Uno de los primeros asesores de administración de negocios fue Frederick Taylor. Taylor fue un pensador de administración de la era industrial que trabajó en fábricas para garantizar una máxima eficacia en sus procesos de producción. Al asignar tareas altamente especializadas a los empleados de una fábrica, lograba ahorrar cantidades significativas de tiempo en la producción en general.

Taylor aplicó principios científicos a sus observaciones sobre el proceso de producción. Gracias a estas observaciones pudo escribir Los principios de la administración científica, publicado en 1911. En el proceso, sus ideas ayudaron a darle forma a la teoría de administración actual.

Conforme una compañía va creciendo, sus operaciones diarias se vuelven más y más complejas. Aun cuando una compañía tiene la estructura correcta para manejar todas sus transacciones, es posible que la comunicación dentro de la organización no fluya de forma óptima. Las interacciones dentro de la estructura pueden llegar a ser una carga innecesaria sobre una persona o equipo dentro de la compañía.

Una práctica que recientemente desarrollamos, que es una herramienta estándar en muchas compañías, es la creación de un equipo de administración para hablar sobre temas continuos de la administración de la empresa. Un equipo de administración puede ayudar a que la comunicación entre los departamentos de la compañía sea más fluida y eficaz.

Día tras día nos toca completar numerosas tareas. A veces pudiera parecer que la montaña de trabajo sigue creciendo cada día y que la cantidad de cosas que debemos hacer nunca termina. Es en momentos como estos que es necesario cuestionar la calidad del trabajo que estamos haciendo. Tal vez haya días en los que completemos 20 elementos diferentes de nuestra lista de pendientes, pero ¿qué hemos logrado en tus objetivos globales? La lista de pendientes es inevitable y bastante

En Celaque, estamos organizados por función. Tenemos seis departamentos diferentes que están estructurados según el trabajo que debe realizarse. Mientras fortalecemos la organización, seguimos colocando cada puesto y responsabilidad dentro de los diferentes departamentos. Nos aseguramos de que todas las operaciones de la compañía estén dentro de uno de los departamentos y que sean parte de los sistemas y procesos de ese grupo. Debido a que cada departamento tiene sus propios procesos y usa los mismos sistemas de toda la compañía, esta estructura hace que añadir un nuevo elemento sea más eficiente.

Conforme seguimos avanzando, he encontrado islas de puestos, responsabilidades y transacciones que funcionan de forma independiente a los departamentos. De manera inevitable, en estas islas se han desarrollado procesos paralelos que no entran dentro de los procesos principales de cada departamento. Los procedimientos extra significan un esfuerzo adicional ya que quedan fuera del sistema.

Existen muchas formas de organizar una compañía; puedes elegir organizarla por función, por unidad de negocios (que es común en organizaciones grandes), o mediante una estructura más horizontal. Cualquiera que sea el mejor modelo para tu compañía, es importante que la estructura tenga un diseño intencional y no solo un arreglo casual de funciones que se han organizado solo para distribuir el trabajo. Se debe incluir cada puesto y función que existe en la compañía dentro de la estructura.

El que una organización tenga un diseño puede parecerle obvio a un profesional que trabaja en una estructura corporativa bien organizada. Sin embargo, para una compañía en crecimiento, la complejidad es inmensa conforme van aumentando las cargas de trabajo. ¿Cuál debe ser el orden? ¿Quién debe hacer qué? Estos son los tipos de preguntas a las que se enfrenta una compañía nueva constantemente para asegurarse de que todo el trabajo se haga bien y con eficacia. Muchas veces estas preguntas se hacen demasiado tarde, cuando ya ha surgido un problema como una actividad que debía haberse completado o algo que no se pudo terminar a tiempo.