Qué pasa cuando automatizas los procesos de tu empresa

Crear y organizar los procesos de una empresa no es fácil; se requiere mucho trabajo y perseverancia, pero vale la pena. Una vez que todos los procesos de negocios de una organización se han esquematizado y diseñado para funcionar juntos, todos en el equipo colaborarán como en una hermosa sinfonía. Se pasará menos tiempo pensando en si se ha olvidado algo y más tiempo previniendo problemas futuros y pensando en estrategias e innovación.

Los procesos de negocios optimizados son altamente benéficos para cualquier empresa. Hay una gran diferencia cuando todos trabajan juntos.

1. Mejor organización

Cuando el equipo trabaja usando procesos diseñados y programados, es mucho menos probable que las cosas queden relegadas. La idea es que todo lo que sea recurrente esté establecido y registrado para que los procesos prácticamente se manejen solos (lee mi publicación sobre procesos para que sepas cómo empezar: Los beneficios de implementar procesos en tu negocio y Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos).

Los procesos están diseñados para incluir todas las tareas operacionales principales y deben encajar cuidadosamente como en un rompecabezas. Todos están en la misma sintonía con tareas claras y delegadas sobre lo que deben hacer y cuándo hacerlo; todo queda definido por los procedimientos. Cuando quedan coreografiados, los procesos ayudan a que los equipos estén organizados y trabajen juntos.

2. Claridad y responsabilidad

Con procesos claramente definidos en la compañía, nadie tiene que pasar tiempo preocupándose por las responsabilidades individuales de las personas. Esta delimitación clara es especialmente útil cuando una persona nueva se une al equipo, ya que quedan claras las expectativas. El periodo de entrenamiento será más corto y la persona nueva podrá encargarse de las nuevas responsabilidades más rápido.

Cuando no estás desperdiciando valioso tiempo pensando en si todo se está llevando a cabo o preocupándote por apagar incendios que pudieron haberse prevenido, se libera tiempo para pensar y tomar responsabilidad del trabajo como un todo. El trabajo se hace más rápido y es más fácil y se dedica menos tiempo pensando en eventualidades.

3. Administración efectiva del tiempo

La automatización permite que la compañía elimine pasos y ejecute procesos en menos tiempo. La primera vez que ejecutes los pasos de un procedimiento nuevo, todo es muy manual y se debe pensar de forma individual. Esto, claro está, consume mucho tiempo. Cuando finalmente se han establecido procesos que se realizan a intervalos predeterminados, se vuelven rutina y se hacen más rápido.

Debido a que estos procesos están diseñados, los procedimientos eliminan tareas duplicadas y redundancias que ocurren naturalmente cuando el crecimiento es orgánico. Cuando empecé a implementar procesos en nuestra empresa, descubrí varios flujos de trabajo que desperdiciaban tiempo, como dos personas realizando la misma tarea o tareas que tomaban más tiempo del necesario ya que incluían pasos innecesarios. Todo esto puede optimizarse para una mayor eficacia.

4. Mejores resultados

Los procedimientos claros y consistentes producen resultados confiables. Estos procesos son las máquinas en las que dependen los equipos para que la compañía funcione con éxito. Si el aparato fue cuidadosamente diseñado, está bien lubricado y funciona correctamente, resultará en el producto deseado. Con una base sólida, esta máquina puede afinarse y mejorarse con facilidad para producir resultados todavía mejores.

Supongamos que tu negocio es una panadería y tienes una maravillosa receta de galletas. Tu procedimiento para hacer el proceso de hornear una galleta sigue los siguientes pasos:

• Persona A: Hornear 100 galletas con la “Famosa receta de galletas”.

• Persona B: Coloca las galletas en bandejas y después en los estantes para venderlas.

Ahora, supongamos que quieres añadir chispas de chocolate a la receta de galletas y colocarlas en cajas ya que algunas personas las prefieren para llevar. El proceso ahora se vería así:

• Persona A: Hornea 100 galletas con la “Famosa receta de galletas con chispas de chocolate”.

• Persona B: Coloca 50 galletas en bandejas y después en los estantes para venderlas.

• Persona B: Coloca 50 galletas en 10 cajas para llevar (5 galletas por caja) y después en los estantes para venderlas.

El producto se ha mejorado y fue fácil hacerlo con pasos claros y bien documentados.

5. Datos y seguimiento

Para manejar tus procesos, te recomiendo un sistema de administración de proyectos como Trello, o una plataforma de administración de procesos de negocios como Kissflow. Trello, por ejemplo, es gratuito para empezar, así que el costo inicial solo incluye el tiempo que uses para crear tu cuenta. Cuando los procedimientos de negocios queden establecidos en estos tipos de plataformas, te proporcionarán datos y te ayudarán a darle seguimiento a los procedimientos y a la regularidad con que se realizan. Esta información será útil para mejorar las prácticas mismas y para trabajar mejor en equipo.

6. Cambio cultural

Cuando todos están en sintonía, las tareas son más visibles. La ejecución es más fácil y las responsabilidades individuales son más claras. En poco tiempo, las personas colaboran mejor y todo se lleva a cabo en el momento adecuado. Además, las personas ven el valor de tener recordatorios para tareas que de otra forma quedarían olvidadas y empiezan a asegurarse de estar constantemente actualizados y mejorar. Por tanto, los procesos se vuelven cada vez más robustos y detallados, eliminando espacio para errores o pasos en falso. 

Recibe los beneficios de automatizar tus procesos de negocios desde hoy

Con la ayuda de procesos diseñados de negocios, tu equipo trabajará para la misma meta, en sintonía y obtendrá los resultados consistentes. ¡Feliz organización!