En Celaque, estamos organizados por función. Tenemos seis departamentos diferentes que están estructurados según el trabajo que debe realizarse. Mientras fortalecemos la organización, seguimos colocando cada puesto y responsabilidad dentro de los diferentes departamentos. Nos aseguramos de que todas las operaciones de la compañía estén dentro de uno de los departamentos y que sean parte de los sistemas y procesos de ese grupo. Debido a que cada departamento tiene sus propios procesos y usa los mismos sistemas de toda la compañía, esta estructura hace que añadir un nuevo elemento sea más eficiente.

Conforme seguimos avanzando, he encontrado islas de puestos, responsabilidades y transacciones que funcionan de forma independiente a los departamentos. De manera inevitable, en estas islas se han desarrollado procesos paralelos que no entran dentro de los procesos principales de cada departamento. Los procedimientos extra significan un esfuerzo adicional ya que quedan fuera del sistema.

Existen muchas formas de organizar una compañía; puedes elegir organizarla por función, por unidad de negocios (que es común en organizaciones grandes), o mediante una estructura más horizontal. Cualquiera que sea el mejor modelo para tu compañía, es importante que la estructura tenga un diseño intencional y no solo un arreglo casual de funciones que se han organizado solo para distribuir el trabajo. Se debe incluir cada puesto y función que existe en la compañía dentro de la estructura.

El que una organización tenga un diseño puede parecerle obvio a un profesional que trabaja en una estructura corporativa bien organizada. Sin embargo, para una compañía en crecimiento, la complejidad es inmensa conforme van aumentando las cargas de trabajo. ¿Cuál debe ser el orden? ¿Quién debe hacer qué? Estos son los tipos de preguntas a las que se enfrenta una compañía nueva constantemente para asegurarse de que todo el trabajo se haga bien y con eficacia. Muchas veces estas preguntas se hacen demasiado tarde, cuando ya ha surgido un problema como una actividad que debía haberse completado o algo que no se pudo terminar a tiempo.

Desarrollar una estructura organizacional es una de las cosas más difíciles en las que he trabajado como empresaria. Se requieren muchas horas de trabajo y diseño, y los esfuerzos deben ajustarse constantemente ya que el contexto y las operaciones de la compañía cambian. La estructura organizacional es el esqueleto sobre el que se basan las responsabilidades de la compañía. Cuando queda claro cuáles son las responsabilidades de cada equipo y cómo cada papel encaja en el esquema general de la compañía, el trabajo se vuelve más eficiente, y la probabilidad de que una tarea importante quede relegada se minimiza.

La organización de una compañía depende de su industria, pero he encontrado algunos conceptos generales que he aplicado en Celaque. Estas ideas se han mantenido desde que las implementé y se han vuelto más relevantes con el tiempo.

Las buenas ideas y las tareas futuras aparecen constantemente como producto de nuestras interacciones diarias. Es importante cuidar estas acciones futuras para que puedan tener la oportunidad de producir los mejores resultados. Una de estas pudiera ser una idea para tu siguiente gran producto o simplemente una tarea que no debe olvidarse, pues de lo contrario las consecuencias serían perjudiciales.

Ya que la mayoría de las cosas que requieren nuestra atención tienen que ver con tareas presentes, desarrollar una técnica para planear para el futuro es importante. Entre más desarrolles la habilidad para encargarse de este tipo de acciones, más podrás lograr.

Hace algunos años, estaba revisando el manual de operaciones de nuestra empresa. Era un documento en formato Word de 15 páginas almacenado en nuestro servidor local. A pesar de todo el trabajo que dedicamos en su elaboración, nadie lo había abierto ni leído. El manual tenía páginas y páginas de información útil, pero no tenía uso práctico ya que nadie hacía referencia a este. 

¿Alguna vez has desarrollado una forma ingeniosa de hacer algo y después olvidaste cómo es que llegaste a conseguir el resultado que obtuviste?

Siempre que hacemos algo por primera vez, cometemos errores y aprendemos al avanzar. Tal vez invirtamos tiempo trabajando en una tarea, pero después nos demos cuenta de que el proceso no funcionó. Así que lo intentamos de otra manera y puede ser que ahora vaya en la dirección correcta. Eventualmente, desciframos el acertijo y alcanzamos la meta.

Entonces, pasamos a lo que sigue. Cuando necesitamos repetir el proceso el año siguiente, hubiera sido útil seguir los pasos que se tomaron originalmente. El problema es que pensamos que este era un proceso de una sola vez que no volvería a repetirse. Has realizado miles de tareas desde entonces y no existen notas sobre los pasos que se deben tomar para lograr el resultado deseado en el primer intento.

Los días están llenos de actividad y pasan en un parpadeo. Entre una cosa y la siguiente, se nota si las ideas y el trabajo se están administrando correctamente. Tal vez se nos pase una fecha límite, olvidemos regresarle la llamada a un cliente importante o descuidemos una asignación clave. La ejecución es crucial, pero también lo es el darle seguimiento para asegurarnos de que todo lo que debía hacerse se hizo a tiempo.

Pero no te preocupes: siempre hay maneras de combatir esto. Todo lo que se necesita es desarrollar un sistema para llevar control de todos los elementos en tu lista de pendientes y asegurarte de que el sistema funciona para cumplir con todas estas tareas. Aquí tienes algunas estrategias que te pueden ser útiles.