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LOS PROCESOS DE NEGOCIOS Y CÓMO MANTENERLOS
La desventaja de trabajar con procesos es que requieren mantenimiento. Las personas pasan a diferentes puestos o compañías, la forma de hacer el trabajo cambia y hay cambios en las regulaciones; la variación es una constante en los negocios. Para que los procesos sigan siendo relevantes, un negocio debe planear y prepararse para el cambio.
En la actualidad, recuerdo este hecho más que nunca. Actualmente estamos haciendo una revisión general de todos nuestros procesos para reorganizarlos por departamento y función. Mientras reclasificamos los procesos, también cuestionamos el diseño general de cada departamento y mejoramos las tareas. Dado que estamos reprogramando todo en toda la compañía, esto se ha convertido en un gran proyecto.
TIEMPO Y ESFUERZO: CÓMO INVERTIR PARA EL ÉXITO DE TU NEGOCIO
Organizar una iniciativa de forma que vaya a ser exitosa toma tiempo, ya que no es algo que pasa automáticamente. Lo mejor sobre invertir tiempo para el crecimiento de tu empresa es que se reciben buenos retornos y vale la pena. Similar a recibir los intereses de dinero invertido, dedicar tiempo para asegurarse de que un proyecto empiece con el pie derecho te ayudará a alcanzar tu meta y te garantiza que siga funcionando eficientemente en el futuro.
Digamos que te interesa empezar un blog para la compañía y tu meta es al final del año tener tres meses de blogs subidos a tu sitio por adelantado. Tal vez lo que deseas es establecer un proceso de contabilidad mensual en la compañía que se realice de forma precisa y puntual con mínima intervención de gerencia. Ambas son metas alcanzables. Puede ser que no sea fácil alcanzarlas, pero todo lo que se requiere es una inversión de tiempo y esfuerzo.
CÓMO DESARROLLAR LA ESTRUCTURA Y ORGANIZACIÓN DE UNA COMPAÑÍA EN CRECIMIENTO
Desarrollar una estructura organizacional es una de las cosas más difíciles en las que he trabajado como empresaria. Se requieren muchas horas de trabajo y diseño, y los esfuerzos deben ajustarse constantemente ya que el contexto y las operaciones de la compañía cambian. La estructura organizacional es el esqueleto sobre el que se basan las responsabilidades de la compañía. Cuando queda claro cuáles son las responsabilidades de cada equipo y cómo cada papel encaja en el esquema general de la compañía, el trabajo se vuelve más eficiente, y la probabilidad de que una tarea importante quede relegada se minimiza.
La organización de una compañía depende de su industria, pero he encontrado algunos conceptos generales que he aplicado en Celaque. Estas ideas se han mantenido desde que las implementé y se han vuelto más relevantes con el tiempo.
CÓMO ESTRUCTURAR EL CONOCIMIENTO ADQUIRIDO EN UNA COMPAÑÍA
Existe una gran cantidad de información que llega a una compañía de forma cotidiana. Hay muchas oportunidades de aprendizaje en todas estas ocasiones, como ideas para mejores prácticas, comentarios útiles y sugerencias. La cuestión está en cómo absorber toda esta información adquirida por la compañía para que se vuelva parte de la organización.
Este no es un asunto simple y, de hecho, tiene un grado de dificultad ya que muchas veces no queda espacio para pensar en nada más que no sea completar el trabajo. Sin embargo, es importante hacerlo. ¿Cómo puede la compañía convertirse en una máquina de aprendizaje que integre toda la información benéfica que ayude al crecimiento de la compañía?
EL OPTIMISMO Y POR QUÉ ES CRUCIAL PARA EL CRECIMIENTO DE TU NEGOCIO
Recientemente me encontré con una profunda frase sobre el optimismo de David Deutsch. En su libro El comienzo del infinito (biblioteca pública) lo define de la siguiente manera:
El optimismo (en el sentido por el que he abogado) es la teoría de que todos los fracasos—todos los males—se deben a la falta de conocimiento. . . . los problemas son inevitables, ya que nuestro conocimiento siempre estará infinitamente lejos de ser completo.
El comienzo del infinito, David Deutsch
Aunque Deutsch señala la ubicuidad de los problemas, también nos da la solución. Él declara que cualquier “fracaso” o “mal” puede remediarse mediante la información, y eso es poderoso. Especialmente en el ámbito profesional, esta es la clave para resolver lo aparentemente insuperable.
LA EVOLUCIÓN DEL PROCESO DE FACTURACIÓN DE NUESTRO PORTAFOLIO
Si manejas propiedades, como hacemos en Celaque, seguramente sabes lo difícil que es crear y enviar facturas mensuales a los clientes. Como administradores de una cartera, somos responsables de cobrar el alquiler y otras cuotas a los apartamentos y espacios de oficina que manejamos. Las facturas tienen muchas partes que cambian dependiendo de la propiedad; las nuestras incluyen el alquiler mensual, cargos por retraso y cuotas de condominio, y cada uno de estos elementos puede variar y depende de diversos factores. Esta es la historia de cómo estamos evolucionando de la facturación manual a la automática.
Hubo un momento en el que nos estábamos encargando de la contabilidad de un edificio, enviando unas 300 facturas cada mes a los propietarios y arrendatarios del edificio. Al principio, compilar y distribuir las facturas nos tomaba alrededor de dos semanas cada mes. Aunque en ese entonces ya usábamos un software de contabilidad en la nube (Zoho Books) para enviar las facturas y manejar los pagos, las facturas seguían siendo cargadas manualmente una a una.
UN ÚLTIMO Y POTENTE BENEFICIO DE IMPLEMENTAR UN ERP: MEJORAS
Recientemente implementamos un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. El programa que seleccionamos fue NetSuite, que es uno de los mejores ERP basados en la nube. Esto ha significado una mejora de 180 grados para nuestra empresa, Celaque, una empresa de desarrollo de bienes inmuebles.
Nuestro proceso de contabilidad y flujo de trabajo ahora está completamente integrado, desde la compra de inventario hasta la venta/arrendamiento de unidades residenciales o de oficina. NetSuite también tiene herramientas que organizan y catalogan nuestras diversas bases de datos. Para leer más sobre NetSuite, puedes ver mis publicaciones: NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP, y Qué pasó durante nuestro año al implementar NetSuite.
LOS BENEFICIOS DE REUNIONES CON TODA LA EMPRESA
Descubrí el concepto de las reuniones de toda la compañía en el libro de Eric Schmidt y Jonathan Rosenberg Cómo trabaja Google (lee Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 1 e Ideas valiosas de Google para el crecimiento y la innovación: parte 2). Según los autores, los CEO de Google tenían sesiones semanales de preguntas y respuestas para hablar de la política y dirección general de la compañía. La meta de las reuniones también era fomentar la comunicación y transparencia en la organización. La idea era intrigante, y decidí probarla para ver cómo se ajustaba este modelo en nuestra empresa.
No estaba 100% segura de cómo funcionaría en nuestro caso, así que implementé una idea similar en el evento de fin de año de nuestra compañía. Un representante de cada uno de los equipos principales tomó la palabra para hablar de sus más grandes logros durante el año; mientras las personas compartían sus experiencias, pude ver cómo eran demolidas algunas barreras de la comunicación. Resultó ser mucho más poderoso que lo que originalmente me había imaginado.
QUÉ PASA CUANDO AUTOMATIZAS LOS PROCESOS DE TU EMPRESA
Crear y organizar los procesos de una empresa no es fácil; se requiere mucho trabajo y perseverancia, pero vale la pena. Una vez que todos los procesos de negocios de una organización se han esquematizado y diseñado para funcionar juntos, todos en el equipo colaborarán como en una hermosa sinfonía. Se pasará menos tiempo pensando en si se ha olvidado algo y más tiempo previniendo problemas futuros y pensando en estrategias e innovación.
Los procesos de negocios optimizados son altamente benéficos para cualquier empresa. Hay una gran diferencia cuando todos trabajan juntos.
TU LISTA DE PENDIENTES: CÓMO MANEJAR TAREAS FUTURAS
Las buenas ideas y las tareas futuras aparecen constantemente como producto de nuestras interacciones diarias. Es importante cuidar estas acciones futuras para que puedan tener la oportunidad de producir los mejores resultados. Una de estas pudiera ser una idea para tu siguiente gran producto o simplemente una tarea que no debe olvidarse, pues de lo contrario las consecuencias serían perjudiciales.
Ya que la mayoría de las cosas que requieren nuestra atención tienen que ver con tareas presentes, desarrollar una técnica para planear para el futuro es importante. Entre más desarrolles la habilidad para encargarse de este tipo de acciones, más podrás lograr.
ESTA ES LA HISTORIA DE NUESTRA MÁS RECIENTE IMPLEMENTACIÓN DE SISTEMA
El año pasado implementamos NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. Anteriormente usábamos dos sistemas, Zoho CRM y Zoho Books, que ya habíamos dejado atrás. Necesitábamos algo que pudiéramos personalizar de acuerdo con nuestros procesos, y NetSuite fue la solución (puedes leer en mi blog la publicación NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP para más información sobre cómo seleccionamos nuestro ERP).
Implementar el nuevo sistema fue un esfuerzo de toda la compañía que requirió mucho trabajo duro, y los primeros seis meses fueron particularmente intensos. Sin embargo, al final fuimos capaces de producir una obra de arte. NetSuite era el sistema que necesitábamos y se convirtió en más.
CÓMO ACTUALIZARTE LEYENDO Y APRENDIENDO
En el trabajo y como adultos, se espera que nos mantengamos al tanto de eventos importantes e información nueva. Sin embargo, entre la actividad constante de la vida cotidiana, mantenerse al día con las noticias y la lectura de libros puede olvidarse con facilidad. Además, es difícil desarrollar el hábito de la lectura.
Afortunadamente, existen muchas formas de obtener información. La clave está en encontrar la mejor mezcla de artículos y libros para mantenerse al día de la forma más efectiva posible.
QUÉ PASÓ DURANTE NUESTRO AÑO IMPLEMENTANDO NETSUITE
En 2017 nuestra empresa inició la implementación de sistema más grande que habíamos tenido hasta ese entonces: NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Nos tomó seis intensos meses que el sistema fuera operacional, pero la implementación total duró un año ya que tuvimos cambios y pequeños problemas que tenían que resolverse una vez implementado. Dado que NetSuite interactuaba con todos los departamentos de la compañía, activar el sistema era algo que afectaba a todos.
Antes de implementar NetSuite, teníamos un sistema muy básico de contabilidad; solo se encargaba de transacciones fundamentales, como facturas, y producía estados de cuenta de clientes, informes contables y estados financieros no modificables. Aunque era un buen sistema para una empresa nueva, nos dimos cuenta de que ya no cumplía con nuestras necesidades.
EL MANUAL DE TU COMPAÑÍA Y CÓMO GARANTIZAR SU ACCESIBILIDAD
Hace algunos años, estaba revisando el manual de operaciones de nuestra empresa. Era un documento en formato Word de 15 páginas almacenado en nuestro servidor local. A pesar de todo el trabajo que dedicamos en su elaboración, nadie lo había abierto ni leído. El manual tenía páginas y páginas de información útil, pero no tenía uso práctico ya que nadie hacía referencia a este.
CÓMO IMPLEMENTAR UN SISTEMA EN LA NUBE EN TU EMPRESA
Implementar un nuevo software en la nube puede ser muy intimidante, especialmente si no estás familiarizado con sistemas. Sin embargo, incluso si no eres un genio de la informática, puedes aprender a hacerlo y tu empresa puede aprovechar todos los beneficios que ofrecen los sistemas en la nube en esta era de la tecnología.
El primer paso es hacer un plan para la implementación general del sistema; esto te ahorrará tiempo y podrás aprovechar el sistema desde el momento en que compres la licencia. El plan te permitirá tener todo listo para empezar a trabajar con tu software lo antes posible.
NETSUITE: CÓMO SELECCIONAR EL MEJOR ERP
Hace tres años, nos dimos cuenta de que nuestro sistema de contabilidad actual ya no cumplía con nuestras necesidades. Cuando apenas empezábamos, manejábamos toda nuestra actividad contable en una hoja de cálculo de Excel. Después implementamos Zoho Books, un sistema de contabilidad básico y trabajamos con este durante cuatro años. Al momento de su implementación, había sido una gran mejora, y lo considero como un excelente sistema de software de contabilidad para empezar. Sin embargo, después de algunos años, nos dimos cuenta de que estábamos listos para obtener algunas funciones más avanzadas.
Seleccionar un sistema nuevo no fue algo sencillo. Somos desarrolladores de bienes inmuebles, y nuestra industria tiene peculiaridades que no encajan en los modelos de negocios estándar. Por ejemplo, no solo vendemos, sino que también alquilamos propiedades. Además, nuestro proceso de manufactura varía de edificio en edificio, y a veces de tipo de apartamento a tipo de apartamento.
4 PASOS SENCILLOS PARA ARREGLAR PROBLEMAS EN TUS PROCESOS
Aunque ya tengas procesos funcionando bien en tu negocio, en ocasiones tendrás que enfrentarte a problemas. Tal vez un boletín no fue enviado en la fecha debida, o hace falta información en uno de los informes. Es imposible predecir y documentar todas las cosas que pudieran ocurrir en tus procesos.
Así que, ¿qué puedes hacer cuando encuentras una falla en la forma en que algo debe hacerse? Tienes dos opciones: puedes arreglarlo de forma temporal, o puedes prevenir el problema para que no vuelva a ocurrir. Vale la pena tomarse el tiempo para descubrir qué pasó y arreglar el problema para el futuro.
SIGUE CRECIENDO: CÓMO IMPLEMENTAR LO QUE LEES
Leer artículos y libros de negocios es una de las mejoras formas de aprender, mantenerte actualizado y descubrir nuevas formas de hacer crecer un negocio. Con todos los recursos disponibles hoy, las opciones son infinitas; podemos aprender sobre cualquier tema que nos imaginemos, y esta es una oportunidad para crecer.
Sin embargo, leer solo es la mitad del proceso. Cuando empezamos a absorber más información, se presenta un problema: cómo organizar y analizar toda la información e ideas nuevas de los artículos y libros. Lo ideal sería implementar algo de este nuevo conocimiento adquirido, pero ¿cuál es la mejor forma de clasificar y organizar todas las ideas de la lectura?
Yo me he enfrentado a este mismo problema, y los siguientes pasos me han sido útiles para administrar y organizar la información que encuentro en los artículos y libros que leo.
6 IDEAS ÚTILES PARA QUE TUS PROCESOS SEAN MÁS OPTIMIZADOS
Automatizar los procedimientos de tu oficina resulta en numerosos beneficios invaluables: aumentas tu productividad, mejoras tu precisión y, lo mejor de todo, ahorras tiempo y dinero (lee más sobre los beneficios en Los beneficios de implementar procesos en tu negocio). La meta final es hacer que las cosas pasen de realizarse manualmente a descubrir e implementar mejoras que agilicen las actividades de tu empresa. Estas ideas breves pero ahorradoras de tiempo ofrecen grandes beneficios a futuro. Toda gota de energía que puedas ahorrar te dejará espacio para desarrollar mejoras y crecimiento.
Para empezar, estudia lo que ya estás haciendo de forma cotidiana. Intenta cambiar una cosa a la vez. Cuando empieces a analizar la forma en que funciona tu negocio, puede que descubras algunas soluciones sencillas.
LOS VALIOSOS SISTEMAS EN LA NUBE QUE USAMOS EN MI COMPAÑÍA
La nube puede ser una bendición para una compañía pequeña.
Hace tan solo diez años, las opciones más viables para organizaciones pequeñas eran sistemas de menor calidad que debían compartirse a través de servidores locales a los que les daba mantenimiento una persona de TI. Debido a que no se podía costear un sistema efectivo en el sitio, la mayoría de estas empresas optaban por mantenerlo todo en Excel y compartir documentos en un servidor interno. Era una forma frustrante de trabajar que ya es obsoleta.
Nuestra odisea como empresa fue parecida a la de muchas compañías pequeñas. A continuación, encontrarás un breve relato sobre los problemas que enfrentamos en cada uno de nuestros departamentos con las correspondientes soluciones que utilizamos para resolverlos mediante software en la nube.