Cómo mantener lo que has implementado en tu compañía

Normalmente, las ideas nuevas llegan de forma inesperada, y frecuentemente son muy valiosas. Cuando creas un nuevo flujo de trabajo o tienes una idea nueva sobre el trabajo cotidiano que haces tú o tu equipo, el concepto suele no ser suficiente. Para que la idea persista, debe institucionalizarse de alguna manera, pues de otra forma tal vez nunca llegue a implementarse; e incluso si llega a implementarse, puede que desaparezca después de un tiempo.

En Celaque, actualmente nos enfrentamos a este problema, ya que estamos en el proceso de sistematizar la forma en que gestionamos los edificios que construimos. Aunque no es nuestra primera vez administrando edificios y ya tenemos algunos sistemas en funcionamiento, siempre estamos mejorando la forma en que lo hacemos. Como equipo, tenemos muchas ideas nuevas para innovar. Desde mantener un registro para que el equipo de mantenimiento pueda informar todo lo que sucedió en su turno hasta añadir un boletín informativo para que nuestros residentes que no usan nuestra plataforma de software puedan saber sobre nuestros eventos e información importante, hemos añadido muchas prácticas nuevas.

La cuestión entonces es: ¿cómo hacer que estas ideas nuevas y útiles perduren? Vamos a empezar a administrar otro edificio en los siguientes meses y después el siguiente en un poco más de un año. Dado que las ideas que hemos implementado en nuestro edificio actual son soluciones para los problemas que nos hemos encontrado, seguramente nos toparemos con problemas iguales o similares de nuevo. Lo que queremos es aplicar todo lo que hemos aprendido en los edificios futuros. La única solución que he encontrado es sistematizar todo lo que hemos aprendido hasta ahora.

Cómo asegurarse de que la innovación perdure

En las compañías, una forma común de asegurarse de que la innovación perdure es entrenando a otras personas. Si la persona que realiza el trabajo se queda en la compañía por muchos años, el entrenamiento puede ser suficiente, al menos por el momento. En mi experiencia, entrenar a otras personas funciona solo hasta cierto grado. Cuando una persona se va y llega otra, y si no tienes un manual de entrenamiento completamente documentado, pueden perderse muchos detalles en la transición.

Así que, idealmente, habrá otras formas de institucionalizar el conocimiento. El mecanismo variará dependiendo de tu compañía y de cómo funcione, así como de la forma en que almacenes el conocimiento. A veces, los documentos de políticas funcionan, mientras que en otros casos la mejor forma de hacerlo es mediante sistemas de flujos de trabajo o procesos documentados de negocios.

En Celaque, usamos todas estas herramientas y siempre estamos mejorándolas. Usamos una o varias dependiendo de la situación. Mi favorita es programar los flujos de trabajo dentro de sistemas que los hacen permanentes. Hacer que un campo sea una parte obligatoria de un proceso puede hacer una gran diferencia para prevenir un problema recurrente.

Cuando implementamos por primera vez nuestro sistema de planeación de recursos empresariales, deseábamos poder clasificar nuestros pagos por compañía, ubicación y tipo. Después añadimos esos campos en el formato que utiliza el sistema para los pagos y los hicimos obligatorios. El formulario no puede guardarse a menos que se hayan llenado todos los campos obligatorios. Ahora podemos obtener toda la información que necesitamos ya que se ha agregado al sistema desde el principio.

Sin embargo, este método no siempre es factible, ya que no todas las operaciones que se realizan en las compañías se registran en un sistema. En este caso, puedes elegir utilizar documentos de políticas o procesos. Lo importante es apartar tiempo para institucionalizar lo que has creado. De otra forma, sin importar lo buena que haya sido tu idea, te arriesgas a que se pierda entre el trabajo cotidiano. Te puede pasar que, un día, recordarás tu grandiosa idea y verás que nunca fue implementada.

Como parte de nuestro proyecto organizacional de administración de edificios, hemos empezado a crear procesos y actualizar nuestras políticas. Recientemente se nos ocurrió la idea de combinar todas nuestras políticas de edificios en un solo documento separado de las políticas departamentales generales. De esta forma podemos revisarlas en un solo documento en vez de tener que buscar la información en varias fuentes. También podemos enviar el documento de forma directa a nuestros clientes. Finalmente, podemos usarla como una herramienta que podemos replicar al empezar a administrar el siguiente edificio.

Ahora, siempre que se nos ocurre una idea que después se convierte en política, automáticamente sabremos dónde guardarla. Valió la pena crear este mecanismo debido a que tenemos muchas políticas, lo que incluye cómo registrar eventos, cómo funciona la piscina y la recepción de paquetes.

Incluso cuando hayas implementado tu creación, lo que institucionalices puede fallar. Puede ser parte de un proceso o una política, pero aun así puede dejar de usarse. Esta situación es común cuando llega una persona nueva que no ha sido totalmente entrenada o si un equipo tiene demasiado trabajo y responsabilidades. En este caso, la mejor forma de revisar que todo vaya bien es mediante el uso de métricas (lee Los indicadores y cómo pueden beneficiar a tu empresa). Si lo que has creado no forma parte de tus parámetros, te recomiendo darle seguimiento preguntando cómo ha funcionado durante los pasados seis a 12 meses para asegurarte de que la idea no se topó con ningún obstáculo.

Las grandes ideas suelen perdurar después de un tiempo, pero deben nutrirse para que se vuelvan parte importarte de las operaciones de una compañía. De otro modo, pueden desaparecer antes de que hayan tenido la oportunidad de florecer por completo.