El formato que le damos a los documentos que usamos para nuestro trabajo diario puede tener un enorme impacto en nuestra productividad. Este es uno de esos elementos que, aunque oculto, puede tener un efecto considerable en tu flujo de trabajo. Directrices consistentes para la configuración de documentos ahorra tiempo y produce mejores resultados.
Mientras menos tiempo pasemos tratando de entender cómo funciona algo, más tiempo tendremos disponible para concentrarnos en el contenido. También nos ayuda a producir mejores resultados de forma regular. Si multiplicas este concepto en toda una organización, ahorrarás tiempo valioso para trabajar mejor.
![[Foto: Tobias Fischer/Unsplash]](https://www.pamelaayuso.com/wp-content/uploads/2021/01/20191125-D02-WhyFormattingisBeneficialforYourCompanyandItsGrowth_02.jpg)
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Beneficios
Existen muchas ventajas de usar directrices consistentes para tus documentos, procesos y hasta pantallas de registro personalizadas en los sistemas que utilizas.
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Un entendimiento mejor y más rápido: Ahorrar tiempo es la ventaja más obvia de tener un formato consistente en todos los documentos. Se pasa menos tiempo tratando de identificar lo que el documento quiere decir al saber dónde encontrar la información necesaria. Además, si se usa el mismo formato en todas partes, por ejemplo, en todas las hojas de cálculo de la compañía, el usuario sabrá instintivamente qué buscar. Él o ella podrá rápidamente encontrar el título y reconocer los puntos principales del documento.
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Preparación rápida de documentos: También ahorras tiempo al momento de crear nuevos documentos. De esta forma sabes dónde está todo y cómo encontrar lo que necesitas. Si estás preparando una presentación nueva, saber que tendrás una tabla de contenido y que usarás principalmente imágenes, por ejemplo, te ayudará. Puedes empezar con rapidez al llenar los elementos obvios y la presentación quedará lista más pronto. Si trabajas con un formato consistente, puedes tomar como base la estructura ya predeterminada para no tener que empezar siempre desde cero.
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Un mejor producto: Con lineamientos consistentes, te asegurarás de que todos tus documentos e informes sean mejores porque no les faltará nada. El resultado también puede ser más estético.
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Es más fácil encontrar los errores: Si algo no está acorde con el formato general, sobresaldrá. Por ejemplo, en Excel, si alguien resalta algo y esto no es parte del formato, sabrás que algo anda mal.
![[Foto: Judith Browne/Unsplash]](https://www.pamelaayuso.com/wp-content/uploads/2021/01/20191125-D02-WhyFormattingisBeneficialforYourCompanyandItsGrowth_01.jpg)
[Foto: Judith Browne/Unsplash]
Cómo mejorar la productividad
Para que el formato sea útil para ti, usa el mismo formato en todas tus pantallas y documentos/procedimientos que más uses. Considera lo que funciona para tu compañía y qué directrices te gustaría implementar para que todos estén en sintonía.
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Hojas de cálculo: Algunos lineamientos pueden incluir si los documentos tendrán cuadrícula, si se eliminarán pestañas no usadas, los nombres de los documentos y pestañas, el formato de los títulos dentro del documento, y cómo estilizar los márgenes.
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Pantallas de formularios en tus sistemas: Los sistemas que usas en tu compañía, como un administrador de atención al cliente o un software de planificación de recursos empresariales, pueden ser personalizables. Si lo son, trata de configurar todas las pantallas en el sistema para que sigan el mismo concepto. Por ejemplo, al inicio de cada pantalla puedes definir a quién le pertenece el registro, como a un cliente o proveedor. Puedes colocar este campo en la esquina superior izquierda de cada pantalla. Después, si existe un valor asociado con ese registro, puede colocarse en la esquina superior derecha. Puedes seguir una estructura similar para cada pantalla para que los usuarios busquen las entidades y valores en los mismos lugares del tablero. Además, tal vez desees definir directrices generales como el número de columnas en cada pantalla, el formato de los títulos, y el estilo de orden y agrupación de la información.
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Procesos: Mientras más consistente sea el formato de tus procesos, más se enfocará el usuario en el contenido y usará menos tiempo valioso buscando la información. Al configurar tus procesos, intenta estandarizar los títulos, formatos de listas y los códigos que uses para identificarlos. Puedes organizar estos por función, departamento y usuario. Para saber más sobre cómo organizar tus procesos, puedes ir a Configura tus procesos para obtener resultados más eficaces.
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Presentaciones: Si normalmente preparas presentaciones, puedes desarrollar un formato especial que funcione bien para ti y tu compañía. Tal vez tengas una diapositiva inicial con el título de tu presentación, seguida de una tabla de contenido, y probablemente incluyas diapositivas mayormente de imágenes. Tal vez uses una plantilla que use el mismo fondo, diseño y tipo y tamaño de letra para todas tus presentaciones.
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Políticas: Si utilizas documentos para registrar las políticas de tu compañía, puedes seguir el mismo formato para cada departamento. Además, ciertos contenidos tal vez se traslapen en los departamentos. En este caso, también tiene sentido colocar contenido similar en el mismo orden en todos los documentos normativos.
Los lineamientos de formato no tienen por qué ser complicados. Son simplemente un conjunto de reglas coherentes para que se pase menos tiempo pensando sobre cómo organizar algo y tú y tu equipo podrán pasar más tiempo en el trabajo que tienes que hacer. Ahorrarás tiempo valioso y el producto final será consistentemente bueno.