Tu espacio laboral físico: cómo organizarte con eficacia y comodidad

El espacio en que habitamos durante nuestras horas laborables nos afecta más de lo que podemos pensar. Es el lugar donde nuestras mejores ideas y trabajo se materializan. También es el lugar en el que pasamos la mayor parte de nuestras horas del día. Si no te sientes cómoda o cómodo, es probable que tu productividad sea menor. Como mínimo, debemos considerar la necesidad de trabajar en un entorno que saque nuestro máximo potencial y en el que nos sintamos bien.

Puede ser que este espacio no solo esté en tu oficina, sino también en tu casa. Tanto en casa como en la oficina, puedes hacer que el espacio sea adecuado y práctico para el trabajo que deseas realizar. Tal vez tengas menos control sobre este aspecto en la oficina, ya que probablemente tengas un espacio asignado. Aunque la ubicación física no sea de tu elección, puedes personalizar tu lugar de trabajo mediante algunas acciones sencillas.

Es mucho más fácil en casa. Hasta puedes seleccionar el mejor lugar para tu oficina. ¿Tienes un lugar especial en el que has notado que haces un mejor trabajo? Organízalo para que puedas disfrutar del entorno tanto como del trabajo que realizas.

Personaliza

Haz que tu oficina sea tu espacio: ¿qué es lo que te representa? Tu escritorio no es tu hogar y, especialmente en la oficina, tiene que verse profesional, pero aun así puedes hacerlo tuyo. Algunas cosas que pueden hacerte sentir más en casa y que pueden mostrar lo que es importante para ti son:

• Fotografías de tu familia y amigos

• Libros que te gusta leer

• Objetos que representan tus pasatiempos, como deportes o piezas de arte

• Actividades en las que participas como voluntario

• Reconocimientos que has recibido en el pasado

• Recuerdos de tus viajes

Puedes usar tu oficina como un escaparate, organizándola de tal manera que, cuando alguien venga a verte, sepan quién eres y qué es importante para ti.

Haz que sea funcional para ti

Es importante que tu espacio sea lo más funcional posible. Con el espacio de escritorio/oficina que tengas, encuentra la mejor configuración posible para ti.

• Proximidad: Asegúrate de tener cerca los artículos que más utilizas (como plumas, papel y tu cargador).

• Almacenaje: Piensa en qué cosas deberías tener en tus gavetas y si es necesario que consigas archivadores.

• Artículos de oficina: Las plumas y lápices pueden guardarse en una gaveta, en un estuche, o en ambos. Ten en consideración otros artículos, como engrapadoras, marcadores de borrado en seco y clips de papel. ¿Cuál es tu tipo favorito de pluma? ¿Necesitas tener plumas para tus visitantes? Tenlas siempre listas. Si te gusta tener cerca una libreta u hojas sueltas para tomar notas, también tenlas en cuenta. Descubre cuál es la mejor forma de organizar tus artículos de oficina.

• Computadora: Determina la mejor ubicación para el monitor de tu computadora. Además, encuentra qué configuración de computadora es mejor para ti: algunas personas prefieren trabajar con una laptop y una pantalla separada, mientras que otras trabajan bien solo con una laptop. Mi preferencia es una computadora de escritorio con dos pantallas para mayor eficacia y visión.

• Teléfono: Si tienes un teléfono de oficina, ¿cuál es el mejor lugar para este? Considera la misma pregunta para tu teléfono celular.

• Iluminación: ¿Necesitas mejor iluminación? A algunas personas les gusta tener una lámpara en su lugar de trabajo para una iluminación más personalizada, mientras que otros se benefician tan solo de la iluminación de techo.

• Tarjetas de presentación: ¿Cuál es el mejor lugar para tus tarjetas de presentación? Algunas personas prefieren tenerlas a la vista en su escritorio, mientras que otras llevan algunas con ellas en todo momento. Todo dependerá de tu negocio y de la cantidad de tiempo que pases fuera de tu oficina.

Mantenlo limpio

Todas las personas tienen un sistema sobre lo organizado que debe estar su espacio personal. Yo prefiero que mi oficina esté ordenada, aunque a otras no les molesta un poco de desorden. Hasta para aquellas con preferencia diferente, es importante no tener nada más de lo necesario para no desperdiciar tiempo buscando entre archivos y objetos que ya han dejado de ser útiles.

Es sorprendente lo rápido que pasa el tiempo y, de repente, en el espacio de un año, puede que algunos de los documentos y artículos que tenemos en nuestro escritorio hayan dejado de ser relevantes. Para encontrarlos, busca lo siguiente en tu espacio de trabajo:

• Artículos de oficina que ya no funcionan o ya no necesitas

• Tarjetas de presentación antiguas (tuyas y de otras personas)

• Tecnología que ya debe actualizarse

• Documentos anticuados que ya perdieron su propósito

Además, encuentra en tu escritorio esas tareas que tienes pendientes y que no has podido completar. Tal vez haya un par de diplomas o cuadros que no has colgado, o tal vez no hayas comprado un marco para los dibujos de tus hijas o hijos (lo escribo por experiencia). Puede que haya documentos u objetos para los que no has encontrado un lugar y que se están apilando. Aparta tiempo para encargarte de estas tareas.

Finalmente, para asegurarte de que este no sea un evento de una sola vez, pon un recordatorio o tarea en tu aplicación de administración de proyectos que aparezca cada año y te recuerde el hacer esta limpieza. Podrás mantener tu lugar de trabajo actualizado si programas tiempo para hacerlo. Una vez que lo hayas actualizado, tendrás un sentimiento de orgullo y comodidad en tu espacio para el año entrante hasta que vuelva a salir tu recordatorio.