Tu lista de pendientes: cómo manejar tareas futuras

Las buenas ideas y las tareas futuras aparecen constantemente como producto de nuestras interacciones diarias. Es importante cuidar estas acciones futuras para que puedan tener la oportunidad de producir los mejores resultados. Una de estas pudiera ser una idea para tu siguiente gran producto o simplemente una tarea que no debe olvidarse, pues de lo contrario las consecuencias serían perjudiciales.

Ya que la mayoría de las cosas que requieren nuestra atención tienen que ver con tareas presentes, desarrollar una técnica para planear para el futuro es importante. Entre más desarrolles la habilidad para encargarse de este tipo de acciones, más podrás lograr.

3 pasos para manejar tus proyectos y tareas futuras

Los siguientes pasos pueden guiarte para manejar proyectos y tareas futuras de forma efectiva.

1. Documenta la idea tan pronto como se presente

Lo importante está en lo detalles, especialmente cuando se trata de proyectos y tareas futuras. Siempre que tengas una idea, pequeña o grande, documéntala de inmediato. Incluso si la idea parece inalcanzable, tendrás al menos su raíz, lo que a veces puede llevarte a conceptos relacionados.

Usa cualquier instrumento disponible en el momento: papel, tu teléfono, tu computadora; yo incluso he llegado a escribir conceptos en mi mano. Te recomiendo usar una herramienta que realmente revisarás después; yo solía enviarme correos electrónicos a mí misma con esta información, pues sabía que así no la olvidaría (puedes leer Cómo mantener limpia tu bandeja de entrada… para siempre para más información sobre cómo administrar tu bandeja de entrada). Cualquier herramienta es útil siempre que la información no se pierda.

Además, al documentar, asegúrate de incluir tantos detalles como te sea posible. Yo a veces me dejaba un mensaje a mí misma con una palabra insignificante que después no podía entender cuando la volvía a mirar. Es importante prevenir para que nada se caiga por entre las grietas, especialmente si se trata de una idea brillante que podría tener un gran impacto.

2. Crea recordatorios para el futuro

Después, crea tareas mediante la herramienta que utilices para tu lista de pendientes, ya sea un calendario, aplicación de notas o hasta una agenda personal física. Usa la documentación que guardaste antes y crea las tareas en tu lista de pendientes para el trabajo futuro con tantos detalles como puedas. Asegúrate de incluir fechas límites aproximadas, otros colaboradores, documentos relacionados y cualquier otro detalle que pueda mantener la vida del proyecto. Si utilizas una aplicación de administración de proyectos como Asana, Trello o Wrike, asegúrate de etiquetar a otros que también vayan a trabajar en el proyecto y dales más detalles. Entonces pueden discutir las ideas y podrán empezar a colaborar inmediatamente.

A veces, la tarea es el inicio de un nuevo proyecto o concepto. Tal vez no esté bien definida y no sepas por dónde empezar más allá de la idea inicial. En este caso, puedes reprogramar la tarea para un momento en el que puedas llevar a cabo el primer paso. Sin embargo, al traer el elemento pendiente al primer plano en tu mente, empezarás a pensar en ello. Cuando finalmente llegue la fecha programada, es posible que ya sepas cómo poder trabajar en la idea.

Adicionalmente, al crear un recordatorio para el futuro, puedes ir añadiendo información o ideas que vayas consiguiendo. Puedes añadir imágenes o artículos interesantes que pueden darle realidad a tu concepto, y puedes invitar a otros a colaborar mientras te preparas para poner el proyecto en marcha. De esta forma, cuando llegue el momento de realizarlo, ya tendrás una ventaja con la información recopilada.

3. Trabaja en las tareas en la fecha programada

Cuando aparezca el recordatorio de la tarea, ponte a trabajar en ella. Si ya has recopilado toda la información disponible, será más fácil empezar. Si no es así, aparta tiempo para juntar todo lo que sea necesario. Lo importante es empezar. Puedes leer mi publicación Cómo empezar tu siguiente proyecto de forma efectiva en donde encontrarás información útil sobre cómo empezar proyectos nuevos.  

Empieza a manejar de forma efectiva tus proyectos y tareas futuras desde hoy

Se requiere invertir en el futuro para hacer que una empresa crezca. Los procesos de negocios de los que nos encargamos a diario son importantes, pero esas semillas que aparecen de forma inesperada en conversaciones o mientras lees pueden representar proyectos futuros importantes. Designar tiempo para trabajar en estos te ayudará a cumplir tu misión y desarrollar tu negocio cada vez más.