La estructura de una compañía a menudo no se ve, pero es el esqueleto que mantiene todo unido y le da forma a la compañía.
La organización es lo que garantiza que progreses en y completes los proyectos que te has propuesto, y esto se vuelve sorprendentemente fácil cuando tienes el horario adecuado para ti.
Un proceso debe ser lo más simple posible pero no más simple de lo que se requiere. No crees algo demasiado elaborado porque creará confusión y las personas no lo seguirán. Simplifica los flujos de trabajo tanto como sea posible.
El principio de Hazlo Solo Una Vez, también conocido como el principio OHIO (por sus siglas en inglés), es un modelo útil que te ayudará a aumentar tu productividad. La idea detrás de esto es que, al empezar a trabajar en una tarea específica, la completes de principio a fin. Es decir, si empiezas una actividad, harás todo lo relacionado con ella hasta terminarla.
Este enfoque es especialmente útil para tareas pequeñas, como hacer una llamada. En vez de dejar que ocupe espacio en tu lista de pendientes, puedes tomarte un par de minutos para hacerlo. Ni siquiera es necesario que la tarea llegue hasta tu lista de pendientes. Claro, no siempre es posible hacerlo todo en ese momento. Si no puedes trabajar en esa tarea de forma inmediata, coloca un recordatorio para poder hacerlo en el futuro.
Con todo lo que tenemos que hacer a diario, podemos sentir que el tiempo pasa demasiado rápido. Al igual que muchas otras madres y padres, a veces veo a mis hijas y no puedo creer lo rápido que están creciendo. El tiempo pasó volando. Lo que está en mi mente durante esos momentos de reflexión es que debo aprovechar cada minuto, ya que el tiempo no se detiene.
Cuando nos ponemos a decidir cómo utilizar nuestro tiempo, tenemos un millón de opciones. El camino está completamente abierto ya que, en cualquier momento, podemos elegir cualquier cosa. El asunto es que, el hecho de tomar la decisión, cierra el abanico de posibilidades y nos hace enfocarnos en una sola. El tiempo ha pasado y no podemos regresar. La clave es elegir sabiamente y hacer lo que es más importante.
La implementación de procesos es una necesidad en cualquier compañía. Los procedimientos establecidos estandarizan tus operaciones y te permiten entregar un producto consistente. Entre una tarea y la siguiente, también te ayudan a ti y a tu equipo a garantizar que nadie olvide los pasos básicos pero fundamentales inherentes en cualquier procedimiento.
El libro de Atul Gawande, El efecto Checklist (biblioteca pública), presenta un caso convincente para el uso de listas de comprobación en las empresas. Él explica la importancia de los procedimientos, cuándo usarlos y cómo implementarlos. A lo largo de su libro, Gawande da consejos útiles sobre cómo trabajar mejor con listas de comprobación. Él enfatiza, por ejemplo, la importancia del formato y cómo presentar el contenido de forma apropiada, lo que te ayudará a sacarles el máximo provecho a los procesos en tu compañía. Las directrices descritas por Gawande te ayudarán a implementar o mejorar los procesos de tu compañía.
Incluso dentro de la misma industria, cada compañía es diferente. Seleccionar los sistemas que usarás en tu empresa suele ser difícil ya que los programas que están disponibles para el manejo de organizaciones no siempre son personalizables. Algunas soluciones son más adaptables que otras, dependiendo de su precio.
Las modificaciones a veces no son suficiente; tal vez tengas que añadir más sistemas para obtener un resultado más completo o añadirle extensiones al sistema que ya tengas. Todo dependerá de cuáles son tus necesidades. Sin embargo, la solución que obtengas probablemente nunca será 100% perfecta. El flujo de trabajo puede ser que no sea tan sencillo como deseas, o puede que el sistema tenga detalles que no puedas eliminar.
Día tras día nos toca completar numerosas tareas. A veces pudiera parecer que la montaña de trabajo sigue creciendo cada día y que la cantidad de cosas que debemos hacer nunca termina. Es en momentos como estos que es necesario cuestionar la calidad del trabajo que estamos haciendo. Tal vez haya días en los que completemos 20 elementos diferentes de nuestra lista de pendientes, pero ¿qué hemos logrado en tus objetivos globales? La lista de pendientes es inevitable y bastante
Existen muchas formas de organizar una compañía; puedes elegir organizarla por función, por unidad de negocios (que es común en organizaciones grandes), o mediante una estructura más horizontal. Cualquiera que sea el mejor modelo para tu compañía, es importante que la estructura tenga un diseño intencional y no solo un arreglo casual de funciones que se han organizado solo para distribuir el trabajo. Se debe incluir cada puesto y función que existe en la compañía dentro de la estructura.
El que una organización tenga un diseño puede parecerle obvio a un profesional que trabaja en una estructura corporativa bien organizada. Sin embargo, para una compañía en crecimiento, la complejidad es inmensa conforme van aumentando las cargas de trabajo. ¿Cuál debe ser el orden? ¿Quién debe hacer qué? Estos son los tipos de preguntas a las que se enfrenta una compañía nueva constantemente para asegurarse de que todo el trabajo se haga bien y con eficacia. Muchas veces estas preguntas se hacen demasiado tarde, cuando ya ha surgido un problema como una actividad que debía haberse completado o algo que no se pudo terminar a tiempo.
Muchas veces desearía poder tener más de 24 horas al día. Aunque tener unas horas extras desafortunadamente no es posible, existen formas de sacarle el máximo provecho al tiempo que tenemos. Estas prácticas me han ayudado a ser más productiva durante el tiempo que tengo, y espero que también te ayuden a ti.