Cómo implementar creatividad en una estructura de trabajo profesional

Solemos asociar la creatividad con artistas y escritores y sus inspiradoras esculturas, vibrantes pinturas y bella poesía. Debido al enfoque que le damos a estos brillantes creadores, raramente apreciamos el impacto que puede tener la creatividad en nuestras carreras profesionales. Sin embargo, la creatividad es uno de nuestros recursos más útiles sin importar el trabajo que hagamos, sea contabilidad, mercadeo, o simplemente administrar un departamento.

La creatividad es lo que nos permite darle forma a nuestro camino y a nuestra visión. Sin esta, somos solo parte de la máquina organizacional y la estructura actual. Con creatividad, podemos alterar nuestro entorno, hacerlo mejor y crecer.

La creatividad también puede ayudarnos a diseñar soluciones que no teníamos antes. Mi madre suele decir que lo único que no tiene solución es la muerte. Todo se puede resolver, y la creatividad es la luz guiadora que frecuentemente nos ayuda a encontrarla. Si tu objetivo es claro, podrás encontrar la forma de llegar hasta este. Tal vez no sea el camino que visualizaste, pero puede que sea más sencillo y corto.

Ejemplos de creatividad

Construcción

La ingeniería tiene un enfoque muy técnico, pero no es inmune a la creatividad. Dado que administramos edificios aparte de construirlos, tenemos que entrenar a personal para darles mantenimiento cuando ya están funcionando. En vez de simplemente volver a entrenar a trabajadores de la construcción para este trabajo, nuestro gerente de Proyectos decidió crear un programa de aprendices. Él decidió elegir a candidatos prometedores y entrenarlos en los detalles de la construcción durante el proceso. La idea es enseñarles sobre cada uno de los sistemas del edificio para que, cuando el edificio ya esté en uso, sepan dónde está todo y lo básico sobre cómo funcionan los sistemas eléctricos e hidráulicos.

Ventas

Nuestras ventas son de poco volumen y personalizadas a cada cliente. Nuestros contratos tenían que reflejar esta realidad, así que en el pasado usábamos documentos de Word. Estos eran fáciles de modificar y además podíamos añadir la información del cliente con sencillez, así como las características del apartamento o espacio de oficina y otras cláusulas adicionales. El problema era que no eran lo suficientemente seguros; alguien podía simplemente borrar una línea sin que nadie se diera cuenta y crear consecuencias perjudiciales.

Probamos varias formas de resolver este problema, como programar las posibles cláusulas en NetSuite, nuestro software de planeación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), y poder crear el documento desde el sistema, pero nada podía competir con la simplicidad y rapidez de nuestros documentos de Word. Sin embargo, sabía que los documentos de Word no funcionarían a largo plazo. Finalmente, después de un año de experimentar, me llegó la inspiración.

Decidimos crear plantillas de PDF en las que el 95% de nuestras cláusulas no son modificables, y en estas se podían llenar algunos campos. Además, creamos un documento que producimos desde nuestro ERP que tiene los valores de transacción y todas nuestras cláusulas especiales. Ahora, nuestros contratos no solo son más seguros, sino que podemos crearlos en la mitad del tiempo.

Contabilidad

La creatividad no es algo que usualmente asociamos con esta disciplina estructurada. Por supuesto, las reglas de contabilidad siempre deben seguirse estrictamente, pero la forma en que hacemos el trabajo depende de nosotros. Por ejemplo, tuvimos algunos problemas conciliando nuestras cuentas con uno de nuestros proveedores al finalizar uno de nuestros proyectos. La cantidad que teníamos que pagarles no coincidía con la cuenta por cobrar que tenían en sus registros por un amplio margen.

Durante la construcción de ese edificio, pensábamos que estábamos en sintonía cada vez que pagábamos un cheque. Sin embargo, al final del proyecto, había una gran diferencia financiera que nos tomó semanas resolver. Necesitábamos una nueva forma de hacer las cosas.

Así que, en vez de dejar que la conciliación de nuestras cuentas se acumulara en los otros proyectos, nuestro equipo de contabilidad decidió firmar un documento después del pago de cada factura que indicaba que la cuenta ya estaba conciliada. Nunca habíamos hecho esto. Esta fue una solución creativa que garantizaba no volver a tener el mismo problema en el futuro. En nuestro siguiente proyecto, nuestras cuentas están actualizadas, y aunque esto pudiera parecer una mejora simple, nos ahorra a nosotros y a nuestros proveedores muchas horas de trabajo.

Nuestra creatividad es una fuente interminable de crecimiento. He descubierto que, mientras más trabajo con ella, más fuerte se vuelve esta habilidad. De cierto modo, sospecho que es como cualquier otro músculo.