La evolución del proceso de facturación de nuestro portafolio

Si manejas propiedades, como hacemos en Celaque, seguramente sabes lo difícil que es crear y enviar facturas mensuales a los clientes. Como administradores de una cartera, somos responsables de cobrar el alquiler y otras cuotas a los apartamentos y espacios de oficina que manejamos. Las facturas tienen muchas partes que cambian dependiendo de la propiedad; las nuestras incluyen el alquiler mensual, cargos por retraso y cuotas de condominio, y cada uno de estos elementos puede variar y depende de diversos factores. Esta es la historia de cómo estamos evolucionando de la facturación manual a la automática.

Hubo un momento en el que nos estábamos encargando de la contabilidad de un edificio, enviando unas 300 facturas cada mes a los propietarios y arrendatarios del edificio. Al principio, compilar y distribuir las facturas nos tomaba alrededor de dos semanas cada mes. Aunque en ese entonces ya usábamos un software de contabilidad en la nube (Zoho Books) para enviar las facturas y manejar los pagos, las facturas seguían siendo cargadas manualmente una a una.

Sabíamos que este proceso tenía que cambiar, así que desarrollamos una plantilla de Excel que podía cargarse en dos días y reducía considerablemente los errores y el tiempo. La plantilla tiene una página de resumen con las entradas principales, que están enlazadas a fórmulas que calculan los diferentes elementos por cada propiedad. Esta solución tampoco es perfecta ya que queda expuesta a una variedad de errores, como la modificación equivocada de una fórmula o introducir un código incorrecto.

Hemos estado investigando cómo automatizar nuestras facturas en NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales, para generar facturas mensuales automáticamente. Nuestro plan incluye enlazar las facturas directamente a nuestra base de datos, creando las facturas automáticamente y revisando el proceso para asegurarnos de que funcione correctamente.

Enlace a la base de datos

Para evitar introducir información manualmente, las facturas tienen que tener como fuente los datos originales. El nombre del cliente y los detalles del contrato ya están en el sistema, así que cada elemento de la factura debe obtenerse desde allí. La idea es que toda la información, incluyendo el nombre del cliente, cantidad del alquiler y número de la unidad, estén almacenados en un solo lugar. La base de datos alimenta a nuestras facturas.

Al automatizar la fuente de información, reduciremos los errores y el tiempo.

Generación automática cada mes

Cada mes, las facturas deben aparecer en una fecha específica listas para enviarse. El sistema calculará automáticamente la siguiente información del contrato:

• Número de factura: El número de factura aparece como un código que incluye el nombre de la propiedad, mes y año, haciendo que sea más fácil buscar facturas.

• Alquiler mensual: El alquiler viene del contrato firmado, que se obtiene de la base de datos del sistema.

• Cargos por retraso: Estos se calculan como un porcentaje del alquiler y el número de días del retraso. Los cargos por retraso se calculan con una fórmula.

• Alquileres adicionales, como muebles: A veces alquilamos muebles y electrodomésticos para cerrar un trato. Estos elementos y cantidades también se toman de la información del contrato.

• Cuotas de condominio: Las cuotas se añaden según el tamaño de la unidad. El valor entonces se calcula por medio de una fórmula.

• Impuestos aplicables: Algunos elementos están sujetos a impuestos y otros no. NetSuite tiene una función que clasifica los elementos como gravables o no, y el total se añade al final de la factura.

Proceso de revisión

El proceso de facturación incluye muchas partes, así que un proceso de revisión manual debe seguir a la implementación. Cuando se crean las facturas, cada factura debe revisarse a detalle para garantizar que todos los valores sean correctos. Para estar al tanto del proceso de revisión, planeamos añadir una casilla de verificación de “Aprobado” en la pantalla de facturación. La casilla de verificación también tiene otro propósito: cuando se ha marcado de “Aprobado”, la factura se envía automáticamente. Por lo tanto, la persona que revisa marcará la casilla después de examinar cada factura, y estas se enviarán automáticamente a cada destinatario.

Eventualmente seremos capaces de realizar todo el proceso con menos interacción humana, y posiblemente solo haremos una auditoría de revisión por cada ciclo de facturación.

Cuando este proceso de facturación quede completado, esperamos ahorrar muchas horas de valioso esfuerzo. La meta es pasar menos tiempo preparando facturas y corrigiendo errores, y más tiempo analizando y mejorando la cartera que manejamos.