Cómo estructurar el conocimiento adquirido en una compañía

Existe una gran cantidad de información que llega a una compañía de forma cotidiana. Hay muchas oportunidades de aprendizaje en todas estas ocasiones, como ideas para mejores prácticas, comentarios útiles y sugerencias. La cuestión está en cómo absorber toda esta información adquirida por la compañía para que se vuelva parte de la organización.

Este no es un asunto simple y, de hecho, tiene un grado de dificultad ya que muchas veces no queda espacio para pensar en nada más que no sea completar el trabajo. Sin embargo, es importante hacerlo. ¿Cómo puede la compañía convertirse en una máquina de aprendizaje que integre toda la información benéfica que ayude al crecimiento de la compañía?

1. Sistemas informáticos

Los sistemas dentro de la compañía se fortalecen con el conocimiento. Mientras más puedan integrar el conocimiento que existe dentro de la compañía, más potentes serán. Puedes programar tus sistemas para que integren la experiencia que ya existe en tu compañía. Aquí tienes dos ejemplos que usamos en nuestra compañía, Celaque:

a. Ventas: Somos una empresa de desarrollo de bienes inmuebles, así que no todas nuestras ventas son estándar. Recopilamos todas las preguntas que debemos responder para garantizar que una negociación funcione, y configuramos un formulario de aprobación de negociación en nuestro software de administración de proyectos, Wrike. El formulario tiene campos obligatorios y un proceso de revisión integrado. Antes de implementar el flujo de trabajo de aprobación, teníamos que analizar verbalmente cada transacción en persona, y a veces se omitía un parámetro importante.

b. Inventario: Manejamos un portafolio de propiedades, y mantenemos nuestro inventario en nuestro sistema de planeación de recursos empresariales (ERP, por sus siglas en inglés), NetSuite. Cada propiedad debe guardarse de forma individual en el sistema. De otra forma, las transacciones relacionadas con el elemento, como el facturar un arrendamiento, no se pueden realizar.

El formulario que utilizamos para guardar cada propiedad tiene los campos necesarios que deben saberse sobre la propiedad, como la información legal y las características de la propiedad. Los campos son obligatorios para que el elemento no se pueda guardar sin antes obtener toda la documentación requerida. Al diseñar el flujo de trabajo de esta forma, nos aseguramos de que toda la información necesaria se obtenga de forma consistente.

Programa tus sistemas para que sigan los procesos que has establecido en tu compañía. Puede ser tan simple como hacer que ciertos campos sean obligatorios en el sistema, o tan complejo como programar flujos de trabajo para que ciertos procesos sigan procedimientos establecidos.

2. Procesos

Crea procesos que reflejen las mejores prácticas en la compañía. Idealmente, los flujos de trabajo deben programarse en sistemas que abarquen a toda la compañía, como en un ERP. Para saber más sobre los ERP, lee sobre nuestra experiencias al momento de elegir nuestro ERP: NetSuite: cómo seleccionar el mejor ERP. Otros procedimientos, como los pasos para cerrar una venta que incluye recursos físicos o involucra a varios sistemas no enlazados entre sí, pueden documentarse en procesos (puedes leer Los beneficios de implementar procesos en tu negocio).

Los procesos deben diseñarse cuidadosamente para que sean simples y elegantes. También deben integrar todo el conocimiento disponible en la compañía. Sin embargo, esto es más fácil en palabra que en hecho, ya que los procesos deben actualizarse constantemente. Es importante que cada miembro del equipo verifique de forma continua que su proceso sea relevante y funcione bien.

3. Políticas

Documenta las políticas tan pronto como se establezcan. Las políticas generales que no puedan programarse en sistemas o procesos pueden añadirse en un documento de Word. Estos lineamientos deben ser parte del entrenamiento del equipo.

Las directrices pueden documentarse por equipo. Asegúrate de que haya un solo documento clave al que todo el equipo se dirija. Puede ser confuso si hay más de uno y es casi como si no estuvieran documentadas las políticas de la empresa.

4. Cultura

Ninguna de estas ideas funcionará si no hay una cultura de aprendizaje en la empresa. La mejor forma de crear una es mediante el ejemplo. Si los líderes de la compañía implementan estas ideas de forma constante, se comunicará el aprendizaje como un valor. Esta cultura también se enfatizará mientras el equipo atestigua los beneficios de documentar.

Asegurarse de que la compañía fomente los espacios para la discusión y la conversación abierta también ayudará a que el equipo sea más receptivo a recibir conocimiento nuevo. También motivará a los miembros del equipo a participar en convertir a la compañía en una máquina de aprendizaje.