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UNA GUÍA PARA IMPLEMENTAR PROCESOS: PARTE 2
Si estás pensando en implementar procesos en tu compañía, la tarea puede parecer intimidante. Adicionalmente, levantar la infraestructura de cero requiere de mucho trabajo, pero también es una excelente inversión de tiempo y esfuerzo.
Los procesos son un grupo de tareas que se realizan para obtener un objetivo deseado dentro de una compañía. Delinear los procesos principales e implementarlos para ti y tu compañía resultará en mayor eficacia, adaptabilidad y paz mental. En la parte 1 de esta publicación (Una guía para implementar procesos: parte 1), analicé los pasos iniciales para implementar procesos en una empresa.
UNA GUÍA PARA IMPLEMENTAR PROCESOS: PARTE 1
Cuando un negocio crece a cierto nivel de éxito, se vuelve absolutamente necesario organizar el trabajo diario para evitar errores. Los errores pasan todo el tiempo, y las inconsistencias pueden resultar en clientes insatisfechos, empleados tensos, y costos no presupuestados.
La mejor forma de organizar estos deberes diarios es crear e implementar procesos de negocios. Un proceso es un grupo de tareas que se realizan en un negocio para conseguir un objetivo; es como una cadena de eventos que guían a un proyecto de inicio a fin. Al señalar claramente para ti y tu compañía cuáles son los procesos principales y cómo deberían funcionar de forma ideal, obtendrás una mayor eficacia.
SISTEMAS NUEVOS: CUÁNDO Y CÓMO IMPLEMENTARLOS EN TU NEGOCIO
Trata de cubrir tantas brechas como puedas con la tecnología actual. Siempre se pueden hacer mejoras en el software existente.
MANTÉN LA FE: CRÉELO Y VENDRÁN
Si tu producto ha sido creado correctamente para tus clientes, ellos vendrán. Lo más probable es que las cosas funcionen como las visualizaste.
UNA FORMA DE AUMENTAR TU PRODUCTIVIDAD: MANTÉN CERCA LO QUE NECESITAS
Todos los días tenemos la misma cantidad de tiempo para conseguir lo que queremos lograr. No podemos crear más tiempo, y además tenemos que dejar suficiente tiempo para descansar y para otras actividades aparte del trabajo.
LA PACIENCIA Y LOS PROCESOS
Cuando implementamos un proceso nuevo en una compañía, se necesita tiempo para encontrar un nuevo ritmo de trabajo. La rutina y los hábitos deben cambiar, y el equipo debe adaptarse a la nueva forma de hacer las cosas. Se requiere paciencia y, a veces, en medio de la transición, puede que te preguntes si en verdad funcionará.
Pero cuando la implementación se ha completado con éxito, es algo hermoso. El proceso en el que has estado trabajando ahora opera de forma independiente sin que tengas que hacer nada al respecto. El equipo, los sistemas y los procesos se han adaptado, y la nueva forma de hacer las cosas es el nuevo normal.
CÓMO HALLARLE SENTIDO A ESTE MUNDO
El mundo y la vida misma pueden cambiar en un instante. ¿Cómo podemos actuar de forma efectiva en un mundo que a veces no tiene sentido? No tengo todas las respuestas, pero sí tengo algunas estrategias con las que he venido experimentando desde hace algún tiempo.
EVALÚA LO EFICAZ QUE ERES PARA DELEGAR
Conforme avanzas en tu carrera, tu capacidad de delegar se vuelve cada vez más importante. Al delegar, tendrás más tiempo para enfocarte en el trabajo en el que puedes añadir más valor. También dejarás un espacio para que otros obtengan un entrenamiento valioso y puedan progresar en sus carreras. Aparta un momento hoy para evaluar tu eficacia al momento de delegar.
Para empezar, analiza tu carga de trabajo actual. Algunas de las preguntas que puedes hacerte son:
¿Qué estoy haciendo hoy y qué puedo delegar para tener más tiempo libre?
¿Hay alguna tarea específica que solo yo puedo hacer y que estoy descuidando para hacer algo que otra persona del equipo puede hacer?
¿Hay alguien que pueda hacer parte de mi trabajo de forma más eficaz (o eficiente) que yo?
POR QUÉ NECESITAS SER PERSEVERANTE PARA ALCANZAR TUS METAS
La perseverancia es uno de los ingredientes clave para lograr todo lo que vale la pena en la vida personal y profesional. El crecimiento no es siempre lineal: usualmente hay subidas y bajadas. A veces puedes sentir que diste dos pasos hacia atrás cuando lo que querías era ir hacia adelante. Es en momentos como este que la perseverancia es especialmente útil; nos anima a seguir avanzando. Tal vez no sepas con seguridad cuándo llegarás a tu destino o lo que te encontrarás en el trayecto, pero la perseverancia garantizará que sigas avanzando lo suficiente hasta descubrirlo.
Según el Diccionario de la Real Academia Española, la definición de perseverar es:
“Mantenerse constante en la prosecución de lo comenzado, en una actitud o en una opinión.”
Los contratiempos son lo suficientemente comunes que a veces perdemos el ritmo. Parte de crecer es perseverar: tener la capacidad de enfrentarse a los desafíos y vencerlos. Los problemas que encontramos pueden ser o frustrantes o fortalecedores. En vez de hacernos desistir, nos pueden ayudar a crecer en nuestras capacidades como profesionales y líderes. Una vez alcanzados nuestros objetivos, seremos capaces de hacer más cosas.
CONFIGURA TUS PROCESOS PARA OBTENER RESULTADOS MÁS EFICACES
En nuestra compañía recientemente actualizamos todos nuestros procesos: examinamos los procedimientos existentes, revisamos su contenido, y estandarizamos el formato ya que este no era consistente en todos los departamentos. Este proyecto destacó la importancia de establecer procesos que sean tan limpios y organizados como sea posible con categorización y estructuración adecuadas. Esta configuración deliberada ayuda a que el usuario se enfoque en el lenguaje mismo y no se distraiga con discrepancias en el arreglo de los procesos.
Tenemos procesos para cada departamento dentro de nuestra compañía. Algunos departamentos, como Finanzas, tienen más procedimientos que otros según la naturaleza del trabajo. Para saber más sobre cómo usamos procesos en Celaque, nuestra empresa, puedes leer mis publicaciones sobre procesos: Los beneficios de implementar procesos en tu negocio, Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos, y 6 ideas útiles para que tus procesos sean más optimizados.
TU ESPACIO LABORAL FÍSICO: CÓMO ORGANIZARTE CON EFICACIA Y COMODIDAD
El espacio en que habitamos durante nuestras horas laborables nos afecta más de lo que podemos pensar. Es el lugar donde nuestras mejores ideas y trabajo se materializan. También es el lugar en el que pasamos la mayor parte de nuestras horas del día. Si no te sientes cómoda o cómodo, es probable que tu productividad sea menor. Como mínimo, debemos considerar la necesidad de trabajar en un entorno que saque nuestro máximo potencial y en el que nos sintamos bien.
Puede ser que este espacio no solo esté en tu oficina, sino también en tu casa. Tanto en casa como en la oficina, puedes hacer que el espacio sea adecuado y práctico para el trabajo que deseas realizar. Tal vez tengas menos control sobre este aspecto en la oficina, ya que probablemente tengas un espacio asignado. Aunque la ubicación física no sea de tu elección, puedes personalizar tu lugar de trabajo mediante algunas acciones sencillas.
QUÉ TIENE EL MAYOR IMPACTO EN NUESTRO TIEMPO LIMITADO
Día tras día nos toca completar numerosas tareas. A veces pudiera parecer que la montaña de trabajo sigue creciendo cada día y que la cantidad de cosas que debemos hacer nunca termina. Es en momentos como estos que es necesario cuestionar la calidad del trabajo que estamos haciendo. Tal vez haya días en los que completemos 20 elementos diferentes de nuestra lista de pendientes, pero ¿qué hemos logrado en tus objetivos globales? La lista de pendientes es inevitable y bastante
ASISTENTES VIRTUALES: CÓMO PUEDEN MEJORAR TU NEGOCIO
Si te estás ahogando en tu lista de pendientes, intenta trabajar con un asistente virtual. Encontrar y trabajar con uno puede ahorrarte horas de tiempo y esfuerzo. Un administrador virtual puede ayudarte con tu lista de pendientes de forma inmediata, especialmente cuando las tareas en tu lista las puede hacer cualquier profesional.
Ella o él te ayudará a salir de la avalancha de trabajo. Cuando estés más libre, tu asistente también puede ayudarte con las cosas que has querido hacer pero para las que nunca has tenido tiempo. Tener alguien en quien te puedas apoyar para hacer todo ese trabajo pendiente puede cambiar tu vida profesional.
CÓMO OPTIMIZAR LA ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS
Un mecanismo que hemos descubierto que funciona bien para dar seguimiento y manejar proyectos complejos en nuestra compañía, Celaque, es tener reuniones de manera regular. Nos reunimos cada semana o cada dos semanas para analizar una agenda establecida por la persona que dirige las reuniones. En ellas, tomamos decisiones importantes como grupo y manejamos como avanzan nuestros proyectos. Desde que empezamos estas reuniones, hemos visto que podemos tomar mejores decisiones y trabajar más rápido ya que todo el grupo comparte la responsabilidad por los proyectos.
Las reuniones pueden ser abrumadoras y hasta negativas si no se utilizan adecuadamente porque pueden desperdiciar mucho tiempo. Por otro lado, también pueden ser poderosas herramientas si se usan por las razones correctas. En el caso de grupos de comité que se reúnen para trabajar en proyectos, pueden tener un gran impacto. Las áreas o planes multifacéticos normalmente requieren de varios puntos de vista ya que son demasiadas las variables que se deben considerar. Una persona puede ver el trabajo desde una perspectiva y otra desde un punto de vista totalmente diferente. Por lo tanto, se logrará llegar a un mejor producto.
LAS NUEVAS CONTRATACIONES: CÓMO AJUSTAR LOS PROCESOS DE TU NEGOCIO
El mayor beneficio de los procesos es que son adaptables. Son organismos vivos que pueden modificarse conforme la compañía crece y cambia. Cuando una estructura con procesos preexistentes ya está establecida, es más fácil ajustar, añadir o quitar responsabilidad en el momento que el equipo crece y evoluciona.
Cuando una persona nueva se une a tu compañía, los procesos actuales pueden ser la base para que tú y tu equipo puedan ver el trabajo que se está haciendo ahora y cómo puede modificarse. Desde este punto y si es necesario, es más fácil reducir la carga de trabajo de los miembros del equipo y asignar responsabilidades nuevas.
CÓMO ESTABLECER TU GRUPO DE PARES PARA QUE SEA EXITOSO
Los grupos de asesoramiento de pares es uno de los mecanismos más útiles que puedes diseñar para tu carrera. Hacer crecer una carrera/negocio es complejo, y es mucho más fácil enfrentarse a los desafíos en compañía de otros que están en tus mismas circunstancias. En un grupo de asesoramiento de pares, tú y un grupo de profesionales pueden reunirse para escuchar, aprender y compartir los caminos y proyectos de sus carreras.
Durante estas reuniones, los miembros del grupo hablan de sus metas, desafíos o simplemente de lo que está pasando en sus vidas personales. Entre las sesiones, tendrás un grupo de personas en las que puedes confiar para obtener apoyo durante los proyectos que puedes confiar para obtener apoyo durante los proyectos que inicies.
CÓMO APRENDER DE LOS PROYECTOS QUE HAN FALLADO EN TU NEGOCIO
Gran parte de innovar se trata de experimentación y prueba y error. Junto con esto, normalmente viene el fracaso: algo que usualmente nos hace no querer explorar. Los efectos inmediatos no son placenteros, ya que el fallar viene acompañado de pérdida de tiempo y esfuerzo y un sentido de decepción. Sin embargo, si aprendemos a aceptarlo con gracia y aprendemos de nuestros errores, entonces creceremos. El crecimiento llega con muchos fracasos inevitables.
A veces es muy aparente que algo ha fallado, mientras que otras veces no lo es. El primer paso para aceptar el fracaso es saber cuando una idea/proyecto ha oficialmente acabado. Si algo no va a funcionar, lo mejor que podemos hacer es reconocer el proyecto como una oportunidad perdida y seguir adelante. Deja el pasado y sigue avanzando; pero no olvides llevarte las lecciones contigo. Intenta ver la oportunidad perdida desde la distancia y aprende. Finalmente, no dejes que esto detenga tu creatividad y la de tu equipo. Sigue avanzando y sigue ideando. Mientras más rápido pases por este ciclo, más serán tú y tu negocio capaces de crecer.
RESOLVIENDO PROBLEMAS EN LA OFICINA Y EN TU VIDA PERSONAL
Nos pasamos la mayor parte del día en el trabajo, resolviendo problemas. Pero olvidamos que muchas de las herramientas que utilizamos para resolver problemas en el trabajo también pueden ser muy útiles en nuestra vida personal. Resolver problemas de la vida personal sigue un proceso similar al de los negocios.
Nuestras vidas personales y profesionales siempre son ocupadas, y a veces no les damos a nuestras dificultades personales el mismo tipo de atención que a nuestros problemas de negocios. Sin embargo, es en el ámbito personal en el que podemos tener un mayor impacto en nuestras vidas en general al liberar más tiempo y espacio para ser más creativos y sentirnos realizados.
ISLAS EN LA ESTRUCTURA DE TU COMPAÑÍA: CÓMO IDENTIFICARLAS
En Celaque, estamos organizados por función. Tenemos seis departamentos diferentes que están estructurados según el trabajo que debe realizarse. Mientras fortalecemos la organización, seguimos colocando cada puesto y responsabilidad dentro de los diferentes departamentos. Nos aseguramos de que todas las operaciones de la compañía estén dentro de uno de los departamentos y que sean parte de los sistemas y procesos de ese grupo. Debido a que cada departamento tiene sus propios procesos y usa los mismos sistemas de toda la compañía, esta estructura hace que añadir un nuevo elemento sea más eficiente.
Conforme seguimos avanzando, he encontrado islas de puestos, responsabilidades y transacciones que funcionan de forma independiente a los departamentos. De manera inevitable, en estas islas se han desarrollado procesos paralelos que no entran dentro de los procesos principales de cada departamento. Los procedimientos extra significan un esfuerzo adicional ya que quedan fuera del sistema.
CÓMO MANTENER UN EQUILIBRIO EXITOSO ENTRE LA VIDA Y EL TRABAJO
En una compañía en crecimiento, la cantidad de trabajo es interminable. Normalmente hay trabajo acumulado que debe hacerse inmediatamente. En otras ocasiones, todo puede estar al día y funcionando bien. Sin embargo, las cosas siempre pueden estar mejor, incluso cuando todo está actualizado, y el cielo es el límite cuando se trata de implementar mejoras dentro de una compañía.
Cualquier empresario, propietario de negocio y líder de compañía sabe lo difícil que es el poner el trabajo a un lado al final del día. Nuestros pensamientos y preocupaciones no simplemente desaparecen en cuanto cruzamos la puerta de nuestro hogar. Con la tecnología ubicua de hoy, es muy fácil que el trabajo empiece a colarse en nuestros espacios fuera del horario laboral..