Cómo desarrollar la estructura y organización de una compañía en crecimiento

Desarrollar una estructura organizacional es una de las cosas más difíciles en las que he trabajado como empresaria. Se requieren muchas horas de trabajo y diseño, y los esfuerzos deben ajustarse constantemente ya que el contexto y las operaciones de la compañía cambian. La estructura organizacional es el esqueleto sobre el que se basan las responsabilidades de la compañía. Cuando queda claro cuáles son las responsabilidades de cada equipo y cómo cada papel encaja en el esquema general de la compañía, el trabajo se vuelve más eficiente, y la probabilidad de que una tarea importante quede relegada se minimiza.

La organización de una compañía depende de su industria, pero he encontrado algunos conceptos generales que he aplicado en Celaque. Estas ideas se han mantenido desde que las implementé y se han vuelto más relevantes con el tiempo.

Integración vertical

Las responsabilidades se pueden agrupar por función. Por ejemplo, todo lo relacionado con las facturas debe estar a cargo de un equipo. Por tanto, el envío de facturas, el servicio al cliente relacionado con estas facturas, y el asegurarse de que se reciban los pagos es responsabilidad de un equipo. Cuando las funciones se dividen en partes entre varios equipos, las tareas pueden repetirse o pueden omitirse algunas acciones.

Las funciones duplicadas en varios puestos es algo que también evitamos en Celaque ya que, aunque esto puede añadir precisión o puede servir para departamentos diferentes, hace que el diseño en general sea ineficiente. He visto compañías que tienen dos departamentos de recursos humanos en ubicaciones diferentes y que trabajan de forma independiente. Yo prefiero agrupar a recursos humanos en un solo departamento para que las mejores prácticas y el conocimiento se acumulen en un solo lugar. Además, cuando el trabajo se realiza en una misma área dentro de la empresa, es fácil saber quién es el responsable.

En Celaque, nos organizamos por departamentos. Dado que somos una empresa de desarrollo de bienes inmuebles, nuestros grupos se estructuran según nuestras necesidades específicas, y son: Corporativo, Finanzas, Proyectos, Propiedades, Comercial y Desarrollos. Tres de estos departamentos son específicos a la industria de bienes inmuebles, mientras que los otros son más generales:

• Corporativo: este departamento se encarga de estrategia, informes para la Junta Directiva, sistemas y procesos, y recursos humanos.

• Finanzas: se encarga de contabilidad, asuntos legales y relación con los bancos.

• Comercial: responsable de encontrar clientes nuevos y vender o arrendar nuestro portafolio de propiedades.

Cada función está claramente definida dentro de los departamentos y agrupada de forma que tenga sentido para nuestra compañía. Cada miembro del equipo sabe dónde está cada proceso operativo y con quién necesita hablar si tiene una pregunta o un asunto a resolver.

Estructura horizontal

Diseñé nuestra estructura para que cada persona sea responsable de todos los elementos operativos de su trabajo. Como consecuencia, todos y todas son responsables de sus propias agendas y llamadas laborales. Organizar las responsabilidades de esta forma resulta en un arreglo optimizado más llano.

El mismo concepto aplica a responsabilidades más complejas, como el crear informes y fomentar mejoras en cada área, en donde cada equipo es responsable de manejar estas tareas. Una estructura más horizontal tiene la ventaja de que la información está lo más cerca posible del usuario. Cada persona puede tomar los informes y trabajar con la información para modificarla y mejorarla. Además, las habilidades innovadoras se extienden en toda la compañía y el equipo puede encargarse de las nuevas iniciativas dentro del grupo.

Transparencia

Elimina las barreras innecesarias para que la información fluya libre. Toda persona debe tener acceso a los datos necesarios para realizar un buen trabajo. He descubierto que las barreras siguen apareciendo donde menos lo espero, así que es importante seguir previniendo.

Claro está, hay lugares en los que es necesario tener muros digitales tal como en recursos humanos, contabilidad y otros departamentos en los que puede haber información competitiva o confidencial. En estos lugares se deben establecer y proteger las prácticas de privacidad. Sin embargo, seguimos con el proceso de eliminar barreras en el resto de los departamentos. He visto que las personas tienden a honrar sus puestos cuidando la información que se les confía.

Haz los ajustes necesarios

A veces, algunas responsabilidades pueden encajar en más de un departamento. En este caso, la función puede desarrollarse según los puntos fuertes de un equipo o individuo. En Celaque, hemos estado experimentando para ver cuál es el mejor departamento para nuestro equipo de mercadeo. Por ejemplo, podría estar en corporativo o ventas, pero por ahora quien funge como gerente de desarrollos se encarga del equipo de mercadeo, ya que tiene una afinidad natural en el departamento.

La estructura general debe ser lo suficientemente flexible para permitir movimientos ocasionales que mejoren todo el esquema. Si la configuración organizacional es lo suficientemente fuerte, podrá soportar algunos movimientos en las funciones menores.

Cambios en el equipo

Cuando un empleado deja la compañía, es una buena oportunidad para revisar que la estructura organizacional siga funcionando. A veces las personas acumulan responsabilidades que no están necesariamente bien estructuradas con la forma en que funciona actualmente la compañía, especialmente cuando la empresa está creciendo. Con el tiempo, el equipo aprende cómo podrían estar mejor estructuradas las cosas y, a veces, debido a que alguien ya está allí, simplemente es más fácil dejar la estructura como está. Cuando una persona deja su responsabilidad actual, es una oportunidad de mejorar los procesos.

También nos da la oportunidad de sacudir el árbol de responsabilidades para ver qué funciona y qué no. Yo suelo encontrar ajustes que necesitan hacerse, como procesos que necesitan una dirección más clara o mejor colaboración con un departamento (puedes leer mi publicación Cómo mejorar y hacer crecer tu negocio con procesos efectivos para saber más sobre el tema).

Los beneficios de diseñar una estructura organizacional horizontal y clara son inmensos. Los equipos se vuelven más autónomos ya que pueden controlar todas las responsabilidades que contribuyen a la creación del producto final. Además, el conocimiento se acumula en los lugares correctos. Cada equipo empieza a desarrollar políticas y prácticas que se transmiten a otros miembros y se quedan dentro del equipo. Finalmente, una estructura bien diseñada mejora la eficacia de toda la compañía. Tanto las personas afuera, como los clientes, asesores y proveedores, como el equipo en el interior, saben quién es responsable de qué. Los problemas se resuelven más rápido y, como resultado, la compañía funciona de mejor manera.