Automatizar los procedimientos de tu oficina resulta en numerosos beneficios invaluables: aumentas tu productividad, mejoras tu precisión y, lo mejor de todo, ahorras tiempo y dinero (lee más sobre los beneficios en Los beneficios de implementar procesos en tu negocio). La meta final es hacer que las cosas pasen de realizarse manualmente a descubrir e implementar mejoras que agilicen las actividades de tu empresa. Estas ideas breves pero ahorradoras de tiempo ofrecen grandes beneficios a futuro. Toda gota de energía que puedas ahorrar te dejará espacio para desarrollar mejoras y crecimiento.
Para empezar, estudia lo que ya estás haciendo de forma cotidiana. Intenta cambiar una cosa a la vez. Cuando empieces a analizar la forma en que funciona tu negocio, puede que descubras algunas soluciones sencillas.
1. Agrupa tareas y utiliza el principio OHIO
Al agrupar tareas, el concepto de “Hazlo solo una vez” (el principio OHIO, por sus siglas en inglés) es muy útil. La clave está en asegurarse de que las responsabilidades estén agrupadas para ser más eficaz. Después, como lo declara este principio, trabajas en estas y continúas hasta que todo quede completado. Con esta práctica, no tendrás que detenerte y empezar de nuevo algunas horas después.
La idea es agrupar tareas relacionadas, programar un horario recurrente en tu agenda y solo trabajar en estas en el horario asignado. Por ejemplo, el principio OHIO aplica a la revisión semanal de contabilidad de la persona que lidera un negocio. En vez de analizar diferentes informes a diferentes horas durante la semana, puedes hacer una lista de todos los informes/métricas importantes tales como cuentas por cobrar, cuentas por pagar y flujo de efectivo, y revisarlas al mismo tiempo. Al apartar un tiempo para revisar la contabilidad a fondo de manera regular, esto siempre se hará bien y de forma efectiva.
2. Crea formas de ahorrar tiempo
Busca formas de ahorrar tiempo al eliminar pasos duplicado para realizar tareas de forma más eficaz. Esto te permitirá ahorrar tiempo en tus actividades. Crear plantillas y listas para documentos que se utilizan continuamente también puede agilizar los procedimientos. Estos son algunos ejemplos:
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Plantillas de propuestas para clientes por producto
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Borradores de correos electrónicos que pueden reutilizarse para comunicarse con los clientes
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Listas de preguntas de reclutamiento que se utilizan con los nuevos candidatos
3. Asigna responsabilidades completas
Algunas tareas dentro de procesos se asignan por partes. Esta fragmentación ocurre cuando una persona, en vez de encargarse de todo el flujo, se encarga de una sola parte del proyecto mientras otra persona se encarga de la siguiente parte. Como alternativa, intenta asignarle a una persona el proceso entero y asigna a otra para la revisión. El beneficio es que se esclarecen las responsabilidades y tendrás un nivel adicional de revisión.
4. Documéntalo todo
Deja un rastro para ti mismo: documenta todo lo que hagas por primera vez, ya que estas actividades pueden repetirse en el futuro. Puede ser tan simple como guardar la información de contacto que has buscado y documentar los pasos que tomaste para realizar un proceso. La siguiente vez que lo hagas, te ahorrarás mucho tiempo y energías.
5. Haz un diagrama
Hacer diagramas es una excelente forma de visualizar y planificar tu proceso de automatización. Querrás hacer esto para cada área en tu negocio. Incluye detalles como quién es responsable de la tarea y qué otros departamentos están involucrados en la aprobación.
Existen buenos recursos online para ayudarte a crear diagramas, y también puedes leer mi publicación Cómo usar diagramas para implementar procesos en tu negocio para más información.
6. Utiliza software eficaz
Usa software relevante y actualizado para impulsar la automatización. Si utilizas un software que se pueda personalizar, diséñalo para ahorrarte pasos. Nuestro software para la administración de la relación con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) le envía automáticamente un email a nuestro equipo cada vez que hay una venta. Este cambio simple nos ha ahorrado mucho tiempo ya que ahora todos en el equipo están informados. Todos sabemos qué está disponible en cuanto hay un cambio, y pasamos menos tiempo buscando información o trabajando con datos equivocados. Conforme va creciendo la compañía, te recomiendo implementar software más complejo para automatizar el flujo de trabajo todavía más. Cada segundo ahorrado en cada transacción llega a convertirse en minutos y después en horas.
Las pequeñas mejoras constantes tienen un gran impacto con el tiempo
La idea es seguir simplificando y automatizando. Sigue buscando, arreglando y optimizando, y las mejoras se irán acumulando con el tiempo; las oportunidades son infinitas. Con el progreso de la tecnología, siempre habrá nuevas maneras de actualizar cómo haces las cosas. Estas pueden ser simples mejoras para la administración del tiempo o cambiar tu software a uno que se integre mejor en todos los departamentos de la empresa. Con el tiempo, tus procesos serán tan impecables como tus productos.