Es hora de tomar el control de tu lista de pendientes

Los profesionales siempre tienen las manos llenas de grandes cantidades de trabajo, y puede ser difícil encargarse de todo. Tan pronto como se avanza un poco, se añaden tres cosas más importantes. La lista de pendientes se ha convertido en un monstruo.

La clave está en tomar el control para que tu lista de pendientes haga el trabajo por ti, y no a la inversa. Esto liberará tu mente de distracciones y preocupaciones, dejándote presente y enfocado en el día que tienes por delante.

Afortunadamente, hay algunas estrategias que te permitirán mantener el orden y en camino al éxito.

Establece tu lista de pendientes al inicio del día

Cuando empieces a trabajar en la mañana, tu prioridad debe ser organizar tu lista de pendientes. Aquí tienes algunas sugerencias para mejorar la forma en que preparas tus tareas en el trabajo.

1. El primer paso es estudiar la lista y establecer prioridades. Todo puede parecer importante; sin embargo, algunos elementos son más cruciales y urgentes que otros. Por ejemplo, tal vez tengas que llamar a un cliente por la mañana, lo que podría hacer la diferencia entre una gran venta o perder ante la competencia. Estas tareas deben estar primero en la lista y deberás moverlas físicamente hacia la parte de arriba de tu lista de pendientes.

2. Después, enfócate en elementos recurrentes. Estos son procesos que deben completarse ese día. Usualmente, se debe a que otros dependen de estos o a que no pueden posponerse. Por ejemplo, si debes aprobar los gastos el día martes para que se puedan elaborar los cheques el día siguiente, debes aprobarlos el martes. Otro ejemplo puede ser la nómina. Toda tarea que sea parte de un proceso de negocios más grande debe estar en esta categoría. Pon estas debajo de los elementos cruciales.

3. Elimina elementos que no deben de estar en tu lista de pendientes. Identifica las tareas que tal vez fueron importantes en algún momento o que parecían ser una buena idea pero que no deben de estar en tu lista de pendientes. Elimínalas: estas solo te robarán tiempo y energías.

4. Mueve los elementos que, de forma realista, no podrán completarse ese día. Determina y calcula la cantidad de tiempo que te tomará completar la lista de pendientes del día. Cuando encuentres elementos que no puedan completarse ese día, muévelos al día en que crees que puedas trabajar en ellos. Esto te permitirá concentrarte en lo que realmente importa. No cometas el error de considerar esto como postergar. Define cuándo podrán completarse y regístralo en tu calendario. La idea es que cada elemento quede programado para el día en que realmente pueda realizarse.

Coloca ítems en horas del día en que es más probable que puedan completarse para incrementar la efectividad. He descubierto que, para la escritura de este blog, es más fácil hacerlo temprano en la mañana cuando tengo la mente fresca. Si espero hasta el final del día, simplemente no lo haré y lo reprogramaré para el día siguiente.

La ventaja de este enfoque de programación es que todo lo que sea importante se llevará a cabo, si no hoy, entonces en la fecha más cercana posible. Usar una aplicación para manejar tu lista de pendientes evitará que se te pase una tarea o que te olvides de ella al reprogramarla. La tarea aparecerá de nuevo, y tendrás que encargarte de esta cuando tengas tiempo disponible.

Cómo utilizar la lista durante el día

Sigue la evaluación que hiciste en la mañana al empezar con la tarea más importante. Pero ten cuidado: puede que tengas la tentación de trabajar en una tarea más sencilla que habías programado para después. No caigas en este error.

Puede que tengas algunas interrupciones o, en algunos casos, ocurrirá una emergencia que afectará tu plan. Si esto sucede, reevalúa y mueve todo lo que no pueda completarse a un momento en el que puedas hacerlo. Finalmente, tómate un momento para volver a asignar prioridades de acuerdo con las nuevas circunstancias.

La práctica hace al maestro

Tu agenda diaria se volverá más realista con la práctica. Al inicio de cada día, tendrás un mejor sentido sobre lo que puede y no puede hacerse. Este mismo conocimiento te ayudará a detectar si te estás atrasando y te ayudará a recalibrar durante el día. Mientras desarrollas más control sobre tus actividades diarias, serás capaz de crear una guía personalizada que te ayudará a enfocarte en lo que más importa.

Esto fue originalmente publicado en 2017 y desde entonces ha sido actualizado y puesto en circulación de nuevo en 2022.