Mis métodos de comunicación favoritos y cómo usarlos: Parte 1

Al evolucionar, una de las capacidades principales que nos diferenció de otras especies fue nuestra habilidad de comunicar ideas complejas. La comunicación es lo que nos ha permitido crear grupos, organizaciones y naciones. Necesitamos comunicarnos para crecer y desarrollarnos y, por esa razón, la comunicación es una de las herramientas más importantes en el trabajo.

El arte de la comunicación, si no se aprovecha adecuadamente, puede interrumpir el proceso de trabajo. Actualmente, existen tantas formas de comunicarnos que es fácil abrumarse por las opciones. Nuestro éxito depende de elegir el mejor método de comunicación y en la forma en que cada opción beneficie a nuestro objetivo profesional.

He elaborado una breve guía sobre cómo utilizo las diferentes herramientas y sobre las mejores prácticas en el trabajo.

Herramientas para la comunicación y sus mejores usos

Correo electrónico

Los correos electrónicos son una forma esencial de comunicación para todos, lo que nos lleva a una relación de amor/odio con este medio. Es altamente conveniente ya que, con un simple mensaje redactado en menos de un minuto, podemos contactar a cualquier persona con una dirección de email en cualquier parte del mundo; sin embargo, esta facilidad es lo que a veces lo convierte en una plaga en nuestra bandeja de entrada.

Ventajas

• Rapidez: Solo añade la dirección, el asunto y el mensaje, y el correo electrónico estará listo para enviarse.

• Universal: Casi todos tienen una dirección de email, así que cualquier persona está al alcance sin importar la compañía o país en que se encuentren.

• Puede enviarse a cualquier hora: Un email puede enviarse antes o después del horario laboral, y estará allí esperando al destinatario para cuando la persona esté lista para leerlo.

Desventajas

• No hay espacio para contextualizar o dar complejidad: El tono y sentimiento de un mensaje puede perderse con facilidad en el ciberespacio. Por ejemplo, un email directo y breve puede malinterpretarse como un mensaje áspero. Dado que el remitente del email no está presente cuando el destinatario lee el mensaje, el contenido puede dejar de entenderse con facilidad. Si la idea principal es difícil de explicar, imagina cuánto más difícil es el explicarlo cuando no se está cara a cara con la persona.

• Saturación: Todos recibimos tantos correos electrónicos a diario que un email puede perderse con facilidad en la bandeja de entrada. Aunque el destinatario haya recibido el email, es altamente posible que el mensaje nunca se lea o quede relegado.

Los mejores usos

Dadas las limitaciones de este medio, solo envío correos que contengan información directa. Los tipos de emails que envío con más regularidad son:

• Informativos: Mi tipo favorito de emails son los que contienen una declaración que no queda abierta a interpretaciones y que debe comunicarse de forma rápida y efectiva. Algunos ejemplos son:

A. “Te veré en el banco a las cinco”.

B. “Nuestros estados financieros están listos para ser revisados. Te esperamos el próximo lunes a las 9 AM en nuestras oficinas”.

• Emails con archivos adjuntos: Los correos electrónicos son un método muy conveniente para enviar archivos a otras personas.

Chat digital y móvil

Las aplicaciones digitales de chat son muy útiles para enviar mensajes rápidos. Los servicios específicos pueden variar según la región y preferencias. Algunos que he probado son: Google Hangouts, WhatsApp, iMessage, Slack y Facebook Messenger.

Ventajas

• Conveniente: Puedes enviar un mensaje con rapidez a cualquier contacto que tenga la misma aplicación.

• Casual: No necesitas prepararte por anticipado y los mensajes pueden ser de cualquier tamaño. Lo atractivo de chatear es que el protocolo para enviar mensajes es muy flexible, aunque siempre se debe mantener cierto decoro.

• Menos intrusivo: Un chat es menos intrusivo que una llamada telefónica, pero requiere de una respuesta más inmediata que un email. Puede ser un buen medio intermedio para cuando necesitas una respuesta, pero no quieres parecer exigente.

Desventajas

• Difícil de recuperar: Puede ser difícil consultar los mensajes pasados ya que, en muchos de los casos, no hay un método formal para organizar o etiquetar la información.

• El mensaje puede perderse: Dependiendo de la aplicación y de la persona, el mensaje puede perderse debido a la enorme cantidad de mensajes que se reciben a diario, parecido a lo que sucede con los emails.

• No es universal: No he encontrado una aplicación que utilicen todos a los que conozco. La más cercana a esto ha sido WhatsApp, pero si el destinatario no tiene el hábito de utilizar WhatsApp de forma regular, puede haber un retraso en la comunicación.

• Demasiado simple: A veces consume demasiado tiempo y puede ser difícil dar una explicación más larga y compleja.

Los mejores usos

• Mensajes breves, casuales e informativos. Algunos ejemplos son:

A. “Ya estoy en camino”.

B. “Te regreso la llamada después de mi reunión”.

• Recordatorios amables: El chat puede ser personal pero menos intrusivo cuando necesito obtener una respuesta.

A un proveedor: “Hola Andrea. ¿Cómo te encuentras? Avísame cuándo llegarán los muebles a nuestro almacén”.

• Interacción rápida que requiere una respuesta: Chateo normalmente con mi equipo mediante estas aplicaciones digitales móviles. A veces no estoy disponible para una consulta en persona ya que estoy en una reunión o trabajando en algo. Sin embargo, me pueden contactar mediante estas aplicaciones si necesitan una respuesta rápida vía chat. Respondo tan pronto como pueda.

En la parte 2 de este artículo, analizo otras tres formas de comunicación, sus ventajas y desventajas, y sus mejores usos.

¿Cuáles son tus recomendaciones para el mejor uso de los emails? ¿Cómo utilizas los servicios de chat en tu negocio?