Cómo mantener tu compañía al día en un mundo complejo

Uno de los primeros asesores de administración de negocios fue Frederick Taylor. Taylor fue un pensador de administración de la era industrial que trabajó en fábricas para garantizar una máxima eficacia en sus procesos de producción. Al asignar tareas altamente especializadas a los empleados de una fábrica, lograba ahorrar cantidades significativas de tiempo en la producción en general.

Taylor aplicó principios científicos a sus observaciones sobre el proceso de producción. Gracias a estas observaciones pudo escribir Los principios de la administración científica, publicado en 1911. En el proceso, sus ideas ayudaron a darle forma a la teoría de administración actual.

Como gerentes, somos descendientes del marco conceptual de Taylor, que ha tenido una gran influencia en administración. Valoramos la productividad y la eficacia y el hacer lo más posible con los recursos disponibles. Sin embargo, Taylor vivió en un mundo muy diferente al que tenemos ahora. La velocidad de la comunicación y las interconexiones del mundo significan que ahora podemos hacer más, pero también nos han hecho más interdependientes y partes de una red compleja.

Yo trabajo en una empresa de desarrollo y administración de propiedades en Honduras llamada Celaque. Para el primer edificio de apartamentos que desarrollamos, seleccionamos a un proveedor para las cubiertas de los muebles de cocina. Ellos habían trabajado con una fábrica en Colombia por décadas. Esta fábrica les proporcionó las cubiertas de cuarzo blanco cremoso que usamos en nuestras cocinas.

Unos meses antes de finalizar el proyecto, la fábrica se declaró en quiebra. Este evento no tuvo nada que ver con nosotros ni con nuestra selección de proveedor, y fue totalmente inesperado. Estuvo fuera de nuestro control, pero nos impactó profundamente. Tuvimos actualizaciones y reuniones semanales con el proveedor para garantizar una respuesta al problema lo más rápido posible. La falla de la fábrica significó que tuvimos que pedir un reemplazo a una fábrica de España para poder recibir el cuarzo lo antes posible. Después de muchos esfuerzos, las cocinas finalmente quedaron instaladas; tres meses después de lo programado.

Antes de las comunicaciones modernas y el Internet, habría sido muy difícil encontrar una fábrica local que nos pudiera proveer de cuarzo en Colombia. No habríamos podido negociar el precio con nuestro proveedor para que este, a su vez, pudiera negociar con la fábrica y así poder cubrir los costos de las nuevas cubiertas. Tampoco habríamos recibido imágenes de los productos disponibles y presupuestos con tanta velocidad. Al mismo tiempo, sin embargo, esta ventaja también nos hace vulnerables. Los enlaces que ahora existen en todo el mundo entre diferentes partes son casi un milagro, pero también son frágiles ya que todos dependemos unos de otros. Si un eslabón de la cadena llega a romperse, es difícil prever las consecuencias debido a nuestra interconexión.

El contexto a nuestro alrededor podría describirse como complejo en vez de complicado. Un entorno complicado puede ser difícil de entender, pero responde a causa y efecto. Un ejemplo de un proyecto complicado es el desarrollo de un edificio. Un equipo de arquitectos, varios tipos de ingenieros (civil, eléctrico, hidráulico, geotécnico, y estructural), administradores de propiedades y expertos financieros, entre otros, se une para diseñar un edificio. Toda esta colaboración requiere conocimiento especializado y entrenamiento, pero con la educación adecuada, las causas y efectos son discernibles y el diseño del edificio puede completarse.

Por otra parte, un entorno complejo se ve afectado por muchos factores diferentes. Por ejemplo, el mercado inmobiliario depende de las acciones individuales de todas las partes. Estas responden entre sí, y las acciones de una se mueve con las acciones de la siguiente, lo que hace imposible predecir cuál será el siguiente movimiento.

¿Cómo lidiamos con esta complejidad? El responder a esta no significa que debamos olvidar el concepto de eficacia. Nuestro trabajo requiere una combinación de ambos: crear estrategias con el objetivo de mejorar la eficacia en las partes de nuestro trabajo que residen dentro del contexto complicado y crear estrategias cuya meta sea responder a la complejidad. Algunas formas de lidiar con la complejidad incluyen compartir información con todos en el equipo y darles más autonomía para actuar de acuerdo a las circunstancias. Los equipos autónomos funcionan mejor. Descentralizar tanto como sea posible es una estrategia que les ayudará a todos a responder de forma más efectiva al contexto.

Primero, debemos reconocer que el mundo a nuestro alrededor ha cambiado y sigue cambiando constantemente. La evolución del mundo tiene muchas ventajas, como la capacidad de que la información viaje a todas partes, pero también varios desafíos, como su vulnerabilidad. Con esto en mente, podemos diseñar formas de responderle al mundo a nuestro alrededor de manera proactiva.