Los valiosos sistemas en la nube que usamos en mi compañía

La nube puede ser una bendición para una compañía pequeña.

Hace tan solo diez años, las opciones más viables para organizaciones pequeñas eran sistemas de menor calidad que debían compartirse a través de servidores locales a los que les daba mantenimiento una persona de TI. Debido a que no se podía costear un sistema efectivo en el sitio, la mayoría de estas empresas optaban por mantenerlo todo en Excel y compartir documentos en un servidor interno. Era una forma frustrante de trabajar que ya es obsoleta.

Nuestra odisea como empresa fue parecida a la de muchas compañías pequeñas. A continuación, encontrarás un breve relato sobre los problemas que enfrentamos en cada uno de nuestros departamentos con las correspondientes soluciones que utilizamos para resolverlos mediante software en la nube. 


[Foto: Kai Gradert/Unsplash]

[Foto: Kai Gradert/Unsplash]

Contabilidad

Aunque empezamos experimentando con un sistema de contabilidad local basado en un servidor, el sistema no nos funcionó porque era muy limitado. No estábamos utilizando el software para ninguna transacción. Después, el software en la nube se volvió lo suficientemente económico y pudimos hacer que nuestra información estuviera en línea. En este punto, nuestra prioridad era contabilidad ya que no teníamos un sistema adecuado para registrar todas nuestras transacciones. 

Necesitábamos un sistema que hiciera lo básico:

  • Emitir facturas para nuestros clientes y registrar los cobros

  • Registrar las cuentas que había que pagarse y hacer los pagos

  • Conciliar nuestras cuentas bancarias

  • Crear estados financieros

Encontré opciones que costaban decenas de miles de dólares al año, pero no teníamos un gran presupuesto. Por el momento, la opción que más se ajustaba a nuestras circunstancias era Zoho Books. Implementar el sistema tomó algo de tiempo, y continuamente tratábamos de mejorar nuestro sistema de contabilidad. Aunque el sistema es básico, puede ser la solución perfecta para una empresa pequeña. Zoho Books mejoró el manejo de nuestros registros.


[Foto: Stuart Guest Smith/Unsplash]

[Foto: Stuart Guest Smith/Unsplash]

Ventas

Mi siguiente prioridad fue el equipo de ventas. Necesitábamos un sistema para la administración de la relación con los clientes (CRM, por sus siglas en inglés) para registrar todas las interacciones con los clientes. Debido a nuestra necesidad de un sistema completo pero accesible que pudiera integrarse con Zoho Books, seleccioné su programa hermano, Zoho CRM

Antes de implementar Zoho CRM, manteníamos toda nuestra información en hojas de cálculo de Excel que continuamente tenían que organizarse. Teníamos una hoja de cálculo llamada “Contactos”, donde guardábamos toda la información de contacto de cualquier posible cliente con columnas adicionales para estado y comentarios. La usábamos para ver a quién debíamos llamar y quién seguía disponible. Los cambios no siempre estaban actualizados y, a veces, perdíamos una venta. Era una pesadilla.

Con el sistema, nuestro proceso de ventas mejoró inmensamente. Para darte una idea de la diferencia, estas son algunas cosas que pudimos hacer:

  • Buscar a un cliente y ver todas las transacciones de ventas

  • Manejar el progreso de las negociaciones en los que estamos trabajando

  • Emitir informes con los datos que hemos recopilado

  • Tener un registro de todas las ventas y devoluciones que hemos procesado


[Foto: Kelly Sikkema/Unsplash]

[Foto: Kelly Sikkema/Unsplash]

Administración de proyectos

El siguiente sistema que implementamos fue un software de administración de proyectos. Necesitábamos un sistema que guardara los procesos de la empresa y que nos permitiera trabajar en colaboración en tareas y pendientes. Antes de esto, los procesos se manejaban informalmente; cada persona simplemente sabía o estaba entrenada sobre lo que debía de hacer. Nada estaba organizado o adecuadamente estructurado. 

Las tareas estaban en la libreta o agenda personal de cada quien. En mi caso, me reunía cada cierto tiempo (reuniones de revisión) con cada persona para hablar del progreso de elementos específicos. Me pasaba cada mañana actualizando al equipo y encontraba frecuentemente que no había habido buena comunicación dentro del equipo sobre la tarea o el tiempo de entrega. Si por alguna razón la tarea no estaba escrita en mi agenda o en la de la otra persona, fácilmente podía desaparecer del radar y quedar relegada; desapareciendo para siempre. 

Seleccioné Wrike como herramienta de administración de proyectos y sistema organizacional en toda la empresa. El uso de Wrike ha sido la implementación de software que más impacto ha tenido en nuestro caso. Nuestra productividad como equipo ha aumentado significativamente como resultado de la transparencia y responsabilidad. Algunos de los beneficios que hemos recibido son:

  • La capacidad de establecer procesos recurrentes que nos permiten garantizar que las operaciones rutinarias de la empresa se están cumpliendo

  • Colaborar como equipo en las tareas, lo que incluye el compartir documentos e imágenes

  • Nunca perder de vista las tareas pendientes

Para saber más sobre Wrike, lee mi publicación 6 razones por las que te encantará Wrike igual que a nosotros.


[Foto: Chuttersnap/Unsplash]

[Foto: Chuttersnap/Unsplash]

Uso compartido de archivos y almacenamiento

La mejora final tuvo que ver con nuestro sistema de almacenamiento de archivos. Para colaborar entre nosotros, solíamos usar un servidor local básico. Nuestro servidor no tenía funciones de seguridad y constantemente tenía que ser revisado por nuestro trabajador de TI para monitorear la capacidad de almacenaje. Además, no había forma de colaborar en los documentos; a veces teníamos varias versiones del mismo documento y nos pasábamos horas buscando cuál era el correcto. Era un desastre y necesitábamos un cambio.

Fue en este momento en que Box y Dropbox surgieron como alternativas viables. Utilizamos Box ya que en ese entonces estaba más orientado a negocios. Fue especialmente útil ya que teníamos dos oficinas más en diferentes partes de la ciudad que necesitaban acceso a los mismos documentos. En vez de tener que enviar documentos por correo electrónico para ser editados y enviados de vuelta, cada persona podía colaborar en el mismo documento sin duplicar esfuerzos. 

Box también nos permitía guardar diferentes versiones de los documentos. En caso de que hubiera un error, se podían ver versiones anteriores, ver la razón del cambio, y recuperar otra versión. Hubo muchas ventajas más, pero la más grande en mi mente fue el deshacernos del anticuado servidor local. 


[Foto: Neonbrand/Unsplash]

[Foto: Neonbrand/Unsplash]

Administración de contraseñas

Dado que se necesitan contraseñas en todos los servicios que utilizamos ahora, también implementamos el uso de un administrador de contraseñas para todos en la oficina. Recientemente pasamos a usar LastPass, que te permite crear contraseñas únicas para cada sitio que utilices. Solo necesitas una sola contraseña para iniciar sesión en LastPass, y este recordará todas tus otras contraseñas para todos tus portales online. 

Recomiendo mucho el uso de un administrador de contraseñas para evitar perder tiempo tratando de recordar o recuperar contraseñas. Esta aplicación también elimina la necesidad de tener que escribirlas todas, lo que también pudiera ser un riesgo de seguridad. 


[Foto: Ricardo Gomez Angel/Unsplash]

[Foto: Ricardo Gomez Angel/Unsplash]

Invierte en tu negocio con programas en la nube

Estos son solo algunos ejemplos básicos sobre lo que puedes hacer con sistemas en la nube en tu empresa. Nuestra solución no se integró de forma perfecta, pero incluso con un sistema con fallas, cada uno de estos programas individuales en la nube mejoró ampliamente nuestra precisión y tuvimos resultados positivos. Esperamos seguir integrando nuestra información y procesos de negocios. 

Dependiendo de tu compañía, la gestión en la nube tiene muchas opciones que pueden hacer más eficiente tu trabajo en tus departamentos. Sin importar cuáles sean los desafíos en tu compañía, hay soluciones para estos. Selecciónalas e impleméntalas con cuidado, y tu empresa será ampliamente recompensada.

SOBRE LA AUTORA

Pamela Ayuso es una autora y cofundadora y CEO de Celaque. Es una emprendedora y desarrolladora de bienes inmuebles que tiene experiencia en liderazgo ejecutivo en dos de las desarrolladoras inmobiliarias más exitosas de Honduras: administrando operaciones en Alianza y liderando Celaque. Celaque desarrolla edificios de oficinas y residenciales y administra una amplia cartera de propiedades. El enfoque de Pamela es convertir a Celaque en un modelo para la empresa del siglo XXI.

Además de su papel como CEO en Celaque, Pamela es la autora del libro más vendido de Amazon, Heptagrama: El sistema de diseño empresarial de 7 pilares para el siglo XXI. Ofrece conocimientos prácticos sobre el desarrollo personal y empresarial para otros emprendedores y líderes empresariales, en su blog y LinkedIn. Su esposo y sus tres maravillosas hijas inspiraron la historia de su primer libro para niños, Alicia y Cone pintan un mural.

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