Visualiza tu negocio como un sistema

Tendemos a creer que nuestras acciones tienen efectos lineales, y esto no siempre es verdad. Si te estás golpeando la cabeza contra la pared tratando de resolver un problema que no has podido solucionar dentro de tu organización, tal vez un enfoque sistémico pueda ayudarte a desarrollar un nuevo modelo mental para lograrlo. La aplicación de esta metodología a nuestras empresas puede ayudarnos a ver nuestros negocios de formas nuevas y potentes (si quieres estudiar más sobre el pensamiento sistémico, te recomiendo leer el libro de Donella Meadow Thinking in Systems (biblioteca pública), que es la inspiración y fuente de este artículo).

Las empresas son sistemas, al igual que las economías, las personas y los árboles. Los sistemas están hechos de elementos, interconexiones y un propósito. Sus componentes son las partes que lo integran, que luego interactúan entre sí. Cuando esos elementos se unen, se vuelven más que la suma de sus partes y tienen una forma de comportarse. Pueden adaptarse rápidamente e incluso evolucionar. Todos los sistemas tienen un propósito u objetivo para el que están funcionando. Este objetivo no es aparente y solo se puede observar a largo plazo.

Lo fascinante es cómo este enfoque puede cambiar la mentalidad de nuestras compañías: son, en cierto sentido, organismos vivos. Y, al igual que los seres vivos, pueden crecer y desarrollar su propio comportamiento. También pueden ser parte de un ciclo virtuoso y seguir creciendo, o pueden decaer o morir. Y, como los organismos, cambian. Pueden prosperar y crecer en un momento y luego estar en camino a declinar en el siguiente.

Las siguientes son tres características de los sistemas que he encontrado aplicables al funcionamiento de una empresa.

Información

Los sistemas están interconectados a través de la información, y así es como funcionan. Los datos son los que desencadenan decisiones y acciones dentro de las compañías. Por ejemplo, en una compañía, recibir comentarios de que un producto está funcionando bien en el mercado probablemente te llevará a producir más para satisfacer la demanda. Del mismo modo, descubrir que uno de los productos de la empresa está defectuoso hará que alguien revise el proceso de producción para reparar el producto o detener la producción.

La información es cómo se conectan las diferentes partes de la compañía y por qué interactúan de la forma en que lo hacen. Por lo tanto, para que el sistema funcione sin problemas, es necesario eliminar las barreras al libre flujo de información. En cierto sentido, la información no es exclusiva de nadie, por lo que debería estar disponible dentro de la compañía. Y cuanto más rápida y dinámicamente pueda llegar la información a los responsables de la toma de decisiones, más ágil será la organización.

Resiliencia

Una compañía resiliente puede recuperarse después de un desafío:

La resiliencia es una medida de la capacidad de un sistema para sobrevivir y persistir en un entorno variable. Lo opuesto a la resiliencia es la fragilidad o la rigidez.

Donella Meadows, Thinking in Systems

Al enfrentarse a un desafío, una compañía resiliente podrá lidiar con el problema y volver a su forma habitual de funcionamiento. Piensa en el cuerpo humano y su capacidad de recuperación: puede curarse a sí mismo y combatir infecciones intrusivas, y puede regular su temperatura y también su metabolismo.

Si traducimos esto a una compañía, entonces, como sistema resiliente, podrá pasar por muchos eventos diferentes sin perder la capacidad de evolucionar y repararse a sí misma. Tendrá una tolerancia mucho mayor a los eventos perturbadores y no se romperá.

La redundancia es un elemento crítico que he descubierto que hace que las compañías sean más resistentes. Por ejemplo, si se ha capacitado a más de una persona para realizar cada uno de los trabajos de la empresa, la organización podrá resistir los cambios de personal. Los sistemas y procesos sólidos también hacen que las compañías sean más resistentes garantizando que sigan siempre los flujos de trabajo adecuados, sin importar las circunstancias.

Autoorganización

Los sistemas tienden a autoorganizarse. El proceso lleva tiempo y puede ser un poco caótico, por lo que permitir esta autoorganización requiere tolerancia y paciencia. Pero la autoorganización produce innovación y nuevas formas de administrar una organización. Lo he visto en nuestros equipos, donde a través del trabajo que hacen, encuentran formas de realizar las tareas de una manera que obtengan resultados exitosos.

Uno de nuestros equipos creció recientemente. Nuestro departamento de contabilidad quería estar en el mismo espacio, por lo que propusieron y dirigieron la mudanza a un espacio de oficina adicional que teníamos. Los otros equipos las apoyaron y dos equipos adicionales se movieron después de eso. Tomaron todas las decisiones y hallaron soluciones en dos semanas. Nunca había tenido la experiencia de ver un movimiento tan significativo sin involucrarme. Fue emocionante ver el poder del sistema en acción.

Si, como gerentes, intentamos controlar demasiado la forma en que los equipos interactúan y trabajan juntos, eliminaremos la notable capacidad de los equipos para resolver sus problemas y eliminaremos el incentivo para la innovación. Pero para eso, debemos ser pacientes. Debemos tener cuidado de no reprimir el impulso de la creatividad inherente que existe en todos los seres humanos y equipos.

La perspectiva que proporciona el pensamiento sistémico es invaluable, especialmente si lideras una compañía o un equipo. Con la ayuda de esta perspectiva, puedes evolucionar para convertirte en el jardinero o jardinera de un sistema complejo y trabajar para hacerlo más resistente y creativo.

Meadows, Donella, H. Thinking in Systems. Chelsea Green Publishing; edición ilustrada, 3 de diciembre de 2008. E-book.