Si has elegido tu sistema sabiamente, el beneficio para tu compañía será significativo. El sistema mantendrá tus datos organizados y te permitirá realizar tareas que antes eran imposibles.

Desde que empecé a usar Wrike, mi nivel de productividad ha incrementado de forma significativa. No solo ha sido un descubrimiento magnífico para mí, sino que también ha transformado nuestra forma de trabajar en mi compañía, Celaque. Wrike es el mecanismo que usamos para registrar todo lo que hacemos en Celaque.

Encontré y empecé a trabajar con Wrike hace algunos años con mi compañía anterior, en la que administraba las operaciones. En ese puesto, experimenté con Wrike para ver cómo podría funcionar para cada miembro del equipo, así como para la empresa en general. Empezamos a usarlo para la administración de procesos y tareas y luego fuimos evolucionando y mejorando en nuestra forma de usar Wrike. Cuando cofundé Celaque, sabía que Wrike sería una de nuestras herramientas principales.

Incluso dentro de la misma industria, cada compañía es diferente. Seleccionar los sistemas que usarás en tu empresa suele ser difícil ya que los programas que están disponibles para el manejo de organizaciones no siempre son personalizables. Algunas soluciones son más adaptables que otras, dependiendo de su precio.

Las modificaciones a veces no son suficiente; tal vez tengas que añadir más sistemas para obtener un resultado más completo o añadirle extensiones al sistema que ya tengas. Todo dependerá de cuáles son tus necesidades. Sin embargo, la solución que obtengas probablemente nunca será 100% perfecta. El flujo de trabajo puede ser que no sea tan sencillo como deseas, o puede que el sistema tenga detalles que no puedas eliminar.

Trata de cubrir tantas brechas como puedas con la tecnología actual. Siempre se pueden hacer mejoras en el software existente.

Existe una gran cantidad de información que llega a una compañía de forma cotidiana. Hay muchas oportunidades de aprendizaje en todas estas ocasiones, como ideas para mejores prácticas, comentarios útiles y sugerencias. La cuestión está en cómo absorber toda esta información adquirida por la compañía para que se vuelva parte de la organización.

Este no es un asunto simple y, de hecho, tiene un grado de dificultad ya que muchas veces no queda espacio para pensar en nada más que no sea completar el trabajo. Sin embargo, es importante hacerlo. ¿Cómo puede la compañía convertirse en una máquina de aprendizaje que integre toda la información benéfica que ayude al crecimiento de la compañía?

Si manejas propiedades, como hacemos en Celaque, seguramente sabes lo difícil que es crear y enviar facturas mensuales a los clientes. Como administradores de una cartera, somos responsables de cobrar el alquiler y otras cuotas a los apartamentos y espacios de oficina que manejamos. Las facturas tienen muchas partes que cambian dependiendo de la propiedad; las nuestras incluyen el alquiler mensual, cargos por retraso y cuotas de condominio, y cada uno de estos elementos puede variar y depende de diversos factores. Esta es la historia de cómo estamos evolucionando de la facturación manual a la automática.

Hubo un momento en el que nos estábamos encargando de la contabilidad de un edificio, enviando unas 300 facturas cada mes a los propietarios y arrendatarios del edificio. Al principio, compilar y distribuir las facturas nos tomaba alrededor de dos semanas cada mes. Aunque en ese entonces ya usábamos un software de contabilidad en la nube (Zoho Books) para enviar las facturas y manejar los pagos, las facturas seguían siendo cargadas manualmente una a una.

Recientemente implementamos un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. El programa que seleccionamos fue NetSuite, que es uno de los mejores ERP basados en la nube. Esto ha significado una mejora de 180 grados para nuestra empresa, Celaque, una empresa de desarrollo de bienes inmuebles.

Nuestro proceso de contabilidad y flujo de trabajo ahora está completamente integrado, desde la compra de inventario hasta la venta/arrendamiento de unidades residenciales o de oficina. NetSuite también tiene herramientas que organizan y catalogan nuestras diversas bases de datos. Para leer más sobre NetSuite, puedes ver mis publicaciones: NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP, y Qué pasó durante nuestro año al implementar NetSuite.

El año pasado implementamos NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) en nuestra empresa. Anteriormente usábamos dos sistemas, Zoho CRM y Zoho Books, que ya habíamos dejado atrás. Necesitábamos algo que pudiéramos personalizar de acuerdo con nuestros procesos, y NetSuite fue la solución (puedes leer en mi blog la publicación NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP para más información sobre cómo seleccionamos nuestro ERP).

Implementar el nuevo sistema fue un esfuerzo de toda la compañía que requirió mucho trabajo duro, y los primeros seis meses fueron particularmente intensos. Sin embargo, al final fuimos capaces de producir una obra de arte. NetSuite era el sistema que necesitábamos y se convirtió en más.

En 2017 nuestra empresa inició la implementación de sistema más grande que habíamos tenido hasta ese entonces: NetSuite, un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés). Nos tomó seis intensos meses que el sistema fuera operacional, pero la implementación total duró un año ya que tuvimos cambios y pequeños problemas que tenían que resolverse una vez implementado. Dado que NetSuite interactuaba con todos los departamentos de la compañía, activar el sistema era algo que afectaba a todos.

Antes de implementar NetSuite, teníamos un sistema muy básico de contabilidad; solo se encargaba de transacciones fundamentales, como facturas, y producía estados de cuenta de clientes, informes contables y estados financieros no modificables. Aunque era un buen sistema para una empresa nueva, nos dimos cuenta de que ya no cumplía con nuestras necesidades.

Implementar un nuevo software en la nube puede ser muy intimidante, especialmente si no estás familiarizado con sistemas. Sin embargo, incluso si no eres un genio de la informática, puedes aprender a hacerlo y tu empresa puede aprovechar todos los beneficios que ofrecen los sistemas en la nube en esta era de la tecnología.

El primer paso es hacer un plan para la implementación general del sistema; esto te ahorrará tiempo y podrás aprovechar el sistema desde el momento en que compres la licencia. El plan te permitirá tener todo listo para empezar a trabajar con tu software lo antes posible.

Hace tres años, nos dimos cuenta de que nuestro sistema de contabilidad actual ya no cumplía con nuestras necesidades. Cuando apenas empezábamos, manejábamos toda nuestra actividad contable en una hoja de cálculo de Excel. Después implementamos Zoho Books, un sistema de contabilidad básico y trabajamos con este durante cuatro años. Al momento de su implementación, había sido una gran mejora, y lo considero como un excelente sistema de software de contabilidad para empezar. Sin embargo, después de algunos años, nos dimos cuenta de que estábamos listos para obtener algunas funciones más avanzadas.

Seleccionar un sistema nuevo no fue algo sencillo. Somos desarrolladores de bienes inmuebles, y nuestra industria tiene peculiaridades que no encajan en los modelos de negocios estándar. Por ejemplo, no solo vendemos, sino que también alquilamos propiedades. Además, nuestro proceso de manufactura varía de edificio en edificio, y a veces de tipo de apartamento a tipo de apartamento.

La nube puede ser una bendición para una compañía pequeña.

Hace tan solo diez años, las opciones más viables para organizaciones pequeñas eran sistemas de menor calidad que debían compartirse a través de servidores locales a los que les daba mantenimiento una persona de TI. Debido a que no se podía costear un sistema efectivo en el sitio, la mayoría de estas empresas optaban por mantenerlo todo en Excel y compartir documentos en un servidor interno. Era una forma frustrante de trabajar que ya es obsoleta.

Nuestra odisea como empresa fue parecida a la de muchas compañías pequeñas. A continuación, encontrarás un breve relato sobre los problemas que enfrentamos en cada uno de nuestros departamentos con las correspondientes soluciones que utilizamos para resolverlos mediante software en la nube.