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BUSCANDO EL EQUILIBRIO: LA IMPORTANCIA DE TENER UNA RUTINA
Todos tenemos rutinas. Ellas pueden incluirlo todo, desde la hora en que nos levantamos y hasta cómo terminamos nuestro día laboral. Las rutinas le dan un orden estructurado a la forma en que pasamos nuestros días.
Afortunadamente, las rutinas se desarrollan de forma natural, pero si decides usar tu rutina como herramienta, te puede ayudar a sacarle el máximo provecho a tu día. La idea es establecer rutinas para encargarte de forma automática de las actividades que son las más importantes para ti. Una vez que el hábito se materializa, las tareas que son más difíciles de completar se realizan sin tener que pensar en hacerlas.
CÓMO MANEJAR EL EQUILIBRIO ENTRE ORGANIZACIÓN Y LIBERTAD EN TU NEGOCIO
Existe una tensión inherente en cómo está estructurada una compañía. Si hay mucha burocracia, la creatividad y el dinamismo se reprimen. Si hay mucha flexibilidad y carta blanca, los errores se empiezan a acumular. Los procesos son la respuesta para garantizar que se mantenga de forma constante cierto nivel de calidad, pero si hay demasiados procedimientos nos podemos ir asemejando más a máquinas. Permitir que emerjan la autoorganización y la creatividad dentro de un negocio puede promover el surgimiento de ideas innovadoras que de otra forma serían imposibles, pero tener una estructura muy liviana puede ser fuente de caos y clientes molestos.
La tensión es inherente, pero única para cada compañía. La combinación de estructura, emergencia y flexibilidad que mejor se ajusta a una organización reside a lo largo de un continuo multidimensional. Algunas compañías prosperan con una dosis más alta de libertad, mientras que otras requieren una mezcla más balanceada. Puedes crear la mezcla correcta tomando como base las metas de la compañía, la forma en que los equipos trabajan juntos y lo que ella produce.
CUANDO ALGO SALGA MAL, INTENTA SACAR ALGO BUENO DE LA SITUACIÓN
Todos hemos tenido que lidiar con situaciones indeseables. Los fracasos o los acontecimientos indeseados son poco cómodos, y lo más fácil es resolverlos y seguir adelante. Sin embargo, siempre hay oro escondido dentro de estos eventos, incluso si se trata de solo una esquirla. Sea que seamos responsables de las circunstancias o no, si algo poco favorable sucede, siempre podemos aprender de ello y mejorar nuestro mundo de maneras que nunca antes habíamos apreciado.
Mientras más incómoda sea la circunstancia, más benéfico será el tratar de encontrar el lado positivo. Esto puede darle significado al evento y puede ayudarte a seguir adelante con mayor facilidad. A veces, encontrar un resultado positivo de una circunstancia desagradable puede ser una lucha.
LA IMPORTANCIA DE LOS FORMATOS PARA TU COMPAÑÍA Y SU CRECIMIENTO
El formato que le damos a los documentos que usamos para nuestro trabajo diario puede tener un enorme impacto en nuestra productividad. Este es uno de esos elementos que, aunque oculto, puede tener un efecto considerable en tu flujo de trabajo. Directrices consistentes para la configuración de documentos ahorra tiempo y produce mejores resultados.
Mientras menos tiempo pasemos tratando de entender cómo funciona algo, más tiempo tendremos disponible para concentrarnos en el contenido. También nos ayuda a producir mejores resultados de forma regular. Si multiplicas este concepto en toda una organización, ahorrarás tiempo valioso para trabajar mejor.
CÓMO PUEDEN LAS LISTAS DE PENDIENTES AUMENTAR TU PRODUCTIVIDAD
Cuando estaba sacando mi maestría, creé mi primera lista de pendientes real. No era el tipo de lista de pendientes en la que escribes todas las tareas que tienes que entregar en una o dos semanas. Ya había hecho muchas de estas, que incluían todo lo que había estado postergando. Esta lista fue diferente. No solo incluía proyectos para mis clases, sino también elementos personales, así como compromisos que tenía con otras actividades.
Tan pronto como empecé a escribirlo todo, me quedé asombrada al ver lo larga que era la lista. No me había dado cuenta de todo el trabajo que había estado posponiendo y que ni siquiera me pasaba por la cabeza simplemente porque no había tomado el tiempo para escribirlo. En ese momento aprendí una valiosa lección: si quería tener la más mínima y remota posibilidad de poder completar algo, primero tenía que escribirlo.
CONÓCETE Y ENTIENDE TUS FORTALEZAS
Hoy en día existen muchas opciones disponibles para llegar a conocer a tu equipo y trabajar mejor juntos. Sin embargo, creo que estos ejercicios pueden ser más útiles para llegar a conocer a la persona que siempre tendrás a tu lado: tú. A veces es difícil poder mirarnos y vernos como los demás nos ven y como realmente somos, pero estas pruebas pueden ayudarnos a ver lo que nunca habíamos entendido y a saber más sobre nuestras preferencias y cómo actuamos en diferentes situaciones.
A continuación, encontrarás una lista de pruebas que puedo recomendarte si te interesa llegar a conocerte mejor.
CONSEJOS PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE PROCESOS EN TU COMPAÑÍA
La implementación de procesos es una necesidad en cualquier compañía. Los procedimientos establecidos estandarizan tus operaciones y te permiten entregar un producto consistente. Entre una tarea y la siguiente, también te ayudan a ti y a tu equipo a garantizar que nadie olvide los pasos básicos pero fundamentales inherentes en cualquier procedimiento.
El libro de Atul Gawande, El efecto Checklist (biblioteca pública), presenta un caso convincente para el uso de listas de comprobación en las empresas. Él explica la importancia de los procedimientos, cuándo usarlos y cómo implementarlos. A lo largo de su libro, Gawande da consejos útiles sobre cómo trabajar mejor con listas de comprobación. Él enfatiza, por ejemplo, la importancia del formato y cómo presentar el contenido de forma apropiada, lo que te ayudará a sacarles el máximo provecho a los procesos en tu compañía. Las directrices descritas por Gawande te ayudarán a implementar o mejorar los procesos de tu compañía.
WRIKE PARA NEGOCIOS: CÓMO MANEJAR TRABAJO Y PRODUCTIVIDAD
Desde que empecé a usar Wrike, mi nivel de productividad ha incrementado de forma significativa. No solo ha sido un descubrimiento magnífico para mí, sino que también ha transformado nuestra forma de trabajar en mi compañía, Celaque. Wrike es el mecanismo que usamos para registrar todo lo que hacemos en Celaque.
Encontré y empecé a trabajar con Wrike hace algunos años con mi compañía anterior, en la que administraba las operaciones. En ese puesto, experimenté con Wrike para ver cómo podría funcionar para cada miembro del equipo, así como para la empresa en general. Empezamos a usarlo para la administración de procesos y tareas y luego fuimos evolucionando y mejorando en nuestra forma de usar Wrike. Cuando cofundé Celaque, sabía que Wrike sería una de nuestras herramientas principales.
EN MEDIO DE LA NATURALEZA: CÓMO ENCONTRAR INSPIRACIÓN PARA EL TRABAJO
En este momento me encuentro sentada, escribiendo en una casa rodeada de árboles. Hay tantos árboles que casi podría llamársele bosque, pero no lo es. Puedo ver a un ave de cuerpo amarillo y cabeza negra volando de árbol a árbol. Se colgó por un momento de cabeza y después se fue volando. Veo otras aves a lo lejos y puedo escuchar muchas otras más. Otra ave con una franja roja en la cabeza y cuerpo café llegó al mismo árbol; parece que es un árbol muy popular.
Veo más aves amarillas a lo lejos. Son juguetonas y fáciles de distinguir gracias a su color vibrante. En este momento veo al menos cinco o seis tipos de aves diferentes. Empecé a escribir con mis audífonos puestos ya que, cuando estoy en mi oficina, siempre necesito música para bloquear las distracciones externas. Cuando me di cuenta de que podía escuchar a las aves cantar, me los quité. Me pareció ridículo el tener audífonos puestos cuando podía estar escuchando el canto de las aves.
CÓMO PERSEVERAR CUANDO ENCONTRAMOS OBSTÁCULOS PROFESIONALES
Junto con la alegría de empezar un nuevo proyecto, trabajo u odisea para alcanzar un sueño viene la parte difícil: disciplina, esfuerzo, paciencia y perseverancia. El trayecto no siempre es placentero, ya que esa es la naturaleza del territorio. Puedes esperar muchos puntos altos al ver los frutos de tu esfuerzo o maravillarte por los descubrimientos. Sin embargo, durante la evolución de tu proyecto, a veces pudiera parecerte como que no conseguirás nada por tus esfuerzos.
Sin embargo, si tienes confianza en tu visión, sigue adelante. El objetivo final tal vez no sea exactamente como lo visualizaste, ya que podría llegar desde una dirección totalmente diferente. La única forma de descubrir ese resultado es seguir avanzando y mantener en mente la meta que buscas.
POR QUÉ LOS RITUALES SON TAN EFICACES EN TU VIDA PROFESIONAL
Tener rituales es una práctica muy eficaz que puede ayudarte a conservar energía y alcanzar tus objetivos personales y profesionales. Con la práctica, las acciones que realices para alcanzar tus metas se pueden volver automáticas. Como Jim Loehr y Tony Schwartz lo explican en su libro The Power of Full Engagement: Managing Energy, Not Time, Is the Key to High Performance and Personal Renewal (biblioteca pública), los rituales son una herramienta eficaz que puede ayudarte a obtener los resultados que deseas y a moldear tu vida de la mejor manera.
ESTRUCTURA TU COMPAÑÍA PARA QUE INFORME Y COMUNIQUE MEJOR
Nuestro mundo está más interconectado que nunca. Conforme van desapareciendo las barreras de la comunicación gracias a la tecnología, la velocidad con la que se mueve el conocimiento es más rápida. Un mundo interrelacionado crea más oportunidades para todos, y las cosas que antes eran imposibles ahora pueden hacerse en cuestión de segundos. Aunque esto es casi milagroso en comparación con el mundo de antes, también nos deja vulnerables. Un eslabón roto en esta cadena de información puede tener repercusiones inesperadas.
Para manejar mejor esta complejidad, podemos diseñar una organización que responda a este nuevo mundo de información y comunicación instantánea. Una forma de adaptarse yace en la forma de estructurar tu compañía. Idealmente, la información fluirá dentro de la compañía de manera similar a como lo hace afuera.
ESCRIBIR UN LIBRO: MIS ESTRATEGIAS PARA SUPERAR LOS OBSTÁCULOS
Empecé mi blog de manera oficial en el 2017. Escribir ha sido un camino inesperado para mí, lleno de retos y satisfacciones. Escribo un artículo para mi blog por semana sobre temas que me parecen interesantes o sobre los desafíos que he tenido como líder en mi empresa, Celaque.
En el camino, también he experimentado con diferentes tipos de contenido. Al principio escribía mucho sobre procesos y sistemas y después pasé a otros temas, como la productividad y la administración general de una compañía. Mis artículos me han enseñado y me han ayudado a aclarar mis ideas.
MI EXPERIENCIA COMO ESCRITORA: APLICANDO LO QUE HE APRENDIDO EN EL MUNDO CORPORATIVO
Escribir un libro siempre ha sido uno de mis sueños. Sin embargo, solía decirme a mí misma que no podía escribir, que no era buena escritora, a pesar de tener a una escritora en mi familia. Mi abuela paterna fue poeta. Se le conocía como la Poetiza de Retalhuleu, un pequeño pueblo de Guatemala del que proviene la familia de mi padre. La última vez que la vi, me dio todos sus libros y, hasta este día, los tengo guardados en un cajón como el regalo más preciado que he recibido de ella. Me decía a mí misma que ella tenía un talento especial; los escritores nacen con este.
Así que enfoqué mi camino en lo que pensaba que tenía talento: contabilidad y finanzas. Desarrollé toda una carrera relacionada con los números, y el día de hoy soy CEO de una empresa de desarrollo de bienes inmuebles. Pero esto no es todo lo que soñaba hacer.
CÓMO ENCONTRAR LA PLATAFORMA DE SOFTWARE IDEAL PARA TU COMPAÑÍA
Incluso dentro de la misma industria, cada compañía es diferente. Seleccionar los sistemas que usarás en tu empresa suele ser difícil ya que los programas que están disponibles para el manejo de organizaciones no siempre son personalizables. Algunas soluciones son más adaptables que otras, dependiendo de su precio.
Las modificaciones a veces no son suficiente; tal vez tengas que añadir más sistemas para obtener un resultado más completo o añadirle extensiones al sistema que ya tengas. Todo dependerá de cuáles son tus necesidades. Sin embargo, la solución que obtengas probablemente nunca será 100% perfecta. El flujo de trabajo puede ser que no sea tan sencillo como deseas, o puede que el sistema tenga detalles que no puedas eliminar.
CÓMO MANTENER TU COMPAÑÍA AL DÍA EN UN MUNDO COMPLEJO
Uno de los primeros asesores de administración de negocios fue Frederick Taylor. Taylor fue un pensador de administración de la era industrial que trabajó en fábricas para garantizar una máxima eficacia en sus procesos de producción. Al asignar tareas altamente especializadas a los empleados de una fábrica, lograba ahorrar cantidades significativas de tiempo en la producción en general.
Taylor aplicó principios científicos a sus observaciones sobre el proceso de producción. Gracias a estas observaciones pudo escribir Los principios de la administración científica, publicado en 1911. En el proceso, sus ideas ayudaron a darle forma a la teoría de administración actual.
CÓMO SACARLE EL MÁXIMO PROVECHO A TU DÍA
Hay tantas ideas y proyectos que soñamos poder hacer algún día. Algunos pueden ser planes inmediatos, como empezar un proyecto de trabajo, mientras otros son a largo plazo, como escribir un libro. En muchos de los casos, parece no haber suficiente tiempo durante el día. Las exigencias de nuestro tiempo, lo que incluye el trabajo y las responsabilidades personales, son demasiadas. Puede ser que nos sintamos abrumados, pero aun así hay personas que logran hacer mucho con la cantidad de tiempo que tienen.
Si todos tenemos la misma cantidad de tiempo disponible durante el día, entonces la única forma de ser más eficaces es aprovechando mejor las horas que sí tenemos. La eficacia se obtiene al enfocarnos en el trabajo que nos dará los resultados que deseamos y al organizar el tiempo de la mejor manera posible. Esta no es una lista exhaustiva sobre las mejores formas de organizar tu tiempo, pero sí puede ayudarte a mejorar el impacto que haces con el tiempo que tienes disponible.
IMPLEMENTAR REUNIONES DEL EQUIPO DE ADMINISTRACIÓN Y CÓMO HACERLAS FUNCIONAR
Conforme una compañía va creciendo, sus operaciones diarias se vuelven más y más complejas. Aun cuando una compañía tiene la estructura correcta para manejar todas sus transacciones, es posible que la comunicación dentro de la organización no fluya de forma óptima. Las interacciones dentro de la estructura pueden llegar a ser una carga innecesaria sobre una persona o equipo dentro de la compañía.
Una práctica que recientemente desarrollamos, que es una herramienta estándar en muchas compañías, es la creación de un equipo de administración para hablar sobre temas continuos de la administración de la empresa. Un equipo de administración puede ayudar a que la comunicación entre los departamentos de la compañía sea más fluida y eficaz.
CÓMO ALCANZAR MAYOR CLARIDAD EN TU NEGOCIO EN MEDIO DEL CAOS
Las demandas del día a día pueden ser abrumadoras. Nuestra lista de pendientes es interminable, y el paso de los avances tecnológicos sigue acelerando. Puede parecer como que, tan pronto como nos adaptamos a una nueva tecnología, ya debemos aprender algo nuevo. Aunque existen ciertos principios básicos que nunca cambian, el ruido a nuestro alrededor es constante.
Antes del Internet, solo teníamos acceso a la información que estaba físicamente disponible a nuestro alrededor, como periódicos, libros, la televisión o hasta conversaciones con colegas y amigos. Hoy, muchas barreras de la información han sido eliminadas y esto, junto con la creación de contenidos de comunicadores que anteriormente no podían comunicarse, hace que sea difícil distinguir entre lo que es importante y el relleno.
ESTE ES EL MOMENTO PARA CONTRATAR Y HACER CRECER TU NEGOCIO
La decisión de contratar a una persona nueva no siempre es fácil. Hay muchas cosas que se deben considerar en la entrevista y el proceso de incorporación a tu empresa, y algunas de estas cosas pueden ser preocupantes. ¿Qué pasará si la persona no se adapta? ¿Y si la persona nueva crea más trabajo? ¿Qué pasa si no podemos hallar a la persona indicada? Todas estos son pensamientos que nos pueden hacer pausar. Encontrar la mezcla ideal de personas conlleva tiempo y esfuerzo. Al mismo tiempo, expandir tu equipo es la única forma de crecer como organización.
Por lo tanto, es importante empezar. El proceso de incorporación no siempre es directo y toma tiempo. Mientras más pronto inicies, más pronto encontrarás candidatas o candidatos que te agraden y más pronto podrás contratar y capacitar a los nuevos miembros. Al avanzar por todos estos pasos, serás capaz de delegar las tareas que ya están listas para darse a otra persona y enfocarte en mejorar la compañía.