Este es nuestro proceso para completar una venta

Siendo una empresa de desarrollo de bienes inmuebles, nuestra compañía vende propiedades de forma regular. Cada vez que se vende una propiedad, se deben realizar varias tareas para cerrar la transacción. El problema es que hay tantos pasos involucrados en el cierre de una venta que es imposible mantener el control de todos. Desde recordar el almacenamiento de archivos, firmas en los documentos y todo el proceso de contabilidad, es crucial no descuidar ninguna de estas tareas.

Diferentes compañías organizan estos pasos de formas distintas. Originalmente en nuestra empresa, cada persona tenía una lista de comprobación separada o simplemente memorizaba las acciones. Muchas veces olvidábamos un paso crucial y este quedaba sin hacerse hasta que se detectaba el error después. En otras ocasiones, las omisiones ni siquiera eran detectadas.

Debíamos manejar varias transacciones al mes, y el riesgo de cometer errores era muy alto; necesitábamos organizar nuestro proceso. Por lo tanto, decidimos tomar todas las listas de verificación y combinarlas en una lista principal para asegurarnos de cubrir todos los pasos. Después compartimos nuestra lista de verificación de cierre de venta en nuestro sistema de administración de proyectos y colaboramos en los mismos pasos en cada cierre.

La lista

Para reorganizar nuestro proceso de venta, nuestra primera tarea fue formar una lista con todos los pasos principales para el cierre de una venta. Compilar todas las tareas fue en sí un logro; mientras más pasos escribíamos, más nos dábamos cuenta de lo que estábamos olvidando. Mientras recopilábamos toda esta información, nos dimos cuenta de que antes de este ejercicio no teníamos un proceso adecuado para el cierre de una venta. Se necesitó esfuerzo de nuestra parte, pero eventualmente tuvimos una lista de verificación completa.

Hicimos un listado de todos los pasos junto con las fechas en que debían realizarse y quién debía hacerlo. Este es un extracto resumido de la lista:

• Crear un contrato

• Revisar el contrato

• Imprimir una factura

• Obtener firmas y depósito, entregar la factura

• Dar el depósito al departamento de contabilidad

• Archivar el contrato

• Cerrar la venta en el sistema

• Asegurarse de que la base de datos del sistema está actualizada con los detalles finales de cierre

Tratamos de hacer la lista lo más breve y concisa posible. En mi experiencia, si la lista es muy larga, es menos probable que se siga. Además, no todos los pasos son realizados por una sola persona: el equipo de ventas está a cargo de actualizar el sistema, mientras contabilidad se encarga de los fondos y transacciones. Quien vende activa la lista de verificación y asigna las tareas a los diferentes departamentos cuando la venta se ha completado. Este es un proceso secuencial. Puedes leer más sobre estos en mi blog sobre tipos de procesos: Cómo organizar tu negocio por tipos de procesos.

Incluso hoy, seguimos mejorando esa lista. Hemos cometido algunos errores y, cada vez que detectamos un error, nos preguntamos: ¿Qué podemos hacer para que esto no vuelva a ocurrir? Así que, en promedio, cada mes añadimos un paso nuevo o modificamos uno existente. Los cambios de sistemas o regulaciones también han resultado en modificaciones. De hecho, recientemente cambiamos nuestro sistema principal de contabilidad y ventas y tuvimos que rediseñar la lista de verificación para agregar pasos nuevos y borrar los que ya no eran necesarios.

Nuestro sistema y cómo funciona

Para almacenar y mantener nuestra lista de verificación utilizamos un software de administración de proyectos, que en nuestro caso es Wrike. Wrike nos permite crear plantillas que pueden duplicarse cada vez que es necesario. Cada plantilla se ha creado y almacenado con una descripción, fechas y asignados. Cuando se prevé una nueva venta, el vendedor activa las plantillas y todos inmediatamente reciben sus tareas asignadas.

El tiempo es muy importante en una venta, así que cerrar una venta debe ser rápido y preciso. Otra persona realiza el segundo nivel de revisión de los elementos cruciales de la venta. Esta persona también recibe los pasos que debe realizar. Todos saben que las ventas son siempre la prioridad. Por lo tanto, cuando una persona recibe una tarea relacionada con una venta, esta aparece como prioridad.

Las plantillas son adaptables. Si una venta tarda más tiempo del previsto debido a que, por ejemplo, el cliente sale de viaje y retrasa la firma del contrato, las fechas se pueden cambiar con facilidad. Las descripciones también pueden modificarse si hay una solicitud especial del cliente: se pueden añadir comentarios y, de ser necesario, varias personas pueden colaborar en una sola tarea. Cuando el trabajo se ha completado, las listas de comprobación se archivan para referencias futuras.

La diferencia que hemos visto

Usamos nuestro sistema de lista de verificación desde hace más de cuatro años. Hemos arreglado todas las fallas en su funcionamiento y al mismo tiempo la lista sigue evolucionando a medida que nosotros como compañía evolucionamos. El beneficio más importante de usar plantillas es que ya no nos preocupamos de que una tarea importante quede olvidada. Nos aseguramos de que la lista se verifique en su totalidad y que toda la documentación importante está completa y se almacena adecuadamente.

Tener la confianza de que todo está organizado como debe ser nos hace más eficientes como equipo. Ahora podemos enfocarnos en el trabajo real, que es cerrar más ventas y asegurarnos de que nuestros clientes estén felices y satisfechos con nuestro producto.

¿Tienes un buen método para asegurarte de que las listas de verificación de tu compañía se completen?