Cómo mantener limpia tu bandeja de entrada … para siempre

A medida que avanza el día, los correos electrónicos no dejan de llegar. Se amontonan unos sobre otros en tu ya saturada bandeja de entrada. Algunos correos electrónicos pueden ser de menor importancia, como ofertas de tiendas, pero otros pueden ser estratégicos, como las negociaciones de un cliente. Mes tras mes y año tras año, el número de correos electrónicos en tu bandeja de entrada puede llegar a los cientos y después a los miles.

Propongo una nueva forma de manejar tu bandeja de entrada: mantenerla limpia.

No permitas que los correos electrónicos se queden más de 24 horas. ¿Por qué? Porque cuando una bandeja de entrada está llena de correos electrónicos, tu vista queda obstruida. Dentro de tu apretada bandeja de entrada, es fácil que se pierdan elementos importantes. Además, una bandeja llena en donde la información clave flota por ahí sin ningún control añade estrés innecesario a tu vida.

Cómo empezar a limpiar tu bandeja de entrada y mantenerla limpia

Elige este mes para empezar de nuevo con una bandeja de entrada completamente limpia. Es fácil: tan solo elimina y archiva los correos electrónicos antiguos hasta que tu bandeja quede vacía. Si eres como yo era, probablemente ya tengas miles de correos electrónicos en tu bandeja de entrada. Lo ideal es que tengas tiempo para revisarlo todo y ver si existe algo importante a lo que debiste haber respondido durante todos esos años. Si tienes la disponibilidad, almacena o elimina los correos electrónicos después de haber analizado cada uno de estos.

Si no tienes el tiempo, es mejor empezar de cero. Simplemente almacena toda tu bandeja de entrada. Al menos sabrás que todo está guardado y, si un día estás aburrido y no tienes nada qué hacer, puedes organizar tus viejos correos electrónicos para ver si debiste haber respondido a algo.

Cuando tu bandeja quede limpia, puedes empezar a manejar tus correos electrónicos de una nueva forma. Analiza los correos electrónicos del día y elimina aquellos que sean innecesarios o los que ya hayas leído y no necesiten respuesta. Después, responde a lo que debas responder y entonces elimina o archiva. Solo te quedarás con las cosas en las que debes trabajar. El objetivo es tomar acción sobre cada correo electrónico recibido cada día para que, al final del día, todos los correos electrónicos queden almacenados o eliminados.

Si te llega un correo electrónico con algo que no te es posible completar durante el día, establécelo como una tarea para ti mismo y programa la fecha en la que lo harás. Por otra parte, si un elemento puede completarse el mismo día, el correo electrónico te servirá como recordatorio durante el día. Tan pronto como lo termines, elimínalo o archívalo.

Es importante que te obligues a ti mismo a mantener el compromiso de eliminar o archivar dentro de ese periodo de 24 horas. Si no tomas una acción para cada correo electrónico, se volverán a acumular y, con el tiempo, estarás justo donde empezaste.

Mientras desarrollas el hábito de eliminar y archivar, verás que mucho del desorden viene de suscripciones u otros correos electrónicos que no deseas recibir. Te animo a apartar algo de tiempo y cancelar tus suscripciones de listas de correos electrónicos que no sean útiles. Además, configura los ajustes de notificaciones de aplicaciones u otras listas para asegurarte de solo recibir los correos electrónicos que necesitas; y nada más.

En el caso de los correos electrónicos que no te den la opción de cancelar la suscripción, puedes filtrarlos. Usa la función de tu cuenta de correo electrónico para filtrar los mensajes de ciertas direcciones y eliminarlos inmediatamente. Es difícil darse cuenta de todos los correos electrónicos innecesarios que recibes hasta que empiezas a eliminarlos. Mi cuenta tiene alrededor de 80 direcciones correo electrónico que están filtradas.

Mantén la limpieza de tu bandeja de entrada desde hoy y para siempre

Prueba este nuevo método que he propuesto. Reducirás el riesgo de perderte correos electrónicos importantes. También te obligará a responder rápidamente y a entregar tu trabajo y solicitudes. Pero creo que el mayor beneficio es diferente. Debido a que te habrás encargado de todos tus pendientes, tendrás una sensación de clausura y hasta de paz al final del día.