El final de Excel y cómo sustituirlo (en su mayor parte)

Encabecé una cruzada para eliminar Microsoft Excel de nuestra compañía durante un año y medio. Pero no me malinterpretes, Excel es una herramienta maravillosa. He usado Excel por muchos años, y esa noble hoja de cálculos tan leal ha estado conmigo en las buenas y en las malas. Durante mis días como estudiante de contabilidad, programé y preparé mis estados financieros por medio de Excel. Como pasante de banca de inversión, aprendí a crear modelos financieros avanzados con la misma herramienta. En Alianza, la compañía en la que trabajé anteriormente y en donde me encargaba del departamento de contabilidad, también usábamos hojas de cálculo para crear los estados financieros y la documentación de apoyo.

Durante todo este tiempo, Excel fue un amigo confiable. Con el tiempo, sin embargo, empezamos a tener dificultades. Al ver hacia atrás y analizar la situación, el problema no era Excel por sí solo, y no lo es en la actualidad. Se trata de los errores que encontrábamos: en ocasiones añadíamos un dígito de más por error o las hojas de cálculo no estaban conectadas entre sí, así que era necesario conciliarlas. Cuando Alianza creció a tener cierto tamaño, nos dimos cuenta de que pasábamos más tiempo revisando que no hubiera errores en Excel que trabajando con la información que teníamos. Así que, cuando empezamos Celaque, la compañía que ahora manejo, sabía que teníamos que dejar de depender de Excel.

No fue fácil, ya que la única forma de librarnos de Excel era implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Elegimos NetSuite (puedes leer NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP para más información sobre nuestro proceso de selección). Debido a que apenas empezábamos la empresa, la implementación del nuevo sistema era muy costosa. Finalmente, un año después de iniciar Celaque, establecimos un presupuesto y empezamos el proceso. Una de las metas principales de la implementación era reducir las hojas de cálculo a cero o cerca de cero.

Lo que eliminamos y cómo

Vimos todas las hojas de Excel que usábamos y empezamos a trabajar con cada departamento. La contabilidad es la columna vertebral del sistema, así que enfocamos la fase inicial en esta área. Contabilidad también era donde más hojas de cálculo usábamos.

Nuestro primer objetivo fueron los estados financieros y documentos auxiliares que creábamos cada mes. La gran cantidad de documentos fue asombrosa. En el periodo de un año en Alianza, elaboramos y referenciamos más de 300 hojas de Excel. Estos son algunos de los tipos de documentos que usábamos sin el ERP:

• Estados financieros (balances generales, estados de resultados y estados de flujo de efectivo mensuales)

• Documentos auxiliares (activo fijo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, impuestos por pagar, gastos, ingresos)

• Conciliaciones bancarias (hojas de Excel mensuales para cada cuenta bancaria)

Para liberarnos de todas estas hojas de cálculo tuvimos que:

1. Programar el sistema para capturar la información necesaria para producir cada uno de estos documentos. Algunos ya estaban en el sistema y no tuvimos que hacer nada. Por ejemplo, el sistema crea todos los estados financieros. Fue necesario que nosotros programáramos otras variaciones, así que creamos campos y formularios para recopilar la información necesaria. Por ejemplo, queríamos asegurarnos de que las notas de crédito recibieran aprobación, así que incluimos un campo para que la persona que revisara pudiera ver que la transacción estaba aprobada.

2. Personalizar los informes: NetSuite ya produce una gran cantidad de informes. Sin embargo, creamos los nuestros usando estos como base para adaptarse más a nuestras circunstancias. Creamos informes financieros, documentos de respaldo y fiscales, e informes que mostraran todas las transacciones importantes que fueron aprobadas.

3. Modificar y perfeccionar: Inicialmente programamos la mayor parte de los informes para eliminar tantas hojas de cálculo como fuera posible. Con el tiempo tuvimos que refinar algunos, ya que tenían errores o necesitaban más información.

La única hoja de cálculo de la que no nos pudimos deshacer fue el documento de activo fijo, ya que no compramos ese módulo adicional en NetSuite. Este documento es el único que todavía tenemos.

Seguimos este mismo proceso en los otros departamentos hasta que dejamos de usar hojas de cálculo. Algunos de los documentos que anteriormente se manejaban en hojas de Excel y que ahora creamos mediante el ERP son:

• Disponibilidad de inventario y precios

• Inventario de la cartera

• Presupuestos de proyectos

• Plantillas de Excel usadas para facturación

Ahora, toda nuestra información está en una sola base de datos, y todos los informes vienen del mismo origen. Como resultado, ya no tenemos que conciliar informes, y la información está disponible cuando la necesitamos, en vez de cada mes. No puedo enfatizar lo mucho que mi vida y la vida del equipo ha cambiado gracias a esta cruzada. Nos hemos ahorrado horas de trabajo y evitado montañas de errores.

El último 5%

Todavía no puedo declarar misión cumplida, ya que seguimos trabajando con Excel en ciertos casos. Hay informes que agregan información en un solo documento, como indicadores clave de rendimiento o métricas que provienen de una variedad de fuentes. La versión de NetSuite que tenemos no produce estos, así que, aunque no hemos acabado, la mayoría del trabajo ya se ha completado.

Si tienes ideas sobre cómo puedo encargarme de este 5% final, me encantaría escuchar tus sugerencias. Mientras tanto, seguiré buscando nuevas formas de automatizar por completo nuestros informes.

¿Qué tanto dependes de Excel en tu trabajo? ¿Qué otras herramientas utilizas?