La solución de software que implementarás en tu compañía es una de las decisiones más importantes que puedes tomar. Tan pronto como elijas una, te comprometes a usarla durante algún tiempo, ya que los cambios frecuentes de software pueden ser costosos. Probablemente sigas utilizando esta solución durante muchos años. Te recomiendo tomarte tu tiempo antes de seleccionar una para asegurarte de que estás eligiendo un software con el que puedas trabajar durante mucho tiempo.
¿Qué sucede una vez que has implementado algo, lo has usado durante unos años y empiezas a preguntarte si actualmente es la mejor solución? ¿Qué sucede cuando tu TI se vuelve un poco anticuada? ¿Miras hacia el exterior, o cambias, o actualizas?
Por supuesto, la respuesta dependerá completamente de tu situación.
Cambios
Tus elecciones de software no durarán para siempre, y probablemente superarás algunas muy rápidamente. Tuvimos esa experiencia con nuestra primera solución de contabilidad, Zoho Books. Zoho Books es un excelente sistema de TI para pequeñas empresas: administra tus facturas y gastos y ayuda a desarrollar flujos de trabajo contables.
En nuestro caso, lo implementamos tan pronto como iniciamos nuestra compañía, Celaque. Sin embargo, debido a que crecimos rápidamente, ya no era lo que nos funcionaba dos años después. Rápidamente quedó claro que necesitábamos algo nuevo y con más capacidades. El cambio a un software de planificación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés) fue la respuesta. Necesitábamos vincular nuestros gastos a nuestra contabilidad y nuestras ventas. Esta capacidad adicional marcó una gran diferencia, por lo que decidir cambiar fue fácil y sencillo. Se necesitó una cantidad significativa de trabajo para implementar el cambio, pero la balanza se había inclinado y era hora de hacerlo.
A veces, hacer el cambio es una decisión clara.
Actualizaciones
A veces, no es necesario sustituir el software, ya que simplemente se puede mejorar. Actualmente utilizamos NetSuite como nuestro ERP. La interfaz no ha cambiado desde que la implementamos hace tres años. Debo decir que esto me decepciona, ya que esperaba que tuviera más actualizaciones. Sin embargo, he llegado a la conclusión de que no hay mucho que pueda hacer para mejorar la funcionalidad de un ERP más que actualizaciones constantes de los flujos de trabajo y cómo funcionan.
Nuestro objetivo es continuar actualizando NetSuite para satisfacer nuestras necesidades. Principalmente mejoramos nuestros informes y los campos que usamos para recopilar información. Como resultado, NetSuite se vuelve cada vez más importante para nosotros. También buscamos formas de complementar sus puntos débiles. Por ejemplo, tenemos un proyecto para agregar toda la información a un sistema de información que producirá nuestras métricas en tiempo real, que es nuestro próximo paso.
Esperar
En otras ocasiones, la decisión de cambiar el software no es tan sencilla. He trabajado con soluciones que han mejorado con el tiempo y otras que siguen iguales. Cuando el software permanece igual a lo largo del tiempo y el costo de cambio es alto, recomiendo esperar para asegurarte. Invertir en nuevo software es un asunto importante. Asegúrate de estar listo o lista para dar ese paso y de que la solución que estás seleccionando te brindará los beneficios esperados. Una vez que has tomado la decisión, no pierdas tiempo. Por lo general, una nueva solución te ayudará a mejorar mucho y no querrás esperar para ver los beneficios.
Soluciones nuevas
Por último, todo el tiempo salen soluciones nuevas e innovadoras. Mantente pendiente a lo más reciente. Podrás captar nuevas tendencias que beneficiarán a tu sistema de TI en general y crear nuevas capas de software que podrían ser útiles en el futuro.
Administrar y actualizar tu software es un proceso constante, como cuidar un jardín. Si continúas ocupándote de este, tu compañía seguirá funcionando sin problemas y creciendo como lo has previsto.
