10 métodos simples para aumentar tu productividad profesional

Muchas veces desearía poder tener más de 24 horas al día. Aunque tener unas horas extras desafortunadamente no es posible, existen formas de sacarle el máximo provecho al tiempo que tenemos. Estas prácticas me han ayudado a ser más productiva durante el tiempo que tengo, y espero que también te ayuden a ti.

1. Elimina todas las distracciones de tu teléfono

Una gran fuente de distracciones es el dispositivo que siempre está contigo: tu teléfono. Siempre que descargo una aplicación, aparece un mensaje emergente preguntándome si deseo permitir las notificaciones. Inmediatamente elijo que no.

Quita todas las notificaciones, dejando solo las cruciales. La configuración de tus notificaciones dependerá de qué es lo más importante para ti. En mi caso, ya no permito notificaciones para mensajes de texto, solo recibo alertas de mi calendario, alarmas y llamadas telefónicas. Solo permite las notificaciones que debas recibir del trabajo y la familia y nada más. Créeme, recordarás revisar tu Instagram, Facebook, o hasta tu email sin necesidad de las notificaciones.

2. Usa dos monitores

Invierte en dos monitores de computadora para tu escritorio, ya que esto cambiará tu vida. Tener dos es especialmente útil para revisar documentos o informes que deben compararse lado a lado y te dará más espacio para trabajar. Además, puedes girar una de las pantallas y compartirla con otras personas. Tendrás la opción de duplicar tu pantalla, así que podrás trabajar en un monitor mientras tu compañera o compañero mira el otro.

3. Mantén todo limpio

Encárgate de todos los mensajes el día en que los recibas. Al final del día, no debe haber nada en el escritorio de tu computadora ni en tu papelera de reciclaje, y deberás haber respondido, eliminado o archivado todos los emails. Mantener todo en un nivel constante de organización evitará que se extravíen archivos o correos electrónicos.

4. Usa marcadores

Coloca accesos directos para los sitios web que más utilizas en la barra de marcadores de tu navegador. Al hacerlo, siempre que necesites acceder a uno de estos sitios frecuentes, solo tendrás que dar clic en el ícono en la barra. Para ahorrar todavía más tiempo, la dirección que guardes como marcador puede ser la que te pida tu información de inicio de sesión.

5. Crea listas de verificación y organízalas de acuerdo a tu flujo de trabajo

Si hay un flujo de trabajo que sigues frecuentemente, establece los pasos en una lista de verificación. La siguiente vez que tengas que repetir la acción, sigue los pasos escritos. Estas listas funcionan para todo, desde empacar antes de un viaje hasta los pasos necesarios para cerrar una venta.

Además, la forma en que organices tus documentos puede también servir como lista de verificación. Los documentos que utilices en el trabajo pueden guardarse en carpetas etiquetadas y organizadas de acuerdo al flujo de trabajo que sigas. Por ejemplo, las carpetas que utilizo para guardar los documentos de este blog están enumeradas: 1. Redacción, 2. Edición, 3. Listo para publicar. De esta forma no se pierde ninguno de mis artículos y no tengo que pensar en qué sigue en el proceso de mi blog.

6. Administrador de contraseñas

Un administrador de contraseñas te permite crear contraseñas únicas para cada sitio que visitas. Este almacena las contraseñas por ti y lo único que tienes que recordar es una sola contraseña para iniciar sesión en el administrador. Las contraseñas también pueden compartirse con otros, como con un colega o cónyuge. Esto te evitará perder tiempo tratando de recordar la contraseña de un sitio o el tener que reestablecer una contraseña que has olvidado.

7. Agrupa tareas similares

Trata de agrupar las tareas relacionadas juntas. Los elementos pueden agruparse por acción (como llamadas o revisión de documentos) o tipo (como todas las tareas relacionadas con redes sociales). Por ejemplo, si tienes que hacer llamadas de seguimiento a los clientes, realízalas todas durante el mismo periodo en el mismo día. Esto es mucho más eficaz, ya que interrumpir una tarea y regresar a esta toma más tiempo.

Además, si estás involucrado en un asunto y se presenta una acción relacionada, hazla en ese momento en vez de dejarla para después. De esta forma no olvidarás hacerlo. Por ejemplo, cuando leo un artículo sobre un libro que deseo comprar, inmediatamente lo busco y lo compro. Esta acción me ahorra tiempo que pasaría tratando de volver al mismo tema después o de recordar el nombre del libro.

8. Simplifica

Simplemente, menos, es más. Debes eliminar del flujo de trabajo cualquier redundancia o pasos de más. Ahorrarás tiempo y esfuerzo al deshacerte de los pasos o procesos innecesarios. Algunas formas de simplificar son:

• Si utilizas dos teléfonos celulares (algunas personas usan uno para su negocio y otro para su vida personal) – elige uno y deshazte del otro, si puedes hacerlo

• Ten solo una cuenta bancaria para tu compañía

• Escribe cheques para proveedores solo una vez a la semana

9. Organiza tus dispositivos de forma similar

Coloca las aplicaciones en los mismos lugares en tus dispositivos. Por ejemplo, si utilizas un iPhone y un iPad, coloca las aplicaciones de forma similar para que no pierdas tiempo buscando aplicaciones perdidas. La función de búsqueda también es útil, pero si no quieres tener que recordar el nombre de una aplicación, una ubicación fija es una gran opción.

10. Escucha música

La música es una de las mejores herramientas para la concentración. Encuentra tu lista de reproducción favorita, ponte tus audífonos y recibe los beneficios. Para saber más sobre la música y sus ventajas, lee mi publicación: La música en el trabajo: los beneficios a la productividad y concentración.