Procesos de negocios Archives

6 ideas para hacer que tus procesos sean más resilientes

Pamela Ayuso noviembre 23, 2020

Cuando una compañía queda establecida, los procesos programados son necesarios. Estos garantizan consistencia y calidad y, con el tiempo, nos apoyamos en ellos, liberando espacio al no tener que recordar cada paso necesario para completar una transacción. El resultado es que tenemos más espacio para pensar estratégicamente.

Los procesos capturan el estado de la compañía en un punto en el tiempo, pero las compañías y las personas evolucionan constantemente, y los procesos también deben hacerlo. Si los procesos no están diseñados para ser resilientes, serán muy rígidos y se convertirán en una carga o eventualmente colapsarán, perdiendo todo el duro trabajo de la documentación e implementación que hemos invertido.

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Qué hacer cuando no puedes encontrar el sistema informático que necesitas

Pamela Ayuso julio 27, 2020

En mi compañía, Celaque, hemos estado buscando un sistema de Recursos Humanos para tener una base de datos más precisa de nuestros contratistas, subcontratistas y otro personal en nuestros proyectos de construcción. Podemos llegar a tener hasta más de 300 personas trabajando en un edificio durante los meses de mayor actividad, y usar hojas de cálculo de Excel para mantener estos datos ya no es suficiente.

Hemos estado buscando la herramienta ideal por más de un mes, y hemos analizado docenas de alternativas. Sin embargo, nuestras opciones han sido o demasiado costosas o muy limitadas. A veces, lo que necesitas parece no existir. En ese caso, la solución al problema no es siempre tan fácil de encontrar. Los siguientes pasos te pueden ayudar.

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Wrike para negocios: cómo manejar tu trabajo y productividad

Pamela Ayuso octubre 28, 2019

Desde que empecé a usar Wrike, mi nivel de productividad ha incrementado de forma significativa. No solo ha sido un descubrimiento magnífico para mí, sino que también ha transformado nuestra forma de trabajar en mi compañía, Celaque. Wrike es el mecanismo que usamos para registrar todo lo que hacemos en Celaque.

Encontré y empecé a trabajar con Wrike hace algunos años con mi compañía anterior, en la que administraba las operaciones. En ese puesto, experimenté con Wrike para ver cómo podría funcionar para cada miembro del equipo, así como para la empresa en general. Empezamos a usarlo para la administración de procesos y tareas y luego fuimos evolucionando y mejorando en nuestra forma de usar Wrike. Cuando cofundé Celaque, sabía que Wrike sería una de nuestras herramientas principales.

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Una guía para implementar procesos: parte 2

Pamela Ayuso agosto 5, 2019

Si estás pensando en implementar procesos en tu compañía, la tarea puede parecer intimidante. Adicionalmente, levantar la infraestructura de cero requiere de mucho trabajo, pero también es una excelente inversión de tiempo y esfuerzo.

Los procesos son un grupo de tareas que se realizan para obtener un objetivo deseado dentro de una compañía. Delinear los procesos principales e implementarlos para ti y tu compañía resultará en mayor eficacia, adaptabilidad y paz mental. En la parte 1 de esta publicación (Una guía para implementar procesos: parte 1), analicé los pasos iniciales para implementar procesos en una empresa.

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Cómo optimizar la administración de proyectos

Pamela Ayuso abril 29, 2019

Un mecanismo que hemos descubierto que funciona bien para dar seguimiento y manejar proyectos complejos en nuestra compañía, Celaque, es tener reuniones de manera regular. Nos reunimos cada semana o cada dos semanas para analizar una agenda establecida por la persona que dirige las reuniones. En ellas, tomamos decisiones importantes como grupo y manejamos como avanzan nuestros proyectos. Desde que empezamos estas reuniones, hemos visto que podemos tomar mejores decisiones y trabajar más rápido ya que todo el grupo comparte la responsabilidad por los proyectos.

Las reuniones pueden ser abrumadoras y hasta negativas si no se utilizan adecuadamente porque pueden desperdiciar mucho tiempo. Por otro lado, también pueden ser poderosas herramientas si se usan por las razones correctas. En el caso de grupos de comité que se reúnen para trabajar en proyectos, pueden tener un gran impacto. Las áreas o planes multifacéticos normalmente requieren de varios puntos de vista ya que son demasiadas las variables que se deben considerar. Una persona puede ver el trabajo desde una perspectiva y otra desde un punto de vista totalmente diferente. Por lo tanto, se logrará llegar a un mejor producto.

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El importante papel de la entropía en los negocios

Pamela Ayuso enero 28, 2019

He estado leyendo el libro de Steven Pinker, En defensa de la ilustración: Por la razón, la ciencia, el humanismo y el progreso. Recomiendo ampliamente este libro si te interesa aprender más sobre cómo nuestra civilización ha progresado con el tiempo y cómo esto se relaciona con tu negocio.

Uno de los principios que Pinker explora es la entropía, también conocida como desorden, un concepto útil para cualquier líder de negocios. Él describe la entropía en el sentido estadístico, declarando que es más probable que algo se desorganice y no esté en un estado ordenado.

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La forma en que los procesos de revisión optimizan el éxito

Pamela Ayuso noviembre 5, 2018

Como CEO de la compañía Celaque, necesito conocer y analizar los eventos principales e informes de cada uno de los departamentos. He descubierto que la mejor forma de mantenerme actualizada es mediante una revisión recurrente de indicadores y documentos claves dentro de la compañía. En una compañía establecida, esto usualmente está disponible, pero en una que va iniciando, este no siempre es el caso.

Aprendí esto mediante prueba y error como gerente hace algunos años. En ocasiones me hacían una pregunta sobre algo que estaba sucediendo, y me sentía mal ya que no tenía una respuesta inmediata. No sabía porque no tenía las cifras a la mano o no las había revisado en un par de semanas. Me di cuenta de que necesitaba encontrar una forma para mantenerme al día con la información que necesitaba.

Primero tuve que decidir qué parámetros necesitaba revisar y crear los informes que los incluyeran. Después tuve que encontrar un sistema que me recordara revisar la información cada cierto tiempo.

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Qué pasa cuando automatizas los procesos de tu empresa

Pamela Ayuso agosto 13, 2018

Crear y organizar los procesos de una empresa no es fácil; se requiere mucho trabajo y perseverancia, pero vale la pena. Una vez que todos los procesos de negocios de una organización se han esquematizado y diseñado para funcionar juntos, todos en el equipo colaborarán como en una hermosa sinfonía. Se pasará menos tiempo pensando en si se ha olvidado algo y más tiempo previniendo problemas futuros y pensando en estrategias e innovación.

Los procesos de negocios optimizados son altamente benéficos para cualquier empresa. Hay una gran diferencia cuando todos trabajan juntos.

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Invierte en el futuro para evitar posibles obstáculos

Pamela Ayuso abril 10, 2018

¿Alguna vez has desarrollado una forma ingeniosa de hacer algo y después olvidaste cómo es que llegaste a conseguir el resultado que obtuviste?

Siempre que hacemos algo por primera vez, cometemos errores y aprendemos al avanzar. Tal vez invirtamos tiempo trabajando en una tarea, pero después nos demos cuenta de que el proceso no funcionó. Así que lo intentamos de otra manera y puede ser que ahora vaya en la dirección correcta. Eventualmente, desciframos el acertijo y alcanzamos la meta.

Entonces, pasamos a lo que sigue. Cuando necesitamos repetir el proceso el año siguiente, hubiera sido útil seguir los pasos que se tomaron originalmente. El problema es que pensamos que este era un proceso de una sola vez que no volvería a repetirse. Has realizado miles de tareas desde entonces y no existen notas sobre los pasos que se deben tomar para lograr el resultado deseado en el primer intento.

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