargado de las rocas grandes, ahora podrás ocuparte de las piedras pequeñas. Estas son tareas secundarias que están relacionadas con las prioridades del negocio pero que son de una exigencia menos crucial. Finalmente, si queda espacio, puedes tomar tiempo para la arena, es decir, todas esas tareas pequeñas o de poco impacto que no son prioridades. Algunas de estas son distracciones y deben eliminarse.

Esta metáfora puede traducirse en organizar tu lista de tareas por prioridad diaria. Dedica 5 minutos en la mañana para establecer tus tareas diarias. Para cada elemento, analiza si es o no una prioridad. Si no lo es, deberá bajar en la lista, sin importar lo exigente que sea.

Los beneficios de tener control

Se necesita práctica para identificar y bloquear el acceso de la arena, pero mientras menos prioridad le des, más fácil se volverá el discernir entre lo que vale la pena tu tiempo y lo que no. Esto crea un espacio que puede usarse con cuidado para seleccionar las prioridades de tu empresa. Con el tiempo, esto se convertirá en una oportunidad para mayor crecimiento.

Las prioridades claras te ayudarán a enfocarte en lo que de verdad importa para ti y tu negocio. Aunque ciertas exigencias son inevitables, usarás mejor tu tiempo con las cosas que hagan la mayor diferencia y que te ayuden a progresar con rapidez.

¿Cómo te encargas de tus prioridades diarias? ¿Cuáles son algunas de las exigencias más irrelevantes que intentan robarte tu tiempo?